Uchebnik_ch_1

Унифицированные системы документации

В последней трети ХХ в. с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления.

Вначале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД.

УСД, согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности». (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 8).

Главной целью создания УСД являетсяустановление

рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

УСД способствует:

сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
широкому использованию персональных компьютеров, поскольку

унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

упорядочению информационных потоков;
сокращению количества документов;
дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей УСДсоставляют унифицированные формы документов.

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

общероссийские;
отраслевые (ведомственные);
формы документов субъектов РФ;
формы документов объединений, предприятий, организаций.

Содержание