8. Архитектура кис []

Готовый ответ Полины

Системы электронного документооборота

ИЗ ЛЕКЦИЙ (ни о чем):

Система электронного документооборота – это комплекс прграмм, созданных для управления созданием документов и их контроля в соответствии с правилами создания и обработки документов.

Отличительные свойства СЭД:

• ведение электронного архива документов

• наличие средств контроля

• управление содержимым корпоративных веб-ревурсов

• интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами.

Место ЭД в корпоративной системе управления предприятием:

Основные пользователи: государственные органы, судебно-исполнительные институты, нотариальные и адвокатские фирмы, аудиторские фирмы, корпорации с веб-порталами, серверами.

Основные разновидности:

• Система управления версиями CVS

• Цифровые библиотеки DL

• Редактирование резервных языков – RCS.

Особенности внедрения СЭД:

• для определения требований используется схема «затраты-выгода»

• определяющим фактором является размерность организации, число пользователей, стоимость ПО

• необходимо уделить больше внимания потенциальной уязвимости безопасности с юридической точки зрения. Специальный юрист-консультант назначается для того, чтобы правильноосставлять документы при сделке, учитывая цену, время, место

• необходимо реализовывать функции стандарта ИСО 9000

Конкретные виды СЭД:

• западного производства

  • Documentum

  • Docs open/ Docs Fusion

  • Lotus Domino Doс

• Системы локального производства

  • Office Media

  • BossTeleReferent

  • Золушка «Нтц-Ирм»

  • Эскадо Интерком-ЛАН

  • Полностью локанльные разработки

  • 1С Архив

  • RBK Docs – РБК Софт

  • Дело – ЭОС

  • ДокМенеджер – Софт интегро

  • Эффект-офис ИКК – Гарант Интернешнл

Во всех системах требуется первоначально обеспечить безопасность и идентификацию с помощью электронной цифровой подписи, которая производится с помощью симметричного ключа у двух лиц (кодируемого и раскодируемого). Если отправитель зашифрует секретным ключом, а открытый ключ доставит адресату, то они смогут расшифровать документ, открывающийся только им (адресатом). Открытый ключ дополняется название адресата. Хэш-функция определяет уникальное число, получая из исходного файла путем его обсчета с помощью открытого алгоритма.

ИЗ ИНТЕРНЕТА:

Хороший Источник: http://ecm-journal.ru/special/1649468.aspx

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.

.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

• управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);

• совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;

• сканирование документов и управление образами бумажных документов;

• управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;

• workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;

• управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• системы делопроизводства;

• электронные архивы;

• workflow-системы;

• комплексные или ECM-системы.

Нецелесообразно требовать от системы

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения и согласования неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.).

Учет финансовых документов. Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем возможно на следующих уровнях:

• хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;

• хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;

• согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Анализ и моделирование бизнес-процессов.

Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.

Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД. .

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям:

• нарушение сроков проекта;

• нарушение бюджета проекта;

• неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);

• полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;

• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;

• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);

• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;

• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

• детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;

• четкие директивы и личный пример руководства;

• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.

• поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа (электронная подпись)

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые "сертификаты ключей" для каждого пользователя. Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭЦП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все "сложности", с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: "Подписать документ" (документ, подписанный ЭЦП, будет одновременно закрыт для изменений) или "Получить информацию о подписях".

Что касается законодательной основы работы с электронными документами, Федеральный закон N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" регламентирует работу с ЭЦП только в общих чертах. Поэтому тема создания законов, регламентирующих обмен юридически значимыми электронными документами между сторонними организациями, остается одной из самых актуальных.

При работе с электронными документами также следует иметь в виду, что есть некоторые виды документов (кадровые документы, счета-фактуры и др.), существование которых пока допускается только в бумажном виде.

Однако внутри организации могут действовать любые электронные документы, подписанные ЭЦП. Нужно только принять соответствующие положения и преодолеть психологический барьер у сотрудников, которые после перехода на ЭЦП перестанут видеть живую подпись руководителя на документе.

