3.5. Організація відображення інформації первинного, поточного і підсумкового обліку

До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов’язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, відображення звітних даних, зручність їх обробки, чіткість, компактність тощо.

Основним напрямком удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація і стандартизація, заміна разових документів на накопичувальні, реєстрація операцій безпосередньо в облікових регістрах, створення комплексних документів, скорочення кількості примірників документів, оформлення кількох операцій одним доку­ментом, упровадження автоматизованої фіксації первинних даних. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

Уніфікація — це раціональне скорочення числа об’єктів однакового функціонального призначення. Уніфікація є одним з методів стандартизації.

Стандартизація — це процес установлення і застосування стандартів, під якими розуміють зразки, еталони, моделі, що беруться за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об’єктів. Основними принципами стандартизації є:

• забезпечення відповідності вимог нормативних документів актам законодавства;

• взаємозв’язок і узгодженість нормативних документів усіх рівнів.

Результатом роботи щодо уніфікації і стандартизації є розроблені уніфіковані системи документації.

Уніфікована система документації — це система документа­ції, створена за єдиними правилами і вимогами, що містить ін­формацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Розробниками систем документації є міністерства (відомства), які очолюють ту галузь діяльності, документи якої уніфікуються (для банківської системи — НБУ).

У процесі своєї діяльності бухгалтерії доводиться мати справу з документами міжгалузевих уніфікованих систем документації. Насамперед це:

• система первинної облікової документації;

• система фінансової, первинної і звітної облікової документації бюджетних установ і організацій;

• система розрахунково-грошової документації;

• система організаційно-розпорядчої документації.

Загальнодержавні уніфіковані форми документів обов’язкові для застосування в усіх установах, підприємствах і організаціях незалежно від їх підпорядкованості і форми власності.

Як приклад типових міжвідомчих форм первинної облікової документації можна навести первинні документи з обліку особового складу працівників, розрахунків з оплати праці, обліку основних засобів, матеріалів, касових операцій тощо.

Крім того, конкретна установа може розробляти свої форми первинних документів, але вони застосовуються тільки в межах установи.

На стадії поточного обліку, крім облікових регістрів (книг, журналів, відомостей), формують регістри розрахункового характеру, наприклад розрахунок амортизації основних засобів, процентів за наданими клієнтам кредитами тощо. Крім того, у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, що мають індивідуальний характер.

Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку — документів — до облікових регістрів має здійснюватись відповідно до встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації об’єкта обліку. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових регістрів, послідовність ведення записів.

Склад облікових регістрів, їхня структура, способи і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих показників визначають форму поточного і всього бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку — це практично вибір форми бухгалтерського обліку.

Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку (основні засоби, готівкові кошти тощо) та видів форм (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки). Цей вибір полегшується тим, що розроблені уніфіковані форми поточного обліку (наприклад, щоденний баланс, касові книги тощо).

В умовах автоматизованого обліку облікові регістри і звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях. Значна їх частина, особливо додаткових, не видається на друкарський пристрій, а надсилається електронною поштою до головної установи банку або в НБУ.

Загальні питання методики та техніки складання форм звітності викладені в інструкціях щодо складання цих форм. Проте такі інструкції не враховують особливостей конкретного банку. Тому складають робочі інструкції для заповнення звітних форм. У робочих інструкціях конкретизують служби, посадових осіб, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню та впорядкуванню робіт зі складання звітних форм.