Виды профессиональной деятельности при овладении программой

Одним из важнейших для вас моментов является определение в стандарте возможных видов вашей профессиональной деятельности. Вот как указано в стандарте:

“При овладении программой специалист по документоведению и

документационному обеспечению управления может осуществлять

следующие виды профессиональной деятельности:

•организационно-управленческую;

•оргпроектную;

•аналитическую;

•исследовательскую;

•педагогическую;

•консультационную.

Рассмотрим эти виды деятельности. Об их появлении и развитии

было рассказано в предыдущей главе по истории профессии.

Организационно-управленческая. Вдумайтесь сначала в слово –

организационная. Оно означает, что вы организуете работу; а теперь вдумайтесь в слово управленческая – вы управляете деятельностью каких-то других людей. Следовательно, организационно-управленческая деятельность предполагает, что вы руководите работой службы документационного обеспечения управления в целом или каким-то отдельным участком работы по документационному обеспечению управления. При этом, закончив вуз, вы организуете работу на научных основах, зная передовые методики и лучшие методы работы. А если вы будете работать секретарем-референтом небольшой фирмы, то на вас будут возложены все функции по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности фирмы и в одном лице вы должны организовать и обеспечить полностью этот участок работы.

Оргпроектная. Это, пожалуй, работа, требующая наивысшей

квалификации. Оргпроектанты, придя в организацию, изучают постановку документационного обеспечения управленческой деятельности на данный момент. Проанализировав собранные данные, выявляют слабые стороны, то есть те участки, которые нуждаются в совершенствовании. Для того чтобы провести оценку существующего порядка постановки делопроизводства, надо хорошо знать, как наилучшим образом делопроизводство должно быть поставлено. Как бы знать эталоны, с которыми вы сравниваете. Кроме того, требуются безупречные знания законодательных, нормативных и методических документов, в которых отражены проблемы документирования и организации документационного обеспечения управления. Сравнивая существующие положения и зная, как наилучшим образом этот участок или вид работы должен быть организован, делают предложения о направлениях совершенствования ДОУ. Если организация эти предложения принимает, оргпроектанты разрабатывают детально конкретные участки работы. Сегодня это делается с использованием компьютерной техники и специального программного обеспечения. Принятые новые технологии закрепляются в соответствующих документах – инструкциях, правилах. Обычно работу по оргпроектированию завершает целый пакет разработанных

организационных и нормативно-методических документов. К группе оргпроектантов, если предполагается внедрение новых компьютерных программ, подключается программист. Документоведы, занимающиеся оргпроектной деятельностью, должны постоянно быть в курсе всех новейших компьютерных программ по документационному обеспечению управления и знать фирмы, занимающиеся их разработкой и внедрением. Это позволит им, разрабатывая оргпроект, подобрать программу, которая будет экономична и наиболее соответствовать потребностям и особенностям конкретной организации, в которой они ведут работу.

Аналитическая деятельность. Этот вид деятельности основан на применении анализа. Аналитиком может выступить специалист, умеющий хорошо анализировать, имеющий склонность к аналитическому мышлению. Аналитическая деятельность является частью оргпроектных работ. Собрать исходный материал – это одна задача, а суметь его проанализировать, систематизировав и сопоставив, – другая, и это умеет делать не каждый. Аналитический вид деятельности в разной степени используется во всех видах работ. Например, при составлении справок с анализом работы структурного подразделения и т.д.

Исследовательская деятельность. В нее составной частью

входит и аналитическая, так как всякое научное исследование предполагает сбор исходных данных и их анализ. Исследовательской деятельностью занимаются научно-исследовательские институты, сектора, отделы. Первым научно-исследовательским институтом был Институт техники управления. Сегодня головным в документоведческих исследованиях является Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Этот институт разрабатывал стандарты на организационно-распорядительную документацию, на термины и определения в области делопроизводства, все нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления: Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Методические рекомендации по оформлению документов на основе требований государственных стандартов и многие другие.

Вся практическая работа по постановке делопроизводства

базируется на научных разработках этого института. Но в своей профессиональной деятельности вы будете опираться и на научные разработки Института труда, составляющего квалификационные характеристики специалистов. Они регламентируют содержание выполняемых функций работников, способствуют обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте (Квалификационный справочник должностей

руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).

На основании этих типовых квалификационных характеристик

вам придется составлять должностные инструкции на каждого конкретного работника службы делопроизводства. Чтобы составить типовую квалификационную характеристику, научные работники анализируют и сопоставляют работу многих специалистов, выполняющих одни и те же обязанности.

Одно из направлений научной деятельности документоведов – унификация систем документации. Оно тесно связано с

деятельностью Всероссийского научно- исследовательского института классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИКИ) Госстандарта России.

Научно-исследовательская работа всегда служит основой для совершенствования любого направления деятельности. Однако к этому виду деятельности надо иметь склонность, и он требует дальнейшего обучения в аспирантуре.

Педагогическая деятельность. Выпускник может преподавать

документоведческие дисциплины в школах, лицеях, во всех учреждениях начального профессионального образования, техникумах, вузах. В лицеях и школах, как правило, изучается делопроизводство и секретарское дело. В техникумах готовятся специалисты по делопроизводству со средним специальным образованием. И, наконец, специалистов высшей квалификации по документоведению и документационному обеспечению управления готовят многие вузы страны. Сегодня педагогических кадров не хватает на каждом уровне подготовки. Конечно, преподавателей для вузов готовят из выпускников- документоведов через аспирантуру.

Консультационный вид деятельности раскрывает себя в самом

названии. В последнее десятилетие появились фирмы, специализирующиеся на консультационных (консалтинговых) услугах. В них работают и документоведы, ведущие консультации по всем аспектам проблем, связанных с информационно-документационным обеспечением деятельности организации, особенно на базе внедрения компьютерных технологий.

Специальность документоведение и ДОУ, как уже указывалось выше, относится к разделу междисциплинарных специальностей. Поэтому документоведу легко адаптироваться путем специализации к другим видам профессиональной деятельности, связанной с разными видами информационно-документационных систем и с информационными технологиями. Например, уже сегодня вузы ведут специализации:

•Документирование деятельности кадровой службы

(делопроизводство в кадровой службе);

•Проектирование информационно-документационных систем управления;

•Информационно-документационное обеспечение маркетинговой деятельности;

•Офис-менеджер;

•Информационные технологии документационного обеспечения

управления;

•Организация нормативно-правового информационного обеспечения управления;

•Документирование деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления и другие.

И, конечно, все выпускники – документоведы, освоившие

основную образовательную программу высшего профессионального

образования по специальности032001- 65 «Документоведение и документационное обеспечение управления» имеют возможность при желании продолжать свое образование в аспирантуре.

С переходом на двухуровневую систему образования: бакалавриат и магистратуру, подготовка специалистов по документационному обеспечению управления будет проходить в рамках направления “Документоведение и архивоведение” на основе разработанных в настоящее время стандартов третьего поколения и основных образовательных программ высшего профессионального образования.