Отправка документов

собственности) должны быть установлены сроки отправки

документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки

документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:

• отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти;

• экспедиция проверяет правильность оформления исходящих

документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

• неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются

в подразделение;

• документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

• срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

• документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

• документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на

бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение – исполнитель.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку,

адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию,

направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм,

телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной

связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.

Обработка документов для отправки почтовой связью

осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля

2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557).

Пример подготовки и отправки документа проследим по

маршрутно-технологической карте подготовки инициативного письма

с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах.