11.3. Організація первинного обліку руху запасів

Від правильно організованого первинного обліку господарських засобів залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначитися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства (матеріальне виробництво, будівництво, транспорт тощо).

Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом матеріальних запасів.

Для забезпечення первинного обліку виробничих запасів передбачені типові форми первинних документів (табл. 11.2)

Таблиця^ 2^ Первинні документи $ обліку виробничих запасів

У разі закупки товарів у населення оформлюється Акт закупівлі ТМЦ, форма «кого повинна бути затверджена наказом про облікову політику. В акті закупівлі обов'язково зазначаються паспортні дані та ідентифікаційний код особи - продавця.

Первинними документами, що підтверджують вартість придбаних матеріалів підзвітними особами є товарний рахунок і акт (довідка), які складає підзвітна особа за участі інших посадових осіб підприємства.

Цінності, що надходять на підприємство, приймаються за кількістю та якістю.

Організація бухгалтерського обліку

Приймання запасів за кількістю - це визначення точної кількості запасів, що надійшли, та їх відповідності даним, які містяться у транспортних, супровідних і (або) розрахункових документах (пакувальні листи, накладні, рахунки тощо). Воно здійсіпоється, як правило, шляхом суцільного підрахунку одиниць, міри і маси запасів в даній партії (за винятком товарів у фабричній упаковці). Перевірка запасів може проводитися І вибірково.

Приймання запасів за якістю - це визначення їх якості за встановленим зразком, перевірка комплектності (наявності всіх предметів, які входять у даний комплект), відповідності тари, упаковки і маркування встановленим вимогам, а також даним супровідних документів (сертифікат якості, санітарний сертифікат або їх засвідчені копії тошо). Як правило, проводиться суцільна перевірка якості і комплектності товарів, однак, якщо договором передбачено, то можлива І вибіркова перевірка.

Якщо в процесі приймання буде виявлена недостача товару, невідповідність якості, маркування товарів, які надійшли, тари або упаковки вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам (еталонам), договору або даним, вказаним у супровідних документах, то подальше приймання товару призупиняється. Про виявлену недостачу і порушення якості продукції складається акт, який є юридичним документом для виставлення претензій постачальнику.

Для забезпечення своєчасного відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку на підприємстві повинні бути чітко визначені терміни передачі первинних документів до бухгалтерії для відповідного їх оформлення (табл. 11.3).

Таблиця 11.3. Графік надходження до бухгалтерії первинних документів з обліку матеріалів

Зведений графік руху документів з обліку матеріалів наведений у таблиці 11.4.

Таблиця 11.4 Зведений грвфікружу документів з обліку матеріалів

то існує певна специфіка їх обліку І документального оформлення операцій, пов'язаних з їх внутрішнім переміщенням (табл. 11.5).

Таблиця 11.5. Первинні документи з внутрішньою переміщення МШП

^Організація обліку операцій руху активів і пасивів підприємств.

брак або у відомостях (форма Т-47).

В названих документах зазначаються дані про забраковану продукцію (ЇЇ вид, сорт, тип, розмір, одиниця виміру, кількість), причини виникнення браку, винних осіб, вид браку.

На підставі акту брак оцінюється за нормативною вартістю з урахуванням місця виникнення браку і технології операції.

Записи в балансі руху напівфабрикатів ведеться здійснюються на підставі накопичувальних документів, в яких записуються первинні дані про отримання І передачу напівфабрикатів. Баланс складає диспетчерська служба цеху під наглядом бухгалтерії. При проведенні Інвентаризації дані про фактичні залишки порівнюються з обліковими і встановлюються причини відхилень. Такий варіант обліку називається безнапівфабрикатним, оскільки рух напівфабрикатів не відображається на рахунках бухгалтерського обліку.

здавальними документами, актами приймання, в яких вказуються: дата, шифр цеху і складу, найменування продукції, номенклатурний номер, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю.

В залежності від виду випуск готової продукції з виробництва оформлюється та відображається в обліку по-різному. Якщо продукція має речовий характер (виріб), то це означає, що ЇЇ потрібно передати на склад. В такому разі будуть оформлені первинні документи і задіяні наведені нижче бухгалтерські рахунки (рис. 11.7).

Організація бухгалтерського обліку

Рис. 11.7. Облік випуску готової продукції, що здається на склад і має кількісні та

якісні характеристики

Якщо продукція не має натуральних параметрів - робота (ремонт) або послуга (транспортні послуги), то в бухгалтерському обліку випуск рівнозначний передачі продукції замовнику, і тому факт випуску відображається в бухгалтерському обліку таким чином, як показано на рис. 11.8.

