15.14. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выда­ваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 08.02.2002 г. № 93 с 01.01.2002 г. оплата суточных произво­дится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата най­ма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, под­твержденным соответствующими документами (с учетом установлен­ных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключе­ния, производить дополнительные выплаты, связанные с командиров­ками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения зат­раты на командировки принимаются в установленных пределах.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом сче­те 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с креди­та счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные

365

расходы» и других в зависимости от характера расходов. Возврате ные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списы вают со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи цен ностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу. При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установ­ленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кре­дита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списыва­ется со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте плате­жа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчет­ных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехо­зяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расхо­дов по курсу на день представления отчета. При изменении за пери­од командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная - на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная - на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выдан­ной под отчет.