3. Системы документооборота

Для решения задач автоматизации документооборота применяются, как правило, системы классов workflow и groupware. Основное их назначение – автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, хотя имеются некоторые различия в их идеологической направленности и наборе реализуемых функций.

Системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т. е. выполнение одной «большой» работы несколькими группами исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Для повышения эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе предпочтение стоит отдать системам класса groupware, например Lotus Notes/Domino. Если требуется повышение эффективности работы всей организации в целом, то следует остановить выбор на системах класса workflow, таких как Дело, Staffware и Action Workflow.

Для решения задач автоматизации документооборота класса workflow используется архитектура на базе Web или электронной почты.