Рис. 11.3. Облік випуску готової продукції, що не здається «а склад і не має кількісних та якісних характеристик

Непродовольчі товари господарюючого суб'єкту повинні супроводжуватись наступними документами: товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами, прибутково-видатковими накладними, свідоцтвом про якість товару, сертифікатом відповідності державній системі сертифікації або завіреною постачальником копією сертифікату відповідності на товар (якщо він підлягає обов'язковій сертифікації).

На всі продовольчі товари господарюючий суб'єкт повинен мати товарно-транспортні накладні, прибутково-видаткові накладні, приймальні акти, документи, що затверджують відповідність якості товару вимогам

Порядок документального оформлення придбання запасів, які надходять на підприємство від постачальника, представлено на рис. 11.9.

Рис. 11.9. Документальне оформлення надходження запасів

11.4. Організація обліку надходження» зберігання та вибуття запасів

підприємство представлені на рис. 11.10.

Рис. ! 1.10. Шляхи надходження виробничих запасів на підприємство

Організація бухгалтерського обліку

Контроль за виконанням плану договорів, вчасним надходженням і оприбуткуванням матеріалів здійснює служба постачання. З цією метою в ній ведуть відомості (машинограми) оперативного обліку виконання договорів поставки, де відмічають виконання умов договору про поставку за асортиментом матеріалів, їх кількістю, ціною, строками відвантаження тощо. Бухгалтерія здійснює контроль ча організацією даних оперативного обліку.

Забезпечення підприємства виробничими запасами шляхом придбання їх у постачальника здійснюється на договірних засадах.

Приймання виробничих запасів у місцевих постачальників або із залізничної станції чи аеропорту здійснює експедитор підприємства, якому видається довіреність. У випадку, коли в процесі надходження запасів бере участь експедитор, порядок організації обліку дещо інший, ніж в попередньому випадку (рис. 11.11).

(вагових, об'ємних, лінійних, рахункових). Якщо матеріали надходять в одній одиниці, а витрачаються в Іншій, то вони обліковуються в двох одиницях виміру.

створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів, Крім центральних складів, в різних структурних підрозділах підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, які відносяться до операцій даного складу.

На складах (кладових) матеріальні цінності розміщують по секціях, а в середині них - по групах, типо- та сорторозмірах в штабелях, ящиках, контейнерах, на стелажах, полках, комірках, піддонах, що забезпечує швидке їх приймання, відпуск та контроль за відповідністю фактичної наявності встановленим нормам (ліміту).

Складський облік організують за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження запасів.

Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.

Облік матеріалів на складі здійснюється завідуючим складом (комірником), який є матеріально відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за згодою з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сировину, ма-геріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, одержаними від цехІв-споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами-відправниками, з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів-одержувачів.

При використанні матеріальних звітів немає потреби у складанні інших документів на витрачання матеріалів, що спрощує облік матеріалів в підзвіті,

Організація бухгалтерського обліку

так як в якості регістрів аналітичного обліку використовуються звіти матеріально відповідальних осіб.

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах уа допомогою карток складського обліку, що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника. Аналітичні рахунки групують за групами матеріалів, місцями зберігання, матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберіганням і рухом матеріальних цінностей, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для підведення підсумків інвентаризації.

Існує декілька варіантів обліку матеріальних запасів (табл. 11.6).

Таблиця 11.6. Варіанти обліку матеріальних запасів бухгалтерією підприємства

Облік значно спрощується при використанні в бухгалтерському та складському обліку комп'ютерної техніки. В цьому випадку всі прибуткове-

^ Організація обліку операцій руху активів і пасивів підприємств.

чг» видаткові документи оброблюються щоденно, в міру їх надходження зі

складів,

Для полегшення процесу обліку виробничих запасів на складі доцільно використовувати персональні комп'ютери, що спрощує ведення аналітичного обліку (картки складського обліку замінює дискета). При використанні комп'ютерних технологій всі необхідні регістри при сальдовому методі обліку матеріалів складаються на машинах (рис. 11.12).

первинні документи

Рис. 11.12 Схема організації обліку виробничих запасів при застосуванні

комп 'ютера Пояснення схеми:

1. - всі первинні документи на надходження та вибуття щоденно або один раз на декілька днів, а лімітно-забірні картки (або місячні талони) по закінченні місяця МВО здають до бухгалтерії. МВО вносить дані до комп'ютеру в картку складського обліку;

2. - працівник бухгалтерії систематично, але не більше одного разу на тиждень (декаду) на складі в присутності завскладом (комірника) перевіряє правильність і своєчасність розноски даних з первинних документів до карток складського обліку і затверджує це своїм підписом. Недоліки та розбіжності одразу ж ліквідуються;

3. - працівник бухгалтерії приймає первинні документи від завскладом (комірника), складаючи спеціальний реєстр (ф. № М-13). Даний документ складається в одному примірнику МВО І разом з первинними документами передається до бухгалтерії.

