6.2. Облік виробничих запасів на складі та в бухгалтерії

Складський облік виробничих запасів – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Здійснюється облік запасів на складі за допомогою карток складського обліку за типовою формою № М-12. Картки обліку виробничих запасів відкриваються в бухгалтерії і видаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально відповідальні особи (завідуючи складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух запасів і складаються у день здійснення операцій.

Сортовий облік запасів на складах можна вести також і в книгах.

Складський облік запасів є важливим фактором контролю за зберіганням виробничих запасів підприємства. Складський облік організований за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей.

Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.

Суть аналітичного бухгалтерського обліку виробничих запасів полягає в тому, що на кожний вид матеріальних цінностей (за номен­к­латур­ними номерами) відкривається аналітичний рахунок, в якому об’єкти обліку відображаються за їх кількістю (за прийнятими одиницями виміру) і сумою вартості (за прийнятою системою оцінки).

Аналітичні рахунки групуються за групами матеріалів, місцями зберігання, матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками.

Для забезпечення вірогідності даних складського обліку необхідний систематичний контроль працівниками бухгалтерії за його веденням. На працівників бухгалтерії покладено обов’язок у встановлені дні (не рідше одного разу на тиждень або декаду) перевіряти безпосередньо на складі у присутності завідуючого складом (комірника) своєчасність і правильність оформлення первинних документів зі складських операцій, а також своєчасність та правильність записів у картках складського обліку, виконуваних матеріально відповідальними особами складу. Одночасно переві­ряючий працівник бухгалтерії приймає від завідуючого складом (комірника) первинні документи. Здавання документів здійснюється за Реєстром приймання-здавання документів типової форми № М-13, який оформляється матеріально відповідальною особою. У Реєстрі вказують кількість документів, їх номери, групи матеріалів, до яких вони належать. За погодженням матеріально відповідальної особи допускається здавання первинних документів і без оформлення Реєстру. Підтвердженням здавання-приймання документів у таких випадках є підпис працівника бухгалтерії з кожної операції у картках складського обліку про перевірку записів.

Документи, що надійшли зі складів до бухгалтерії, перевіряють як з точки зору правильності їх оформлення, так і по суті відображених у них операцій. Прибуткові ордери звіряють з рахунками, що до них належать, транспортними документами, прийомними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляють з іншими примірниками, одержаними від цехів-споживачів, накладні на перекидання матеріалів, здані складами-відправниками, з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів-одержувачів, лімітні картки і вимоги відзначають у реєстрах видачі тощо.

Можливі такі варіанти обліку виробничих запасів у бухгалтерії підприємства:

Сортовий. Його суть полягає в тому, що на підставі первинних документів на кожен вид запасів відкривається картка аналітичного обліку, де їх обліковують у натуральному і грошовому виразі. По закінченні звітного періоду складаються оборотні відомості аналітичного обліку. Залишки і обороти за ними порівнюють з даними карток складського обліку.

Партіонний. При цьому варіанті первинні документи групуються за номенклатурними номерами, і наприкінці звітного періоду кінцеві дані за кожним із номерів заносяться до оборотних відомостей. Оборотні відомості складаються в натуральному та грошовому виразі по кожному складу і для кожного рахунку бухгалтерського обліку.

Сальдовий (оперативно-бухгалтерський). Сальдовий метод обліку базується на використанні регістрів аналітичного обліку карток складського обліку. Щоденно (щотижня, раз на 10 днів) працівником бухгалтерії перевіряється правильність записів надходження і витрачання запасів на складі і підтверджується залишок у картці складського обліку особистим підписом бухгалтера, а кожного першого числа місяця залишок за кожним номенклатурним номером переноситься до відомості обліку залишків запасів на складі (без виділення оборотів витрат і надходження запасів). На підставі даних відомості виводяться підсумки по складу.

Для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом і розміром застосовується картки складського обліку матеріалів. Вони заповнюються на кожний номенклатурний номер і ведеться матеріально-відповідальною особою – комірником.

Записи у картці роблять на підставі первинних документів (прибуткових ордерів, накладних на відпуск (внутрішнього переміщення) матеріалів, лімітно-забірних карток) у день, коли відбуваються операції. Після кожного запису підраховується залишок матеріалів по номенклатурному номері.