6.1. Общие положения и понятия документирования

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования – это прием или совокупность приемов

фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования – это действие или совокупность

действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования – это предмет (орудие) или

совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Методами документирования определяется специфика знаковой

системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются

основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

Кодирование информации – это специально выработанная система

приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информацияфиксируется и передается в

пространстве и времени.

Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с

определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь

(буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет

определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:

неизменность, однотипность и определенность;

б) код должен быть однозначным, понятным всем участникам

коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию;

в) кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный – система

букв, цифровой – система цифр, алфавитно-цифровой – смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный – система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный – система углублений или отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды;

г) выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным

материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн;

д) информация не зависит от выбранного кода, т.к. одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью

электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст;

е) чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские

иероглифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять – понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака № 45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

Выработка коротких кодов – важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарем,

является Бейсик (Basic English (British American Scientific International Commercial English) – британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.