Підтвердженням приймаиня-передачі документів може бути підпис працівника бухгалтерії в картці складського обліку про перевірку запису по кожній операції.

Схему обліку готової продукції та її реалізації наведено на рис. 11.13.

ОсганізаІІія бухгалтеоського обліку

Рис. 11.13. Облік готової продукції та Я реалізація

Кількісний облік готової продукції за її видами і місцями зберігання може бути організований за допомогою сортових карток складського обліку або безкартковим способом. При першому способі в бухгалтерії складають і обробляють групувальні відомості оприбуткування продукції за її видами в розрізі підроздІлів-виробникІа і місцями зберігання. Складаються картки складського обліку, в яких зазначаються назва продукції, її номенклатурний номер, одиниця виміру, розмір, марка, ціна за одиницю. В картках складського обліку робляться записи про надходження та відпуск готової продукції і щоденно виводяться її залишки.

При безкартковому способі за допомогою комп'ютерних технологій щоденно складають оборотні відомості обліку випуску з виробництва і руху готової продукції в розрізі складів та інших місць зберігання. Залишки готової продукції періодично інвентаризуються.

Для обліку випуску готових виробів з виробництва бухгалтерія складає відомість випуску готової продукції, зданої на склади підприємства, в натуральному і вартісному вираженні. Дані цієї відомості використовують для контролю за виконанням завдання з обсягу виробництва і для бухгалтерських записів на рахунках синтетичного обліку.

При відпуску запасів зі складу у виробництво МВО (завскладом, комірник) повинен дотримуватись наступних вимог:

1) запаси обліковувати за вагою, обсягом, масою у суворій відповідності до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;

2) відпуск запасів здійснювати в межах попередньо встановлених лімітів;

3) узгоджувати з головним бухгалтером списки осіб, яким надано право вимагати зі складів матеріали і брати зразки їх підписів.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-забірні картки (ф. М-8), накладні-вимоги.

Ліміт визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих в цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватись на кожне замовлення окремо.

Організація бухгалтерського обліку

Відпуск матеріалів на сторону здійснюється на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск матеріалів стороннім підприємствам оформлюють накладними на відпуск матеріалів на сторону.

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів оформлюють також накладною-вимогою (ф. № М-11).

З метою забезпечення збереження МШП, які знаходяться в експлуатації, на підприємстві повинен бути належним чином організований контроль за їх рухом, зокрема оперативний облік у кількісному вираженні.

Існує два основні варіанти організації обліку МШП в експлуатації. Зазначені на рис. 11.15 варіанти застосовуються для обліку інструментів та пристроїв на промислових підприємствах.

Рис. 11.15. Варіанти обліку МШП в експлуатації Інші малоцінні та швидкозношувані предмети (канцтовари,

господарський інвентар тощо) передаються в експлуатацію безпосередньо зі

складу на підставі вимог.

Списання МШП, що прийшли в непридатність, оформлюється Актом на

списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. № МШ-8).

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і

фінансової звітності підприємства проводять Інвентаризацію МШП, якій

11.5. Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

Для організації бухгалтерського обліку запасів необхідно визначити номенклатуру синтетичних та аналітичних рахунків виробництва і об'єктів калькуляції.

Схема організації синтетичного обліку запасів на підприємстві наведена нижче (рис. 11.16).

Рис. 11.16. Схема організації синтетичного обліку запасів

П"

Організація бухгалтерського обліку

Для обліку надходження та використання виробничих запасів використовується активний рахунок 20 "Виробничі запаси**, призначений для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству запасів, сировини і матеріалів (у тому числі сировини і матеріалів, що перебувають у дорозі та в переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільськогосподарського призначення, палива, тари і тарних матеріалів, відходів основного виробництва.

По дебету цього рахунку на підставі прибуткових документів (рахунків-фактур, вимог, ТТН, прибуткових ордерів, накладних на повернення матеріалів з виробництва тощо) відображається кількість і вартість матеріалів за обліковими цінами. По кредиту рахунку на підставі витратних документів (вимог, лімітно-забірних карток, накладних тощо) списуються кількість і вартість відпущених матеріалів на виробництво (експлуатацію, будівництво), переробку, відпуск (передачу) на сторону, уцінка тощо за обліковими цінами.

