2.1. Формувавші облікової політнжя підприємства

Формування ринкової економіки, наявність різних форм власності, розширення міжнародних економічних зв'язків українських підприємців с основою для впровадження в організацію бухгалтерського обліку облікової політики, яку підприємство визначає самостійно.

Облікова політика - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності, тобто це вибір самим підприємством певних І конкретних методик, форми і техніки ведення бухгалтерського обліку, виходячи з діючих нормативних актів і особливостей діяльності підприємства.

Існування різних видів обліку покликано максимально задовольнити інтереси різних груп користувачів облікової інформації, що, в свою чергу, визначає особливості облікової політики (див рис, 2.1). Крім того, суттєвим фактором визнаються не тільки інтереси користувачів звітності, але Й тих, хто її складав.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємствах та забезпечення фіксування фактів здійснення усіх господарських операцій в первинних документах, регістрах і звітності протягом встановленого терміну несе власник або уповноважений ним орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством. Дотримання законодавства при виконанні господарських операцій несуть їх власники.

Рис. 2.1. Економічні інтереси користувачів інформації та облікова політика

Формування облікової' політики підприємства здійснюється головним бухгалтером і затверджується наказом або розпорядженням керівника.

Облікова політика, як складова частина фінансової' звітності повинна розроблятися кожним підприємством, що зареєстроване у встановленому законодавством порядку. Основна мета облікової політики - забезпечити одержання достовірної інформації про майновий І фінансовий стан підприємства, результати Його діяльності, необхідні для всіх користувачів фінансової звітності з метою прийняття відповідних рішень.

Підприємство самостійно визначає свою облікову політику і вибирає форму ведення бухгалтерського обліку з дотриманням принципів, встановлених законодавством.

Ступінь свободи підприємства у формуванні облікової політики обмежений державною регламентацією бухгалтерського обліку, яка надана переліком методик І облікових процедур, серед яких однак припустимі альтернативні варіанти. Вона визначається можливістю вибору конкретних способів оцінки, калькуляції, переліку бухгалтерських рахунків тощо. Отже, облікова політика підприємства — це не просто сукупність способів ведення обліку, обраних відповідно до умов господарювання, але й вибір методики

ийліку, яка надає можливість використовувати різні варіанти відображення фактів господарського життя в обліку (залежно від поставлених цілей). Іншими словами, облікову політику в широкому розумінні можна визначити кк управління обліком, а у вузькому - як сукупність способів ведення обліку (нибір підприємством конкретних методик ведення обліку).

На вибір облікової політики підприємства впливають наступні фактори (рис. 2.2).

Рис, 2.2. Фактори, що впливають на вибір облікової політики підприємства

Організація^бузд-адтерського обліку

Облікову політику підприємства повинні знати:

& керівник підприємства, який несе відповідальність за її формування;

^ бухгалтер підприємства, за участю якого можна грамотно та всебічно обгрунтувати зміст облікової політики;

^ аудитор, оскільки облікова політика є одним з об'єктів дослідження, з вивчення яких розпочинається процес аудиторської перевірки;

<=> податковий інспектор, адже від багатьох принципів облікової політики залежить порядок формування того чи іншого об'єкту оподаткування.

При веденні бухгалтерського обліку необхідно забезпечити:

=* незмінність протягом поточного року прийнятої методології відображення окремих господарських операцій та оцінки майна. Зміна методології обліку на наступний рік повинна передбачатись у примітках до річної фінансової звітності;

•=> повноту відображення в обліку за звітний період (місяць, квартал, рік) всіх господарських операцій, що були проведені за цей час, та результатів інвентаризації майна і зобов'язань;

<=> правильність віднесення доходів та витрат до відповідних звітних періодів, незалежно від часу надходження доходів та оплати витрат, якщо інше не встановлено чинним законодавством;

<=> розмежування в обліку поточних витрат на виробництво та капітальних інвестицій;

=> тотожність даних аналітичного обліку оборотам та залишкам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Облікова політика підприємства висвітлюється в Наказі про облікову політику.

Наказ про облікову політику містить перелік всіх пунктів прийнятої' на звітний рік облікової політики. Бажано за кожним пунктом в наказі наводити його нормативне обгрунтування (зазначати, на підставі якого нормативного документа прийняте те чи інше положення про облікову політику).

