3.4.1. Графік документообігу

Приступаючи до розробки плану організації документування господарських операцій, перш за все, складають перелік операцій, які належить документувати на даному підприємстві, потім визначають, якими документами буде оформлюватися кожен вид операції, кількість примірників кожного документа та їх призначення, а також порядок складання кожного документа. Велике значення, при цьому, відіграє правильно спланований документообіг.

Під документообігом розуміють організовану систему створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що забезпечує:

<=> стабільність роботи бухгалтерської служби;

^ чіткість руху та оперативність обробки документів;

=* свосчасність прийняття управлінських рішень.

Своєчасне оформлення первинних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до затвердженого на даному підприємстві графіку документообігу.

Основні етапи створення системи управління документообігом на підприємстві зображено на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Етапи створення системи управління документообігом

На основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадові інструкції співробітників, інших внутрішніх нормативних актів підприємства розробляється графік документообігу на підприємстві.

Графік документообігу - затверджений порядок обробки Інформації, що зазначена в первинних документах. Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів та ін., термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Шлях, який повинен пройти той чи інший документ, залежить від змісту останнього і визначається при складанні графіку документообігу.

Тривалість складання документу має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити коло осіб, які беруть участь у складанні того чи Іншого документу.

Графік документообігу повинен сприяти покращанню усієї роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт.

Графік документообігу розробляє головний бухгалтер, затверджується і вводиться в дію наказом керівника для того, щоб бути безумовно обов'язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов'язаних з веденням обліку.

Основні принципи побудови графіків документообігу наступні:

1. Документ слід складати в момент виконання господарської операції; після оформлення він проходить лише ті інстанції, де здійснюється контроль за даною господарською операцією або за достовірністю показників документа. З графіка має бути виключений час проходження документа по інстанціях, де його тільки формально візують без перевірки зафіксованої операції. Наявність таких інстанцій у графіку призводить до зайвих витрат часу на проходження документа і затримки його прийняття до обліку. '• 2. Час проходження документа від місця складання до бухгалтерії повинен бути мінімальним, а надходження документів до бухгалтерії —

Організація бухгалтерського обліку

рівномірним, тому що лише за цих умов бухгалтерія зможе оперативко здійснювати свої контрольні функції,

3. У графіку повинен бути чітко зазначений час складання документа і Його проходження через кожну інстанцію; строки передачі документа від одного виконавця до іншого мають бути узгоджені. Визначаючи терміни виконання окремих операцій (оформлення, обробки документа тощо), слід враховувати трудомісткість кожної з них.

Графік оформлюється або як схема, або як перелік робіт з формування, перевірки та обробки документів, які заповнюються кожним структурним підрозділом, а також конкретними виконавцями, із зазначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. -

Нижче наведена схема організації документообігу на підприємстві (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Організація документообігу на підприємстві Графік складають у двох примірниках: перший передасться структурному підрозділу підприємства і вивішується в офісі або біля робочого місця бригадира (обліковця, старшого робітника), другий -

Іберігасться у головного бухгалтера. Приклад графіку документообігу

наведено в таблиці ЗА.

Таблиця 3.4. Граф/я документообігу на підприємстві

Затверджено наказом №____ від " " 200_ р.

Працівники структурних підрозділів і функціональних служб чаповнюють та надають документи, що стосуються сфери їх діяльності, згідно графіка документообігу. З цією метою кожному виконавцю дають витяг з графіка, в якому зазначаються первинні документи, строки їх надання і підрозділи, до яких їх необхідно надати.

Відповідальність за дотримання графіку документообігу, а також своєчасне і якісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, достовірність даних, що містяться в документах, несуть особи, які їх створили та підписали.

Витяг з графіку документообігу підприємства у вигляді переліку робіт на різних стадіях документообігу наведено на прикладі видаткового касового ордеру (табл. 3.5).

Таблиця 3.5. Графік обігу видаткового касового ордеру

Організація бухгалтерського обліку

Контроль за дотриманням документообігу здійснює головний бухгалтер.

* В графіку рекомендується своєчасно робити необхідні позначки та регулярно повідомляти керівництво підприємства про дотримання встановлених строків здачі документації.

Графіки виправдовують своє призначення тільки при їх неухильному виконанні. За дотриманням графіка повинен здійснюватись поточний контроль. Його результати потрібно враховувати при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів та окремих осіб.