Прием и первичная обработка поступающих документов

В федеральном органе исполнительной власти ( как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собственности) должен быть установлен порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:

• проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

• сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации). К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий,

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.;

• выделение документов, адресованных в структурные

подразделения федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение,

минуя руководство;

• сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления

документов в рабочее и нерабочее время;

• порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к

документу («Секретно», «Для служебного пользования»,

«Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. и пометки

«Лично»), пометки «Срочно», «Оперативно» и др.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:

• документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в

нерабочее время – на следующий рабочий день;

• составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в

Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

• сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес

отправителя и дата отправки;

• документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся:

• документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий;

• документы по бухгалтерскому учету, материально- техническому обеспечению, плановые, финансовые документы,

поступающие без сопроводительного письма;

• рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.