4.3. Організація руху облікової інформації та її матеріальних носіїв

Найбільш поширеним є графічний спосіб організації руху інфор­мації і носіїв. В окремих випадках застосовують текстовий спосіб.

Форма графіка не регламентована. Порядок складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікових робіт: строки передавання (здавання) документів, особи або структурні підрозділи, які відповідають за передавання доку­мента та дотримання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизують: крім посад виконавців, указують їхні пріз­вища, строки можуть бути конкретизовані по годинах і хвилинах.

Графік документообігу має передбачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожний первинний документ, мінімальний термін знаходження його у підрозділі.

Графік документообігу може оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт зі складання, передавання й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом і кожним виконавцем із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, емпірічним способом тощо.

При плануванні руху носіїв облікової інформації особливу ува­гу приділяють питанню передання документа від одного вико­навця іншому, у разі необхідності конкретизується спосіб передавання різними каналами зв’язку. Організація документообігу на стадії складання і просування включає вибір форм первинних документів за кожним об’єктом обліку, вибір технічних засобів і способів складання первинних документів, визначення складу осіб, відповідальних за правильне і своєчасне складання первинного документа, визначення часу на документування.