Для обліку МШП використовується рахунок 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", призначений для обліку та узагальнення інформації про наявність і рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та знаходяться в складі запасів. Це активний рахунок, призначений для обліку господарських засобів. По дебету відображаються придбані (отримані) або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети за первісною вартістю, по кредиту - відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію за обліковою вартістю зі списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

Аналітичний облік МШП повинен будуватися:

<=$ за місцями зберігання і матеріально відповідальними особами;

<=$ за окремими предметами, що належать до складу кожної групи МШП (за номенклатурними номерами).

Для узагальнення інформації про витрати виробництва призначений рахунок бухгалтерського обліку 23 "Виробництво". По дебету цього рахунку відображаються прямі матеріальні, трудові та інші прямі витрати, а також виробничі накладні витрати та втрати від браку продукції (робіт, послуг), з кредиту списуються суми фактичної виробничої собівартості завершеної виробництвом продукції (у дебет рахунків 26, 27), виконаних

Синтетичний облік затрат ведеться в журналі-ордері № 10. Затрати, не включені до витрат виробництва в журнал і-ордері № 10, ведеться в журналі-ордері № 10/1.

Для обліку втрат від забракованої продукції передбачено рахунок

24 "Брак у виробництві". По дебету рахунку відображаються витрати від виявленого зовнішнього та внутрішнього браку (вартість невиправного, остаточного браку та витрати на виправлення браку), витрати на гарантійний ремонт в обсязі, що перевищує норму, витрати на утримання гарантійних майстерень; по кредиту - суми, що відносяться на зменшення витрат на брак, і суми, що списуються на витрати на виробництво як втрати від браку, суми зменшення втрат від браку продукції: вартість відходів від бракованої продукції або реалізації її за зменшеною ціною; вартість утримання з винуватців браку; суми відшкодувань, одержаних від постачальників недоброякісних матеріалів та напівфабрикатів, які спричинили виникнення браку продукції. Аналітичний облік витрат від браку ведуть в кожному цеху, за видами забракованої продукції і статтях витрат.

Облік та узагальнення інформації про наявність та рух напівфабрикатів власного виробництва, які реалізуються на сторону, ведеться на рахунку

25 "Напівфабрикати". По дебету рахунку відображається надходження (створених) напівфабрикатів, по кредиту - вибуття напівфабрикатів внаслідок продажу, передачі до подальшої переробки, безоплатної передачі або невідповідності критеріям визначення активу.

Напівфабрикати власного виробництва на окремому рахунку обліковують підприємства, які не тільки не використовують їх у виробництві, але Й реалізують на сторону як готову продукцію. Якщо напівфабрикати власного виробництва використовуються лише для власних потреб, їх рух і залишки обліковуються на рахунку 23 "Виробництво".

Організація^ бухгалтерського^ обліку

Аналітичний облік ведеться за видами напівфабрикатів, визначеними, виходячи з потреб підприємства.

Для синтетичного обліку готової продукції призначено активний рахунок 26 "Готова продукція", по дебету якого відображається надходження готової продукції власного виробництва за первісною вартістю. При списанні готової продукції з рахунку 26 сума відхилень фактичної виробничої собівартості готової продукції від вартості за обліковими цінами, що відноситься до цієї продукції, визначається у відсотку, який обчислюється як відношення відхилень на залишок готової продукції на початок місяця та відхилень по продукції, яка здана на склад протягом місяця, до вартості продукції за обліковими цінами. Сума відхилень фактичної виробничої собівартості готової продукції від ЇЇ вартості за обліковими цінами, що відноситься до реалізованої продукції, відображається по кредиту рахунку 26 і по дебету відповідних рахунків.

Для обліку товарів в Плані рахунків передбачений рахунок 28 "Товари*¹. На промислових та інших виробничих підприємствах рахунок 28 "Товари" застосовується для обліку будь-яких виробів матеріалів, продуктів, які спеціально придбані для продажу, або тоді, коли вартість матеріальних цінностей, що придбані для комплектування на промислових підприємствах не включається до собівартості готової продукції, що виробляється на цьому підприємстві, а підлягає відшкодуванню покупцями окремо.

Торговельні, збутові підприємства на рахунку 28 ведуть також облік купівельної тарн І тари власного виробництва (за винятком інвентарної тари, яка використовується для виробничих або господарських потреб і облік якої ведеться на рахунку 11 "Інші необоротні матеріальні активи" чи 20 "Виробничі запаси").

В оптовій торгівлі аналітичний облік товарів в бухгалтерії здійснюється тільки у вартісному вираженні в розрізі матеріально відповідальних осіб і великих груп товарів.

Аналітичний облік реалізації товарів вроздріб ведеться за місцями їх продажу (відділами, секціями, кіосками тощо) і торговельним підприємством в цілому, що забезпечує контроль за виконанням плану товарообороту.