16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с документами.

Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено,

что:

• организация работы с документами в структурных

подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов

(резолюций) руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

• подразделение - исполнитель получает документы в возможно

короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим

руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

• документы, поступившие в структурное подразделение с

резолюцией руководства федерального органа исполнительной

власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа

осуществляют:

• сбор и обработку необходимой информации;

• подготовку проекта документа и всех необходимых приложений

с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;

• согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

• подготовку сводки отзывов (с комментарием “Принято”, “Отклонено” с указанием причин, “Принято частично” с соответствующим пояснением);

• доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

• в необходимых случаях - подготовку списка (указателя)

рассылки документа;

• представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

• определение места хранения документа (копии документа);

• проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен

порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

• функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в

подготовке проекта документа;

• право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

• порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя

(командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

Пример. Условия и правила работы исполнителя с документами четко показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате

управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рассмотреть извлечение из данной инструкции.