У широкому розумінні облікова політика підприємства оформлюється системою внутрішньої документації за різними ділянками облікової роботи, її зміст частково розкривається і в установчих документах підприємства.

Складовою частиною організації обліку на підприємстві є перелік документів, що використовуються для первинного відображення господарських операцій, а також перелік облікових регістрів, необхідних для накопичення і систематизації Інформації. Перелік документів повинен бути

затверджений в наказі або розпорядженні керівника підприємства про облікову політику і може включати:

=> робочий план рахунків бухгалтерського обліку, що містить синтетичні та аналітичні рахунки, необхідні для ведення бухгалтерського обліку у відповідності до вимог своєчасності та повноти обліку та звітності;

=> форми первинних облікових документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності;

^ порядок проведення інвентаризації активів та зобов'язань; ' •=£• методи оцінки активів та зобов'язань; : ** правила документообігу і технологія обробки облікової інформації;

** порядок контролю за господарськими операціями;

^ інші рішення, необхідні для організації бухгалтерського обліку.

Послідовне проведення підприємством прийнятої облікової політики е одним з найважливіших завдань бухгалтерського обліку.

Облікова політика може складатись з двох рівнів (рис. 2.3).

Рис. 2.3 Рівні облікової політики

Організація бухгалтерського обліку

При формуванні облікової політики передбач ається майнова відокремленість і безперервність діяльності підприємства, послідовність застосування облікової політики, а також тимчасова визначеність фактів господарської діяльності. Облікова політика повинна відповідати вимогам повноти, обачності, привалювання змісту над формою, послідовності, безперервності, періодичності та іншим вимогам, передбаченим ЗУ "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Облікова політика є сукупністю конкретних елементів організації бухгалтерського обліку, які визначаються підприємством на підставі загальноприйнятих правил.

Елементи облікової політики представлені нарис. 2.4.

Рис. 2.4. Елементи облікової політики

Техніка бухгалтерського обліку передбачає вибір форми ведення обліку, організації бухгалтерської служби та формування її взаємозв'язків з іншими службами, робочий план рахунків, технологію обробки даних тощо (див. додаток А).

Положення облікової політики фіксуються в наказі керівника підприємства, що передбачає наступні розділи;

1. Методологічні принципи та порядок ведення бухгалтерського обліку.

2. Організація роботи облікового апарату.

3. Технічна організація обліку.

4. Організація бухгалтерського обліку.

В першому розділі наказу "Методологічні принципи та порядок ведення бухгалтерського обліку" визначаються способи ведення бухгалтерського обліку, які суттєво впливають на оцінку і прийняття рішень користувачами бухгалтерської звітності. До них відносять:

•=> оцінку запасів, товарів, незавершеного виробництва і готової продукції; І

•=> методи амортизації основних засобів;

•=> методи амортизації нематеріальних активів та інших необоротних матеріальних активів;

=* інші способи, що відповідають вимогам суттєвості;

с> визнання доходів та витрат від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг;

;й^ ^ варіанти ведення обліку витрат виробництва. '" Облік витрат на виробництво можна здійснювати: ' - <=> за елементами витрат (витрати на оплату праці, матеріали, амортизація тощо);

О за видами продукції (робіт, послуг);

^ в розрізі виробничих або інших підрозділів;

=> з використанням рахунків класу 8 чи без їх використання.

Кількість і дати проведення інвентаризацій.

Другий розділ наказу присвячується організації бухгалтерського обліку. В ньому визначаються:

=> форма організації бухгалтерського обліку;

=> форма ведення бухгалтерського обліку;

*$ розробка системи і форм управлінського

(внутрішньогосподарського) обліку, звітності і контролю;

Організація бухгалтерського обліку

затвердження правил документообігу і технології обробки облікової інформації, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку.

*$ обов'язки головного бухгалтера (див. тему 4).

Зразок наказу про облікову політику підприємства наведено в додатку Б.

Відповідно до принципу послідовності підприємство повинно постійно (з року в рік) застосовувати обрану облікову політику.

Дотримуватись єдиної облікової політики мають й групи об'єднаних підприємств (після об'єднання), а також ті підприємства, які складають консолідовану фінансову звітність.

