Знаковый метод фиксирования информации

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость – один из основных его признаков. Документ – это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть

естественными (естественные, или натуральные языки) и

искусственными (машинные, нформационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

В широком смысле знак – это любое физическое явление,

имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.

В документоведении знак – материальный, чувственно

воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки ипередачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным “атомом” социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

Знак обладает следующими основными свойствами:

•имеет материальное выражение;

•обладает значением;

•информирует о чем-то отличном от него;

•используется для передачи информации;

•функционирует в определенной знаковой ситуации.

•Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны.

Внешняя сторона – это материальная оболочка знака. Предмет,

который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом.

Внутренняя сторона знака – это его значение. Этим он

отличается от других материальных знаков.

Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или

иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию – быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.

Для документоведения особый интерес представляет

классификация знаков.

Классификация знаков – это их группировка по определенным

признакам.

Существует множество классификаций знаков, разработанных в

семиотике, – науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым. Она изображена на схеме №6.1.

Схема № 6.1. Классификация знаков

Различают знаки языковые и неязыковые.

Знак языковой – единица языка (морфема, слово,

словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого.

Неязыковые знаки также способны служить средством обмена

документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).

Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-

изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки – ”пикчеры”,

эмблемные и вещественные.

Знаки - “пикчеры” (англ., picture – картина, рисунок,

кинофильм, кадр фильма) – это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).

Эмблемные знаки – разнообразная эмблематика (военная,

спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).

Знаки вещественные (трехмерные) – это скульптура, макеты,

модели выставок, музеев и т.д. Среди них – разнообразная (в большинстве – обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль – знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце – человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб

на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).

Форма знака-символа может быть различной. Одни из них

подобны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи

на отображенный предмет или явление. Первые создаются путем более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак- символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).

Письмо – знаковая система фиксации речи, позволяющая с

помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени.