Автоматизированные системы обработки документов

Рассмотренная в предыдущих разделах технология работы с документами– это традиционные процедуры по обработке документов, большинство из которых впервые были описаны еще в Генеральном регламенте Петра 1 (1720 г.) и получили дальнейшее обоснование и развитие в ходе реформ сначала царского, а затем советского государственного аппарата.

В современном делопроизводстве можно выделить следующие

особенности:

• сохранение исторически сложившихся традиций в обработке документов;

• преимущественное использование документов на бумажных носителях, а не электронных документов;

• выполнение трудоемких процедур по согласованию большинства документов, далеко не всегда обоснованному объективными причинами (например, сложностью принятия управленческих решений в нынешних экономических условиях) и зачастую вызванному боязнью личной ответственности со стороны многих должностных лиц и ответственных исполнителей;

• обязательное применение регистрационных форм для

исключения утраты документов и подтверждения фактов их передачи исполнителям (исключение безрегистрационного делопроизводства);

• ведение контроля за исполнением почти всех поступающих и создаваемых документов в связи с низким уровнем исполнительской

дисциплины у многих работников;

• нередкое проявление работниками пренебрежительного отношения к «бумагам», мешающим «живой, творческой работе».

Эти особенности российского делопроизводства не позволяют напрямую использовать средства электронного управления документацией, предлагаемые в разработках зарубежных специалистов. Многолетняя практика автоматизации делопроизводства в нашей стране показала, что именно отечественные системы электронного документооборота наиболее приемлемы для внедрения в российских организациях с их традиционной спецификой.

Казалось бы, использование компьютерных технологий в делопроизводстве должно было коренным образом изменить весь порядок работы с документами. Однако глобальных изменений не произошло, так как процессы создания и движения документов зависят, прежде всего, не от наличия или отсутствия технических средств, а от принятых в системе управления норм, правил и традиций, большая часть которых имеет законодательное или нормативно-методическое закрепление, а основная масса документов продолжает оформляться на бумажном носителе.

В связи с этим принципы документооборота иего основные

этапы в целом остаются неизменными, а автоматизация долгое время позволяла лишь уменьшить трудоемкость рутинных ручных операций по обработке документов, особенно при подготовке проектов новых документов, ведении контроля за исполнением документов и осуществлении информационно-поисковой работы.

Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых

организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).

Основная типология и реализация информационных систем

управления может быть представлена схематически:

Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.

А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.

Организационно-технологические функции связаны, прежде

всего, с формированием документально-информационных потоков (ДИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.Не подлежит сомнению, чтоэти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.

Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям.

Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.

Творческая деятельность отображает действия руководителя и

специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная

деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно- объектные отношения.

Таблица №1. Затраты времени на информационно- документационные функции управленческого персонала

персонала

организационно-

логические творческие

Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат времени приходится на реализацию технических и логических операций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позволяет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.

Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточно предсказуемы, так как связаны с повторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению. Случайные отклонения возникают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр решений по их устранению может быть скорректирован с помощью информационной системы. Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.

База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалиста к нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и синтезу их с целью прагматического использования.

База знаний содержит, как правило, программное обеспечение для реализацииситуационного анализа, предварительной оценки и

сопоставления, апробированных и новых управленческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.

Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управленческих решений.

Примером такого рода может быть организация обработки

служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше

90 сотрудников, оснащенных АРМ на базе современных компьютерных систем. О возможности автоматизации документационного обеспечения можно судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контроля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специалистам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.

В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой

совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности процессов машинной обработки информации и принятия решения человеком.

Современной наукой разработаны АРМ администратора, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспектора, инженера- технолога, конструктора, исследователя, контролера, эксперта, секретаря-референта и т.д. На основе базовых моделей функциональных АРМ создаются наборы для специалистов различного уровня и большинства отраслей народного хозяйства.

Для обеспечения целостности и гибкости систем управления и производства современной практикой реализованы достаточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуникативные средства; технические, программные и информационные средства.

Современные АРМ фактически исключают дублирование и

промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче информации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.

В методологии программного обеспечения (ПО) неоценимую роль

играет принципиально новая концепция построения АРМ - МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает многообразие одновременно предоставляемой информации, основанное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.

МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компьютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэффекты, систему

искусственного интеллекта и возможности обработки альтернативной информации.

Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной

революцией в сфере обработки документной информации, повышающей не только оперативность обработки информации, но и качественные характеристики самой информации.

Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократический оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.

Результат не замедлил сказаться: многочисленные базы данных стали переполняться излишними, повторяющимися и порой недостоверными сведениями.

Даже столь впечатляющее достижение в сфере информационных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.

Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий выработку управляющих воздействий.

Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры основаны на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные — это совокупность сообщений, результатов мыслительной деятельности, сведений самого различного происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация — это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.

Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.

Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.

Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (ручной) обработке информации (машинописные работы, вычисления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картотеках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.

Система документооборота в процессах информационно документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.

Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:

• объективная-овеществленная в товаре;

• субъективная, отраженная, созданная человеком.

Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления.

Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.

Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (информанта), которые реализуются одновременно в феномене человека. Так, при управленческом воздействии на объект управления, руководитель механизмом обратной связи получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности управляемого объекта.

В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от

«шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.

Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество),

достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность).

Объем информации предпочтительно связывать с количеством

символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достоверностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения. Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложности информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).

Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и информационного дефицита, требуемый уровень информации.

Информационная избыточность сведений об объекте управления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответственных решений ведет к созданию избыточности информации. Наиболее простой путь к этому— дублирование данных.

Дефицит (недостаток) информации ощутим как при выработке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повышения вероятности правильного решения применяют современные экономико- математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возникает в условиях сокрытия сведений при монополизации информации. Монополизация отчетливо проявляется при засекречивании (обоснованном или необоснованном) определенного объема информации или в стремлении отдельных руководителей или организаций иметь исключительные права на обладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация информационных процессов обеспечивает широкий доступ к информации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.

Требуемый (задаваемый) уровень информации является величиной

или понятием субъективным. Он определяется потребностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.

На практике концепция АРМ в значительной мере комфортно и предметно реализует эту принципиальную характеристику информации.

Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность.

Из практики известно, что об одном и том же событии можно

получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг).

Ценность информации с экономической точки зрения

характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10 %), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).

Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация — успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.

Большинство действующих автоматизированных систем управления

документацией аналогичны по предлагаемым функциям и различаются главным образом программными средствами, технологическими решениями конкретных задач по подготовке и обработке организационно-распорядительных и договорных документов и дополнительным, не стандартным, сервисом по выполнению отдельных операций или процедур.

Приведем в качестве примера перечни основных функций нескольких наиболее известных автоматизированных систем делопроизводства.

«БОСС - Референт» Компания «АйТи» и т.д.

Автоматизированные технологии «проникают» в сферу делопроизводства постепенно, от частного к общему: первоначально автоматизировали функцию контроля исполнения документов, затем информационно-поисковые функции, позднее подготовку и согласование документов.

В настоящее время локальная автоматизация, как правило, не

применяется даже в небольших организациях. Повсеместное распространение получили комплексные системы автоматизации делопроизводства, например Lotus Domino/Notes.

Названная система, по мнению специалистов компании

«ИнтерТраст», наилучшим образом подходит для решения задач Документационного обеспечения управления, так как является идеальной коммуникационной инфраструктурой, объединяющей:

• почтовую среду клиент/сервер корпоративного масштаба;

• глобальные средства доступа и распространения информации;

• средства быстрой разработки и внедрения стратегических прикладных систем для коллективной работы;

• средства доступа и создания инфраструктуры WWW.

При выборе конкретного программного продукта для автоматизации делопроизводства следует обратить внимание на такие характеристики, как:

• сфера применения предлагаемой пользователю автоматизированной системы Документационного обеспечения управления:

• автоматизированные технологии для решения отдельных задач

ДОУ (что приемлемо для небольших организаций) или комплексная автоматизация ДОУ для создания в организации единого информационного пространства (что необходимо в крупных, стабильно работающих организациях);

• соответствие предлагаемых системой решений в целом и

используемых шаблонов документов в частности действующему законодательству и требованиям нормативно-методических документов (типовых инструкций, правил, государственных стандартов и т.п.) в области ДОУ;

• обеспечение защиты информации (в том числе персональных данных работников организации) от несанкционированного доступа;

• возможность адаптации применяемой автоматизированной системы к изменениям в работе организации, включая изменения в оргструктуре, штатной численности, направлениях деятельности, составе документов, видах информации и т.д.;

• возможность дополнения типовых технологических решений индивидуальными разработками с учетом специфики организации- заказчика;

• наличие дополнительных сервисных услуг при внедрении системы (например, помимо установки и настройки программного обеспечения оказание услуг по обучению персонала);

• сопровождение системы в процессе ее дальнейшего развития:

оказание разработчиками консультационных услуг, систематическое информирование пользователей об изменениях в нормативно-правовой базе, совершенствование системы на основе последних достижений в области программнотехнических и технологических решений и т.п.