У разі, якщо неможливо застосувати єдину облікову політику, складаючи консолідовану фінансову звітність, це розкривають у Примітках до консолідованої фінансової звітності. Зумовлено це необхідністю порівнювати фінансову звітність підприємства для оцінки його фінансового стану, перспектив розвитку та результатів діяльності за певний період. У зв'язку з цим доцільно й для кожного звітного періоду дотримуватись єдиної облікової політики.

Зміна облікової політики можлива тільки у випадках, передбачених П(С)БО і повинна бути обґрунтована і розкрита в Примітках до фінансової звітності.

Облікова політика підприємства може змінюватися, якщо:

О змінюються статутні умови;

<=> змінюються вимоги органу, який затверджує П(С)БО;

^ нові положення облікової політики забезпечують достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності.

Не вважається зміною облікової політики інформація, що стосується:

& подій або операцій, які відрізняються за змістом від попередніх подій або операцій;

=> подій або операцій, які не відбувалися раніше.

Відображення у фінансовій звітності впливу зміни облікової політики на події та операції минулих періодів здійснюється шляхом:

*=£ коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року;

<=> повторного надання порівняльної інформації щодо попередніх звітних періодів.

Облікова політика застосовується щодо подій та операцій з моменту їх виникнення, за винятком окремих випадків. Окремими вважаються випадки.

коли суму коригування нерозподіленого прибутку на початок звітного року неможливо визначити достовірно. Тоді облікова політика поширюється лише на події, які відбуваються після дати зміни облікової політики.

Здійснюючи контроль діяльності підприємства, особлива увага звертається на послідовність відображення зміни облікової політики в практиці його роботи. Для цього простежується:

1. правильність визначення суми коригування залишку на початок звітного року внаслідок зміни облікової політики;

2. достовірність перерахунку показників Звіту про власний капітал за попередній звітний період (сума чистого прибутку попереднього періоду перераховується з урахуванням зміни облікової політики. Для цього потрібно:

О внести суші коригування до Звіту про власний капітал за звітний рік;

^ здійснити розрахунок показників Звіту про власний капітал з урахуванням скоригованого залишку нерозподіленого прибутку на початок звітного періоду. Залишок нерозподіленого прибутку на кінець попереднього року дорівнюватиме скоригованому залишку на початок поточного року);

3. правильність перерахунку показників Звіту про фінансові результати за попередні звітні періоди (за поточний період коригування не здійснюється);

4. повнота відображення змісту та причини зміни облікової політики в Примітках до фінансової звітності.

• ¹ 2.2. Порядок розробки робочого плану рахунків

? ' План рахунків бухгалтерського обліку визначає методологію обліку в усіх сферах економічної діяльності.

Структура Плану рахунків відповідає структурі фінансової звітності (Балансу, Звіту про фінансові результати, Звіту про рух грошових коштів та Звіту про власний капітал). Залишки рахунків класів 1-3 дають можливість заповнити актив Балансу, а класів 4-6 - пасив (див. табл. 2.1). Звіт про фінансові результати складається за даними рахунків класів 7-9. Для задоволення потреб внутрішніх користувачів на рахунках управлінської бухгалтерії при використанні відповідних статей можна вести облік за центрами відповідальності, сегментами діяльності, що сприяє посиленню контролю, аналітичності отриманих даних, а отже, прийняттю оптимальних управлінських рішень.

Організація бухгалтерського обліку

Таблиця 2.1 Відповідність Плану рахунків розділам фінансової звітності

Включаючи рахунки до робочого плану рахунків, бухгалтер керується практичними потребами підприємства. Так невеликій фірмі достатньо мати декілька десятків рахунків, а великому підприємству необхідно використовувати тисячі рахунків. Тому кожен господарський суб'єкт, виходячи із своїх потреб, розробляє власний робочий план рахунків, який відображає специфіку галузі, виду діяльності, визначає зміст аналітичного обліку і характеристику форми обліку, яка застосовується.

Робочий план рахунків бухгалтерського обліку містить синтетичні та аналітичні рахунки, необхідні для ведення бухгалтерського обліку відповідно до вимог своєчасності і повноти обліку і звітності. В ньому може бути використано стільки рахунків і субрахунків, скільки необхідно для відображення господарської діяльності.

