10.3. Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Постачальники – це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, будівельних матеріалів, запасних частин, МШП ), надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо), виконують роботи (поточний та капітальний ремонт основних засобів тощо).

Основним завданням бухгалтерського обліку є виявлення обсягу придбаних товарів, випущеної продукції, їх реалізація, виявлення витрат на придбання або збут і визначення кінцевих результатів діяльності підприємства.

Розрахунки з вітчизняними постачальниками і підрядниками здійснюються на підставі документів постачальника: накладних, рахунків – фактур, рахунків, актів приймання передачі виконаних робіт, наданих послуг, податкових накладних, товарно-транспортних накладних.

Всі розрахункові документи, які надає підприємство - постачальник покупцю на суму оплати за отриману продукцію, виконані роботи, та надані послуги повинні бути акцептовані.

Акцепт розрахункових документів – напис уповноваженої особи (акцептант) на рахунок, який засвідчує згоду прийняти рахунок до платежу.

Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару та отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, заповнюється видатковий касовий ордер (ВКО) на видачу готівки під звіт та авансовий звіт про використання виданої готівки (з квитанцією до прибуткового касового ордеру, чеком реєстратора розрахункових операцій (РРО), копією квитанцій з відміткою „сплачено”).

Оприбуткування товару від постачальника залежить від наявності розбіжностей між фактичними даними та даними зазначеними в документах постачальника, і оформляється прибутковою накладною чи прославленням штампу „Оприбутковано” на документ постачальника (якщо розбіжності відсутні), або актом приймання (якщо є розбіжності ).

Акт приймання також оформлюється у випадку одержання невідфактурованої поставки. Крім того, підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару є документ, що підтверджує його якість.

Оприбуткування імпортних товарів на склад покупця проводиться на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі – продажу, вантажної митної декларації, приймального акту та акту експертизи торгівельно-промислової палати, комерційних документів : рахунків – фактур („invoine”), що підтверджують митну вартість товару); транспортних накладних (залізничної накладної, авіа накладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При здійсненні розрахунків в іноземній валюті складається довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.

Відображення в бухгалтерському обліку зобов’язань за використані роботи (надані послуги) здійснюються на підставі акту приймання – передачі виконаних робіт (наданих послуг).

Документи, які оформляються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, Видатковий касовий ордер та інші платіжні документи.

Облік з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи та надані послуги ведеться на рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

За кредитом рахунку 63”Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, виконані роботи та прийняті послуги, за дебетом – її погашення, списання тощо.

Рахунок 63”Розрахунки з постачальниками та підрядниками” має такі субрахунки:

631 „Розрахунки з вітчизняними постачальниками”

632 „Розрахунки з іноземними постачальниками”

633 „Розрахунки з учасниками ПФГ”.

На субрахунку 631 „Розрахунки з вітчизняними постачальниками” ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку 632 „Розрахунки з іноземними постачальниками” ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.

Всі операції відображаються на рахунку 63 незалежно від того, коли здійснювався акцепт виставленого рахунку – фактури (рахунку того чи іншого документу на оплату ).

Незалежно від методу оцінки ТМЦ, прийнятого на підприємстві, рахунок 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядчиками” кредитується згідно з документами постачальника в межах суми акцепту. Вартість отриманих ТМЦ, виконаних робіт, наданих послуг відображається на рахунку обліку ТМЦ, або витрат без урахування суми ПДВ, вказаної в документах постачальника.

У випадку, коли рахунок постачальника був акцептований і оплачений до надходження вантажу, а при прийманні ТМЦ було виявлено їх недостачу проти відфактуреної кількості, невідповідність цін і якісних показників, обумовлених в угоді, арифметичні помилки, брак отриманих ТМЦ то використовується бухгалтерський рахунок 374 “Розрахунки за претензіями”, в даній ситуації постачальнику виставляється претензія, і на підприємстві в обліку відображаються такими проведеннями:

Д-т 374 ”Розрахунки за претензіями”

К-т 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”.

При надходженні товарно-матеріальних цінностей, на які не отримано розрахункові документи постачальників, необхідно перевірити чи не обліковуються матеріальні цінності, що надійшли, як оплачені, при умові, що вони знаходяться в дорозі або не вивезені зі складів постачальників, і чи не вважають вартість цінностей, що надійшли дебіторською заборгованістю.

Ряд особливостей має відображення на рахунку бухгалтерського обліку операції з невідфактурованими поставками і товарно-матеріальними цінностями, які знаходяться в дорозі.

Невідфактурованою вважається поставка матеріальних цінностей від постачальника до пред’явлення розрахункового документу на підставі якого здійснюється оплата.

У такому випадку матеріальні цінності оприбутковуються за купівельними або обліковими цінами. На підприємстві така операція відображається такими проведеннями:

Д-т 20 „Виробничі запаси”, рахунку 22 „МШП”

К-т 63 „ Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”

Суми ПДВ з цих матеріалів будуть обліковуватись у тому звітному періоді, в якому розрахункові документи та податкова накладна .

Д-т 64 „ Розрахунки за податками і платежами”

К-т 63„ Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”.

При надходженні розрахункового документу постачальника, раніше зроблений запис вартості матеріальних цінностей за купівельними (обліковими) цінами сторнують і здійснюють додатковий запис на суму рахунку, що пред’явлений до оплати.

Невідфактуровані поставки визначаються в кінці місяця на підставі даних про фактичне надходження матеріальних цінностей і розрахункових документів, пред’явлених до оплати. Постачальники терміново повідомляють про таку поставку : йому висилають лист та акт про приймання матеріалів (форма №М – 7).

Матеріальні цінності вважаються такими, які перебувають в дорозі, якщо вони оплачені, але не надійшли на підприємство (знаходяться на відповідальному зберіганні у постачальника).

Такі матеріальні цінності бухгалтерія підприємства – покупця оприбутковує умовно з метою відображення їх в балансі підприємства у складі виробничих запасів, тобто:

Д- т 20 „ Виробничі запаси”, 22 „МШП”

К- т 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядчиками”.

В наступному місяці вказані матеріальні цінності відновлюються на рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками та підрядчиками” сторнуючим запасом за такою ж кореспонденцією. В міру надходження виробничих запасів, які вважаються в дорозі, їх оприбутковують за кількістю, що фактично надійшла.

Побудова аналітичного обліку розрахунків з постачальниками має забезпечити можливість отримання необхідних даних по:

• акцептованих та інших розрахункових документах, термін оплати яких не настав;

• неоплачених в строк розрахункових документах постачальникам за невідфактурованими поставками;

• виданих векселях, термін оплати яких не настав;

• прострочених оплатою векселях;

• отриманих комерційних кредитах.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником і підрядником в розрізі кожного документу (рахунку) на сплату.

У випадку купівлі товарів за грошові кошти собівартість придбання включає в себе витрати, пов’язані з придбанням товарів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.

Товар від вітчизняних постачальників може надходити за умови часткової передоплати, і з повною передоплатою.

Таблиця 10.1.

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Продовження табл. 10.1

Продовження табл. 10.1