Автоматизация работы с персоналом

Источник: http://www.intuit.ru/department/itmngt/mandevisys/6/9.html

Управление персоналом (Human Resource Management, HRM -управление человеческими ресурсами) представляет собой деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включая разработку концепции и стратегий кадровой политики, принципов и методов управления персоналом. Управление персоналом - это бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью предприятия.

В современных организациях, осознающих ценность человеческого капитала и рассматривающих его как стратегический ресурс, система управления персоналом строится в соответствии со стратегией и целями бизнеса, а применяемые методы управления персоналом ориентируются на улучшение деятельности предприятия за счет повышения эффективности работы его сотрудников с помощью административных, экономических и социально-психологических управленческих воздействий. Мероприятия по работе с персоналом - привлечение работников в организацию и их отбор, составление штатного расписания, использование работников на основе их знаний, умений и навыков; продвижение с учетом их профессионализма и деловых качеств, вознаграждение работников за деятельность, аттестация и обучение, удержание опытных работников, необходимых организации -заранее планируются и согласовываются с общими целями и задачами организации.

Прогрессивные технологии управления персоналом реализуются в программных продуктах, которые помогают эффективно решать ключевые задачи управления, повышая успешность всего бизнеса организации. Автоматизированные системы управления персоналом трансформировались вместе с изменением роли кадровых подразделений организации и прошли свой путь развития от систем автоматизации кадрового учета до полнофункциональных систем, поддерживающих все необходимые функции современного HR-менеджмента. Сегодня эти системы позволяют не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять человеческими ресурсами, но служат информационным каналом, с помощью которого работники могут получать доступ, как к корпоративной, так и к индивидуальной HR-информации.

Автоматизирование системы управления персоналом востребованы в средних и крупных организациях различных отраслей, там, где применяются современные методы управления персоналом и имеются определенные проблемы: есть необходимость в широком использовании высококвалифицированных кадров, спрос на специалистов в сфере деятельности организации превышает предложение, используются сложные системы учета нарядов, высокая текучесть кадров вызывает необходимость разработки специальных программ профессионального обучения работников. Программные продукты данного класса применяются на машиностроительных и приборостроительных предприятиях, в нефтегазовой отрасли, металлургии, энергетике, торговле и сфере услуг, пищевой промышленности, в банковской сфере, в транспортных компаниях, в государственных бюджетных организациях, на предприятиях фармацевтической промышленности.

Основными задачами систем данного класса являются:

• Планирование потребности в персонале и движения персонала, формирование кадрового резерва.

• Управление процессом найма.

• Учет кадровых операций: управление организационной структурой, составление штатного расписания, кадровый учет, табельный учет, делопроизводство, регламентированная отчетность.

• Управление навыками и способностями.

• Управление развитием персонала: оценка и обучение персонала, планирование карьеры.

• Управление компенсациями и льготами, планирование мотивации.

• Учет труда: планирование занятости, учет рабочего времени и прогулов, управление командировками и отпусками.

• Управление эффективностью деятельности персонала.

• Информационное обслуживание персонала и управленцев, формирование различной отчетности.

Аналитики исследовательской компании Forrester Research выделяют в автоматизированных системах управления персоналом три технологических уровня: пользовательский, операционный и стратегический.

На пользовательском уровне решаются вопросы, связанные с информационным обслуживанием персонала и управленцев. На операционном уровне проводится кадровый учет и учет труда. Как правило, программные продукты поддерживают полную функциональность, связанную с реализацией этих уровней.

На стратегическом уровне решаются вопросы, связанные с управлением развития персонала, управлением процессом найма, управлением эффективностью деятельности персонала. Эти задачи проработаны и автоматизированы разработчиками с разной глубиной и широтой охвата проблем, поэтому предлагаемая функциональность программных продуктов для стратегического уровня представлена в различных вариантах: от отдельных функций до поддержки полного состава задач. Базовым компонентом подсистем этого уровня является профиль должности, отражающий требуемый перечень и уровень развития компетенций, которые необходимо иметь работнику для успешного выполнения обязанностей. Должностной профиль используется для проверки соответствия компетенций сотрудника или претендента компетенциям должности с целью принятия кадровых управленческих решений - по приему на работу, мотивации, карьерному росту, обучению и развитию.