Розроблений підприємством робочий план рахунків повинен відповідати таким вимогам-

^ <=> бути гнучким;

?(

=> відповідати міжнародним принципам І стандартам обліку;

'? О повністю задовольняти потреби як зовнішніх, так і внутрішніх

'V Щіристувачів;

-] "З бути зручним у користуванні;

'* => сприяти здійсненню контролю за фінансовою, інвестиційною та операційною діяльністю підприємства шляхом створення дієвої системи контролю.

Гнучкість плану рахунків проявляється в можливості (з максимальною ефективністю в системі єдиного національного Плану рахунків) організації бухгалтерського обліку на підприємствах різних форм власності та різних за розмірами

Так, окремі малі підприємства можуть не використовувати рахунки класу 9 "Витрати діяльності" та рахунок 23 "Виробництво". Вони ведуть облік витрат лише за елементами, які в кінці року одночасно з доходами, відображеними на рахунках класу 7, списуються безпосередньо на рахунок 79 "Фінансові результати" (рис. 2.5).

Рис. 2.5 Спрощена схема обліку витрат І доходів Інші підприємства (крім торговельних) можуть використовувати

рахунки класу 9 "Витрати діяльності" (див рис. 2 6).

Дня торговельних підприємств схема ведення обліку аналогічна

попередній (за винятком рахунків 23 "Виробництво" і 91 "Загальновиробничі

витрати"), при цьому застосовується рахунок 28 'Товари" замість 26 "Готова

продукція".

і

Організація бухгалтерського обліку

витрат і доходів основної діяльності підприємств виробничої сфери

Є ще один варіант ведення обліку, при якому одночасно використовують рахунки класів 8 і 9. Він дає можливість системним шляхом отримати інформацію про витрати за елементами з перегрупуванням їх за центрами відповідальності та видами діяльності (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Схема розгорнутого обліку витрат

Позабалансові' рахунки, враховуючи їх специфіку, у Плані рахунків відокремлені та розкривають інформацію про наявність і рух майна, що не належить підприємству, але знаходяться в тимчасовому його користуванні або розпорядженні.

Основними завданнями організації бухгалтерського обліку на позабалансових рахунках є:

^ своєчасне оформлення документів про надходження та вибуття засобів, що обліковуються на позабалансових рахунках;

** повне зберігання майна, що відображається на цих рахунках;

<=$ контроль за внкористанням засобів та джерел їх покриття, що не належать даному підприємству, відповідно до чинного законодавства;

^ правильна організація синтетичного та аналітичного обліку майна та зобов'язань, що обліковуються на цих рахунках;

•=> всебічна та повна інформація про ці рахунки для потреб управління, оцінки кредитоспроможності та фінансової стійкості підприємства.

Позабалансові рахунки умовно поділяються на три підгрупи: майнові; умовних прав та зобов'язань; операційно-контрольні (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Підгрупи позабалансових рахунків

Організація бухгалтерського обліку

2.3. Форми бухгалтерського обліку

Технічний бік облікового процесу полягає у виборі форми ведення бухгалтерського обліку.

Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Облікові регістри є носіями даних певної форми, побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал та зобов'язання економічного суб'єкта.

Форми ведення бухгалтерського обліку розрізняються за наступними ознаками:

& кількістю облікових регістрів, які застосовуються, їх призначенням, змістом, формою та зовнішнім виглядом; ,

Ф послідовністю та способами записів в облікових регістрах;

=!> зв'язком регістрів хронологічного та систематичного, синтетичного та аналітичного обліку.

Перераховані ознаки відрізняють одну форму обліку від іншої в умовах ручного ведення бухгалтерського обліку.

До форм обліку висувається ряд вимог, зокрема вони повинні:

^ забезпечувати повноту і реальність відображення в облікових регістрах всього кругообороту засобів, оперативний і поточний контроль управлінських рішень, збереження власності, ефективне використання матеріальних, трудових і грошових ресурсів на підприємстві;

с> бути економічними. Витрати праці на збір, обробку та передачу інформації досить значні, що примушує шукати шляхи, способи і засоби максимального їх зниження, одночасно підвищуючи оперативність та якість обліку;

!=> максимально відповідати потребам зведення інформації. В регістрах необхідно мати таке групування записів, яке б дозволяло одержати всі звітні показники, не застосовуючи вибірку та не звертаючись безпосередньо до первинних документів;

=> забезпечувати правильне поєднання синтетичного та аналітичного обліку. В організації аналітичного обліку є великі можливості для подальшого удосконалення форм обліку та спрощення бухгалтерського обліку взагалі;

=> забезпечувати своєчасне відображення в обліку господарських операцій та складання звітності, що підвищує корисність бухгалтерського обліку, дозволяє своєчасно повідомляти Ітро хід виконання поточних планів та покращує управління підприємством;

*$ найбільш повно задовольняти вимоги економічного аналізу господарської діяльності підприємства. Важливим джерелом аналізу є дані бухгалтерського обліку. Форми ведення бухгалтерського обліку повинні будуватись таким чином, щоб в процесі поточного обліку можна було групувати і систематизувати матеріал відповідно до потреб аналізу.

