3.4. Облік розрахунків з підзвітними особами

Під звіт видається готівка на операційні, господарські та витрати пов’язані з відрядженням, на визначені терміни і мету. Підзвітна особа по закінченні встановленого терміну зобов´язана надати звіт про витрати цих коштів за призначенням і пред´явити підтверджуючи документи, а також внести до каси невикористану суму.

Нормативними документами про службові відрядження і відшкодування витрат на відрядження є Податковий кодекс України.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включається до складу витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошення сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

Схема 3.2. Документальне (первинне) оформлення обліку розрахунків з підзвітними особами

Направлення працівника підприємства відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, терміну й мети відрядження. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. При відряджені працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Добові по Україні згідно Податкового кодексу України не можуть перевищувати 0,2 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного податкового року, за кожний календарний день відрядження.

Розмір добових при відрядженні за кордон складає не вище 0,75 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного податкового року, за кожний календарний день відрядження (пп. 140.1.7 ст. 140 ПКУ).

Видача готівки під звіт здійснюється з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше видані під звіт суми. Особи, які отримали готівку під звіт зобов’язані надати у бухгалтерію підприємства або централізовану бухгалтерію звіт про витрачені суми.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку: повертається з відрядження; завершує виконання окремої цивільно-правової дії для підприємства, на виконання якої було видано аванс. У випадках неподання у встановленому порядку звітів про витрачання підзвітних сум і неповернення в касу підприємства залишків невикористаних авансів підприємство має право здійснювати утримання із зарплати працівника за підзвітними сумами у порядку, передбаченому чинним законодавством України.

Бухгалтерський обліку розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особами”, сальдо якого може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань підприємства.

Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. Сальдо по рахунку 372 „Розрахунки з підзвітними особами” вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не надано звіти.

Синтетичний облік рахунка 372 „Розрахунки з підзвітними особами” ведеться в журналі №3, типова кореспонденція наведена в таблиці 3.7.

Таблиця 3.7