На рынке систем управления персоналом представлены самостоятельные программные продукты и подсистемы HRM в составе MRPII/ERP систем. Примеры программных продуктов, представленных на российском рынке приведены в таблице 6.8.

Согласно оценкам исследовательской компании Forrester Research, приведенном в отчете "The Forrester Wave™: Human Resource Management Systems, Q3 2006" технологическими лидерами в области систем управления персоналом являются решения компаний SAP (mySAP ERP HCM) и Oracle (Oracle PeolpeSoft Enterprise, Oracle E-Business Suite).

К лучшим российским решениям можно отнести БОСС-Кадровик (Босс.Кадровые системы), Контур управления персоналом (Галактика) и Подсистему управления персоналом (Компас).

Ответ прошлых лет (Ден)

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять.

Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, системы автоматизации документооборота небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота.

• Системы автоматизации делопроизводства; (В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.)

• Архивы документов; (то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий).

• Системы ввода документов и системы обработки образов документов; (перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию)

• Системы управления стоимостью хранения документов; (система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.)

• Системы маршрутизации документов; (занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.)

• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. ( Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные).

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

• электронный архив документов

• согласование и утверждение ОРД

• контроль исполнения документов и поручений

• автоматизация договорного процесса

• управлени библиотекой книг (book management)

• библиотека регламентов управленческих процедур

• оформление командировок

• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

• система контроля выполнения должностных инструкций

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:

Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Автоматизация работы с персоналом

Системы управления персоналом ориентированы на решения вопросов кадровой политики, подбора и обучения, эффективности и мотивации работы. Большинство из них предназначены для ведения расчетов с работниками на предприятиях и в организациях в соответствии с количеством, качеством и результативностью труда (вкладам в результаты труда коллектива), а также формирования расчетно-платежных ведомостей, налоговых отчетов, бухгалтерских проводок и других документов, соответствующих требованиям российского законодательства.

Программы расчета зарплаты

Программы расчета зарплаты объединяют в себе следующие функции: начисление заработной платы, ведение карточек персонального учета сотрудников и их лицевых счетов, табель рабочего времени, настройка различных видов начислений и удержаний и алгоритмов их расчета; подготовка и печать расчетных и платежных ведомостей, других выходных печатных форм; подготовка проводок и платежных поручений на налоги и перечисления в фонды; подготовка и передача данных по подоходному налогу и персонифицированному учету, заполнение налоговой декларации и пр. Такие программы позволяют полностью автоматизировать расчет заработной платы для предприятий, использующих окладную, повременную или сдельную оплату труда. Чаще всего они востребованы в организациях, где функциональные возможности бухгалтерских программ не позволяют автоматизировать процесс расчета зарплаты из-за сложности начислений и удержаний, которые разработчики бухгалтерских систем не включают в состав своих коробочных продуктов. Типичным примером является «1С: Зарплата и кадры» (1С).

Программы учета кадров

Характерной чертой этих программ является возможность автоматизировать работу отдела кадров, в частности, выписку всех необходимых документов и ведение картотеки сотрудников с обширными данными личных карточек. Программы для управления кадрами (учет персонала), как правило, содержат все утвержденные формы отчетов по состоянию и движению сотрудников и помогают решать отделу кадров вопросы кадровой политики на предприятии.

Системы управления персоналом для крупных предприятий

Для крупных предприятий, решающих HR-задачи (HR – human resource, или трудовые ресурсы), существуют системы, поддерживающие набор методик управления персоналом и состоящие из взаимодействующих программных модулей, которые пользователь может конфигурировать в соответствии со своими потребностями. В состав этих систем, помимо стандартных частей программного комплекса для решения задач расчета зарплаты, кадрового учета, штатного расписания и табельного учета, входят модули управления проектами, планирования бюджетных средств, интернет-поддержки и других возможностей.

Примеры:

Фараон

Назначение: Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации ...), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д.