Підприємство самостійно обирає форму ведення бухгалтерського обліку, під якою в даному випадку розуміється склад, структура і порядок формування облікових регістрів, що визначається характером і масштабом діяльності, потребами управління, обсягом інформації, шо обробляється, наявними коштами, що дозволили б автоматизувати облік тощо. Можна не тільки використовувати рекомендовані форми, але й розробляти власні, оригінальні, включаючи форми облікових регістрів, програми реєстрації та обробки інформації. Разом з тим, необхідно дотримуватись загальних методологічних принципів, які встановлені в централізованому порядку, а також технології обробки облікових даних.

Обираючи певну форму бухгалтерського обліку, підприємство повинно дотримуватись її протягом визначеного часу (але не менше року). Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку в наступному обліковому періоді необхідно вказати в Наказі про облікову політику або Примітках до фінансової звітності.

Раціонально організована форма обліку повинна забезпечувати:

* одержання необхідної інформації про господарські процеси;

<> групування та реєстрацію первинних документів;

=* підвищення продуктивності праці обліковців в процесі підготовки первинних даних, їх обробки та запису в облікові регістри;

=* зменшення кількості помилок при реєстрації та узагальненні облікових даних;

о зберігання інформаційного фонду, який сприяє прийняттю ефективних управлінських рішень.

Зміст регістрів бухгалтерського обліку і внутрішньої бухгалтерської звітності є комерційною таємницею. За її розголошення винна особа несе

Організація бухгалтерського обліку

відповідальність, встановлену законодавством України та внутрішніми нормативними актами підприємства.

Продуктивність праці обліковців значною мірою залежить від обраної форми обліку та організації її структури. Якщо форма базується на розподілі праці бухгалтерів, дозволяє відокремити логічні, контрольні функції бухгалтера від рахункових, арифметичних, то швидкість обробки даних суттєво зростає.

На підприємствах, установах та в організаціях України сьогодні набули широкого поширення такі паперові форми ведення бухгалтерського обліку, як меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена.

проводок на кожний первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах. Дня операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, по яких в кінці місяця підбиваються підсумки і складаються підсумкові меморіальні ордери.

Основними принципами меморіально-ордерної форми обліку є:

=* оформлення бухгалтерських проводок меморіальними ордерами;

=> поділ синтетичного обліку на хронологічний і систематичний;

є* ведення аналітичного обліку на картках;

=> особлива будова Головної книги, яка розкриває кореспонденцію рахунків.

Меморіально-ордерна форма надає широкі можливості для поділу бухгалтерської праці, але вимагає багаторазового переписування даних з регістру в регістр (див. рис. 2.9).

Аналітичні (допоміжні) рахунки ведуть у книгах, в картках, на вільних аркушах. Картки або вільні аркуші відповідно реєструються. Аналітичний облік касових операцій здійснюється тільки в касовій книзі, а матеріалів -шляхом розкладання первинних документів в картотеки або за допомогою оперативно-бухгалтерського (сальдового) методу. Записи по аналітичних рахунках роблять щоденно з посиланням на номер меморіального ордеру. В кінці місяця по всіх рахунках підраховують підсумки і складають оборотну або сальдову відомості - одну на групу аналітичних рахунків, що об'єднуються певним синтетичним рахунком.

Основи організації бухгалтерського облажу

Рис. 2.9. Схема меморіально-ордерної форми обліку Меморіальні ордери нумеруються в хронологічному порядку,

підписуються головним. бухгалтером підприємства та виконавцем і

записуються до реєстраційного журналу,

Переваги та недоліки меморіально-ордерної форми обліку наведені в

таблиці 2.2.

