9.2.1. Розпорядчі документи з особового складу

До розпорядчих документів з особового складу відносяться накази про приймання, переведення, звільнення з роботи, про надання відпусток, про заохочення та попередження тощо.

В наказах про приймання на роботу зазначають посаду, структурний підрозділ (відділ), дату приймання, вид приймання (на постійну роботу - з випробувальним терміном або зі стажуванням, на тимчасову роботу - за сумісництвом або на визначений термін).

В наказах про переведення зазначається вид переведення та його мотивація.

Наказ про звільнення повинен містити дату звільнення та його причину.

Останній пункт кожного наказу повинен містити покладання контролю за його виконанням.

Обрання або призначення на посаду самого власника підприємства на посаду керівника здійснюється в такому порядку. Керівник підприємства наймається (призначається) власником або обирається власниками майна. Обрання і відкликання виконавчого органу акціонерного товариства (АТ) належить до компетенції загальних зборів акціонерів товариства, однак за рішенням загальних зборів таке повноваження може бути передане іншому органу АТ.

У товаристві з обмеженою відповідальністю (ТзОВ) дирекція або директор обираються на зборах учасників. Обрання керівника АТ і ТзОВ фіксується в протоколі компетентного органу, що прийняв таке рішення,

На приватному підприємстві, призначення засновником підприємства себе на посаду директора здійснюється шляхом видання відповідного наказу, наприклад, такого: "З 1 липня 2000 року обов'язки директора покладаю на себе,"

Організація бухгалтерського обліку

Власник або уповноважений ним орган, зокрема, зобов'язаний роз 'яснити працівникові до початку роботи його права та обов' язки, ознайомити з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, провести інструктаж з техніки безпеки і пожежної безпеки.

При прийнятті на роботу працівник зобов'язаний надати трудову книжку, якщо мова не йде про сумісництво. В свою чергу, тим особам, які працевлаштовуються вперше, трудова книжка повинна бути оформлена протягом 5 днів після їх прийняття. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.

Заповнюється трудова книжка начальником відділу кадрів підприємства або іншою особою, уповноваженою на це наказом керівника.

Особа, що виписує трудові книжки, щомісячно подає до бухгалтерії підприємства звіт про наявність та використання бланків трудових книжок.

Крім трудових книжок, відповідальна особа повинна заповнювати декілька спеціальних облікових документів, а саме:

•=> Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;

=> Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Якщо бланки трудових книжок були зіпсовані з вини особи, що відповідає за їх виписку (неправильне заповнення, недбале зберігання тощо), складається акт на їх списання.

Бухгалтерський облік трудових книжок ведеться на рахунку 209 "Інші матеріали", по дебету якого відображається надходження трудових книжок, а по кредиту - їх використання (списання). Дебетове сальдо означає наявність трудових книжок у вартісному вираженні. Одночасно ведеться облік наявності трудових книжок на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворого обліку".