2.5. Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные опе­рации отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях ин­формации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с по­мощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтер­ского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, кото­рые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного ру­ководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценно­сти; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, це­лесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определя­ется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в докумен­тах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательны­ми) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким рекви­зитам относят наименование документа, дату составления; наимено­вание организации, от имени которой составлен документ; содержа­ние хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и пра­вильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнитель­ные реквизиты.

28

Первичные документы должны быть составлены в момент совер­шения операции, а если это не представляется возможным - непо­средственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух­галтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в орга­низации графиком документооборота.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицирован­ных форм первичной учетной документации, утвержденном постанов­лением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных документов должны приме­няться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных доку­ментов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тек­сте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего доку­мент. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки ....................................................... верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

29

В некоторых документах, например в приходных и расходных кас­совых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой ус­танавливают необходимое количество заполненных реквизитов, на­личие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполне­ния документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и це­лесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают­ся бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Расценка (таксировка) документов - это денежная оценка ука­занных в документе материальных ценностей.

Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первич­ных документов часто составляют сводные документы.

Разметка (контировка) - это определение и запись корреспон­дирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использован­ные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется докумен­тооборотом.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствую­щим образом подготовить: однородные первичные документы фор­мируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие усло­вия: документы постоянного и временного сроков хранения группи­руют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые пла­ны и отчеты — от квартальных и месячных; в дело должно быть вклю­чено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и дру­гих нормативных актов.

В дело группируются документы одного периода - месяца, квар­тала, календарного года, — кроме переходящих дел (например, лич­ные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы поме­сячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.

30

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они от­носятся.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распо­рядительными документами, являются приложениями к ним и груп­пируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному соста­ву; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности сис­тематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в по­рядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся ос­нованием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело при­ложений к данным приказам.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от вре­мени их составления или даты поступления.

Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последователь­ности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располага­ют в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложе­ния.

Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в ал­фавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные, к засе­даниям, помещаются после протоколов в последовательности рас­смотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизирует­ся в хронологической последовательности: документ-ответ помеща­ется за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание де­ятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.

Папки с документами заключаются в переплет. На титульном ли­сте указывают наименование организации, название и порядковый

31

номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ве­домости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, от­четов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хране­ния материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы России и Росархива от «Об изменении сро­ков хранения документов бухгалтерского учета» 27.06.96 г.

В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хране­ния 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года — квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы засе­даний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бух­галтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по анали­тическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдатель­ные документы и ряд других документов; к документам со сроком хра­нения 5 лет — Главные книги и журналы, а также акты документаль­ных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годо­вые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, пе­редаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооруже­ний. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списа­ния с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и слу­жащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на мо­мент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны хра­ниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организа­ции документы, связанные с начислением и выплатой зараббтной пла­ты работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные ар­хивы.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокурату­ры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их

32

постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоко­лом, копия которого вручается под расписку руководителю организа­ции или главному бухгалтеру.

С разрешения и в присутствии представителей органов, проводя­щих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должност­ное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием ос­нования и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руково­дитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют ак­том, который утверждается руководителем предприятия.