Таблиця 2.2. Пфмми та недоліки меморйльмо-ордерноГ ферми обліку

Організація бухгалтерського обліку

спрощених варіантів меморіально-ордерної форми обліку, який прийнято називати формою "Журнал-Головна" (див. рис. 2.10). При цьому варіанті хронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується з записами по синтетичних рахунках в одній книзі, що має назву "Журнал-Головна".

При застосуванні даної форми обліку більшість операцій протягом місяця групуються у допоміжних накопичувальних відомостях. За цими відомостями раз на місяць складаються меморіальні ордери.

Дані з меморіальних ордерів щомісячно заносять до регістру синтетичного обліку - книги "Журнал-Головна", яка являє собою оборотно-сальдовий баланс підприємства та є підставою для складання сальдового балансу встановленої форми. Облік в книзі "Журнал-Головна" ведуть, як правило, по синтетичних рахунках, її відкривають на початку року записами сум залишків на початок року з аналогічного регістру за минулий рік. Сума оборотів за місяць по дебету всіх рахунків повинна дорівнювати сумі оборотів по кредиту рахунків, а також підсумку графи "Сума по ордеру". Наступним рядком після оборотів за місяць виводять залишок кожного рахунку на початок наступного місяця.

Переваги та недоліки форми обліку "Журнал-Головна" наведені в таблиці 2.3.

Організація бухгалтерського обліку

Таблиця 2.3. Переваги гоя недоліки форми обліку "Журнлл-Гояовн»"

Наведені недоліки обмежують сферу застосування форми ведення бухгалтерського обліку "Журнал-Головна". Вона застосовується лише на таких підприємствах, які користуються порівняно незначною кількістю синтетичних рахунків.

В процесі удосконалення меморіально-ордерної форми обліку обліковці поступово відмовляються від складання меморіальних ордерів, реєстраційних журналів і використовують більш досконалу форму обліку -журнально-ордерну.

грунтується на застосуванні журналів-ордерів, де збираються і систематизуються дані первинних документів, необхідні для синтетичного І аналітичного обліку.

Для кожного рахунку у відповідному журналі-ордерІ відображаються суми всіх господарський операцій, що проходять по кредиту цього рахунку, а також номери рахунків, дебет яких змінюється в результаті цієї операції. Всі господарські операції записуються в хронологічному порядку на підставі первинних документів. Однак при великій кількості документів, які відображають однорідні операції, ведуться накопичувальні (допоміжні) відомості, а в кінці місяця їх підсумкові дані переносять до журналів-ордерів. В кожному журналі-ордері відображаються господарські операції по одному

або по декількох взаємопов'язаних синтетичних рахунках. Підсумки журналів-ордерів переносять до Головної книги, в якій виводяться кінцеві залишки по всіх рахунках, необхідні при складанні балансу за звітний період. Аналітичний облік при використанні даної форми обліку ведеться за допомогою книг аналітичного обліку або карток (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Схема журнаяьно-ордерної форми обліку

Журнально-ордерна форма є найбільш оптимальною паперовою формою ведення обліку. При належній організації документообігу вона дозволяє швидко одержувати підсумки та готувати звітні дані. Але, разом з тим журнально-ордерній формі обліку властивий ряд недоліків, що робить її незручною і непридатною для використання в сучасних умовах.

Переваги і недоліки журнально-ордерної форми обліку наведені в таблиці 2.4.

Таблиця 2.4. Переваги і недоліки журнально-ордерної форми облічу

підприємства з простим технологічним процесом виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, з невеликим обсягом господарських операцій, можуть застосовувати спрощену форму обліку, яка ведеться:

^ за простою формою бухгалтерського обліку (без використання регістрів обліку майна малого підприємства);

е> за формою обліку з використанням регістрів обліку майна малого підприємства.

Для організації обліку за спрощеною формою мале підприємство на основі типового Плану рахунків бухгалтерського обліку складає робочий план рахунків, який дозволяє вести облік засобів та джерел їх утворення в регістрах на основі головних рахунків та забезпечує контроль за наявністю і збереження майна, виконанням зобов'язань та достовірністю даних бухгалтерського обліку.

При використанні спрощеної форми бухгалтерського обліку використовують книги обліку господарських операцій, в яких відображають залишки на бухгалтерських рахунках та реєструють усі операції, здійснені на підприємстві, у хронологічній послідовності.

