logo search
Uchebnik_ch_1

Для обмена информацией используются компьютерные сети

(локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

Для регистрации документов и контроля за их исполнением

используются программы по автоматизации управления и организации

труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять собственный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневники. С их помощью также ведется контроль над исполнением документов, своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения документа.

Для хранения и систематизации документации используются

системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск

необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

    1. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

Организационно-штатное построение ДОУ

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций – прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии

управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе.

Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций,

которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям относится

обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с

документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда

руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Перечень основных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, представлен в разделе «Источники, литература».

Задача ДОУ – максимально эффективно организовать работу с

документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме.

ДОУ – это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение

финансами и др.

Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в

деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно.

Любая организация, не придававшая до поры до времени значения работе с документами, непременно приходит к

необходимости организовать работу с документами, т. е. создать систему делопроизводства.

Любой работник организации, независимо от того, к какой

категории он относится – к руководителям, специалистам,

техническим исполнителям, – связан с документами.

Различие заключается лишь в характере работы с документами:

необходимую информацию, готовят проекты документов, принимают решения по подготовленным документам и др.);

обработкой документов (получают и отправляют документы, сортируют, регистрируют, передают в структурные подразделения, печатают (набирают) документы, ведут контроль за сроками исполнения документов, формируют дела и т. п.).

Из определения ДОУ видно, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая – работу с уже созданными документами.

Организационно-штатное построение ДОУ. В целях организации

работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделение – канцелярия (отдел делопроизводства, общий отдел),на небольших предприятиях функции службы ДОУ выполняет секретарь.

Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей.

В крупных организациях при большом штате работников делопроизводственное подразделение, как правило, называется

«управление делами».

В небольшой организации при маленькой штатной численности

работников функции делопроизводственной службы может выполнять один работник– секретарь.

Служба ДОУ в организации решает несколько очень важных

задач:

Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важным

относятся:

документов;

исполнительской дисциплины;

обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;

Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях.

Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру.

В состав службы ДОУ обычно включаются:

В крупных организациях в состав службы ДОУ может входить

также группа по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств.

Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами, как

правило, занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:

коллегиального органа, – протокольное бюро);

(группа) учета и регистрации документов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

-центральный архив.

Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ является положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными подразделениями, должностными лицами и работниками.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов,

хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем организации.

Работа с документами в организации ведется по определенным

правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизводству).

Инструкция – нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации.

Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл

документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Инструкция разрабатывается, как правилo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации,

положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.

Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии

работы с документами в организации.

Основой построения службы делопроизводства является принятая в учреждении форма его организации.

В учреждениях применяют централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизводства).

При централизованной форме организации делопроизводства все

операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии (делопроизводства) или у секретаря.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации

делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, характеризующейся наличием специализированных подразделений – экспедиции, машбюро, контрольной группы и т. д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и

децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

В большинстве учреждений используют смешанную форму

организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость

делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных

условиях

полностью

централизовать

делопроизводственное

обслуживание

можно только

в сравнительно

небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться

к целесообразной централизации отдельных функций

делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура зависит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры.

В небольших учреждениях, не имеющих канцелярий, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основой для разработки организационной структуры канцелярии

в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции.

Основные функции канцелярии следующие: прием, регистрация

(учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии отражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизводству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы.

Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального

опыта, необходимого для выполнения в данных организационно- технических условиях работ определенной сложности.

Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение-

организатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и других возможностей.

Одной из наиболее распространенных форм повышения квалификации делопроизводственных работников являются 2-4- дневные семинары, организуемые крупными предприятиями, архивными учреждениями и территориальными органами научно-технической пропаганды.

Краткосрочную переподготовку делопроизводственного персонала проводят каждые 3-5 лет.