)Г

»*

^-ї Для цього потрібні чотири книги: книга грошових операцій, книга

продаж, книга придбання, книга нарахування заробітної плати. Серед них книга грошових операцій є єдиною, де знаходять відображення всі платежі і доходи підприємства. Крім того, може бути корисним окреме ведення касової книги і книги обліку запасів (рис. 2.12).

Рис. 2.12 Схема спрощеної форми бухгалтерського обліку Окрім розглянутих вище форм застосовується і сучасна комп'ютерна форма ведення бухгалтерського обліку, яка базується на використанні персональних комп'ютерів. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання. Детальніше особливості даної форми бухгалтерського обліку розглянуто в темі 20.

Таблично-автоматизована форма обліку ведеться з використанням комп'ютерної техніки. За допомогою спеціальних програм даймі первинних документів групуються і узагальнюються безпосередньо на комп'ютері, в результаті чого користувач отримує інформацію, еквівалентну за змістом регістрів синтетичного та аналітичного обліку.

Організація бухгалтерського обліку

О рганізація діловодства, документування операцій та документообігу

3.1. Поняття діловодства та документування

Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання інформації, її переробку, аналіз, підготовку та прийняття рішення і залежить від документального забезпечення управління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передачІ інформації, вірної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Тому, на всіх підприємствах встановлюється порядок: приймання, реєстрації кореспонденції, яка надходять, відправлення вихідних документів, контролю за виконанням, збереженням оброблених документів, листування з окремими підприємствами та особами.

Дана робота називається діловодством, під яким розуміють сукупність робіт, пов'язаних з:

=> веденням кореспонденції (листування);

& прийманням і відправкою документів, які надходять і виходять;

=> реєстрацією, контролем за виконанням;

=> зберіганням оброблених документів 6 поточному архіві.

Організація діловодства проводиться згідно з методичними рекомендаціями з практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД).

В сучасних умовах господарювання перевага надається автоматизованим системам діловодства. Система автоматизації діловодства повинна включати засоби і правила створення документів, ведення їх

електронного архіву, підтримки документообігу і при цьому базуватися на г "програмно-технічних засобах. Щоб забезпечити ефективне використання < інформації, всі інші компоненти управління повинні спиратися на систему .. ведення діловодства, лише в цьому випадку можна вирішити задачі, що ,^{; і}стоять перед підприємством.

;" Виходячи із способу реалізації, можна виділити три великі класи '•; автоматизованих систем діловодства та архівного збереження документів: => "коробочні" продукти;

ь¹

І,'' * замовні системи; .", •• <• налагоджувані програмні комплекси.

,'> До "коробочних" продуктів відносяться автоматизовані системи, шо

¹ двляють собою готові рішення і реалізують певний типовий набір функцій.

,.'Строки впровадження такого програмного забезпечення невеликі, що значно

•'знижує їх вартість. Єдиним, але досить суттєвим недоліком "коробочних"

. Цїродуктів є їх мінімальна адаптованість до функціональних вимог

Конкретного об'єкту автоматизації. Часто це приводить до необхідності

^кардинальних змін правил роботи з документами, що склалися, і відсутністю

•]'$ системі дуже важливих функцій.

'.I^і Замовні системи практично не мають цього недоліку. Вони ^розробляються під конкретний об'єкт автоматизації і максимально ?|>еалізуіоть висунуті функціональні вимоги. Але розробка нової --автоматизованої системи являє собою досить тривалий і трудомісткий ,ї|Іроцес, що важко піддається управлінню та вимагає значних фінансових ; Укладень.

<іі; Налагоджувані програмні комплекси являють собою проміжний варіант •ніж двома названими класами систем. В базовому варіанті цих комплексів реалізується певний типовий набір функцій, який може бути значно доповнений в процесі впровадження І подальшої експлуатації системи. Програмні продукти цього класу найбільш повно задовольняють сучасним вимогам, що висуваються сьогодні до всіх інформаційних систем, які повинні відповідати вимогам масштабування, розподіленості, модульності, відкритості тощо.

Діловодство повинно забезпечувати оперативну роботу всього обліково-аналітичного апарату, можливість організації і здійснення' швидкого контролю за виконанням і зберіганням кожного документа - носія інформації.

- З*

ЦIIIIН11 і ННВИІНДНИИИ)»