logo search
GOSy_raspredelenie_otvety_10_06_11_v_7-ITOG

Информационная система как производственная система

Пониманию предмета может способствовать представление о том, что информационная система, по существу, является производством, выпускающим определенную продукцию. Эта продукция может быть измерена количественно и оценена качественно, а также может быть определена ее стоимость.

Сопоставление технологического процесса в некоторой условной информационной системе по этапам с некой производственной системой представлено ниже.

Средства информатизации

Производственная система

Входная информация

Сырье

Занесение в память

Хранение на складе

Обработка данных программами

Обработка на станках, в печах и т. п.

Выдача информации в требуемых формах

Сдача готовой продукции на склад

Передача информации пользователю

Сбыт продукции

Основой информационной системы является технология. Если рассматривать информационную технологию (ИТ) по этапам, можно заметить следующее. От объема и характера входной информации в информационной системе зависят требования к устройствам ввода, их производительности, а также время ввода.

Занесение в память информации аналогично хранению сырья на складе.

Объем памяти ИС, по существу, хорошо согласуется с вместимостью складских помещений. И так же как сырье, информация не должна «лежать на складе», она должна полностью и постоянно использоваться; избыточная память (аналогия – излишние складские площади) снижает эффективность системы, поскольку информация обрабатывается дольше, устройства большой емкости стоят дороже, их стоимость переносится на продукцию, т. е. на результат обработки информации (ОИ).

Основной этап информационных технологий, конечно, – обработка данных программами. Возможности потерь и резервы здесь обычно скрыты в большем объеме, чем на других этапах. Выдерживая приведенную выше аналогию с производственной системой, можно заметить, что:

– информация – это заготовки или полуфабрикаты,

– прикладные обрабатывающие программы – это инструменты,

– сервисные программные средства – приспособления,

– оборудование ЭВМ и их базовые программные средства – это основное технологическое оборудование (станки, сварочные автоматы, прессы и т.).

Мощные оборудование, базовые программные средства, прикладные программы, конечно, повышают производительность и качество работ, однако могут быть избыточными, что влечет за собой удорожание продукции – информационной услуги или результата расчета.

Выдача информации в требуемых формах (продукции) может осуществляться по-разному: на экран индивидуального пользовательского дисплея, в сетевые структуры для коллективного использования, в виде «твердой копии» - документа, на экран (табло) и т. д. Формирование выходной информации u1090 требует затрат и оборудования и в этом аналогично предыдущему этапу.

Передача информации пользователю – рациональное потребление продукции информационной системы – весьма сложный вопрос: не всегда ясно, как и какая информация, выдаваемая ИС, действительно применяется пользователями, т. е. потребляется и дает эффект.

Приведенные особенности ИС выявляют необходимость обеспечения эффективности как на каждом из этапов, используемых ИТ, так и в системе в целом как специальной проблемы менеджмента.

Дополнения Милы

Информационные ресурсы – это совокупность данных, организованных для

получения достоверной информации, где

Данные – это информация, обработанная и представленная в

формализованном виде для дальнейшей обработки. (ГОСТ 7.0-99)

Макарова Н.В. рассматривает информационные ресурсы как отдельные

документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в

информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных,

других информационных системах). [9, c. 23]

Надо понимать, что документы и массивы информации, о которых

говорится, не существуют сами по себе. В них в разных формах представлены

знания, которыми обладали люди, создававшие их. Таким образом,

информационные ресурсы – это знания, подготовленные людьми для социального

использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе.

Информационные ресурсы общества, если их понимать как знания,

отчуждены от тех людей, которые их накапливали, обобщали, анализировали,

создавали и т.п. Эти знания материализовались в виде документов, баз

данных, баз знаний, алгоритмов, компьютерных программ а также произведений

искусства, литература, науки.

Информационные ресурсы страны, региона, организации должны

рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости

запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам.

С развитием рыночных отношений появляются не возникавшие до настоящего

времени задачи обеспечения специалистов полным набором экономической и

коммерческой информации, без которой невозможна нормальная

предпринимательская деятельность. Причём эта информация нужна специалистам

не от случая к случаю, а постоянно.

Что же сегодня представляют собой ресурсы бизнес-информации в России и

кто их готовит?

В этом процессе можно выделить следующие структуры:

Как и при использовании традиционных видов ресурсов и продуктов, люди

должен знать: где находятся информационные ресурсы, сколько они стоят, кто

ими владеет, кто в них нуждается, насколько они доступны.

Ответы на эти вопросы можно получить, если существует рынок

информационных продуктов и услуг.

Рынок информационных продуктов и услуг – система экономических,

правовых и организационных отношений по торговле продуктами

интеллектуального труда на коммерческой основе.

Поставщиками информационных продуктов и услуг могут быть:

В большинстве случаев пользователи заинтересованы в получении реальных

данных о производителях, ценах, спросе на отдельные товары и т.д.

Информация такого рода необходима данный конкретный момент и в большинстве

случаев быстро устаревает. В связи с этим появляется необходимость в

актуализированных средствах, позволяющих обеспечить решение проблем в

сжатые сроки.

Учитывая важность развития сферы деловой информации для социально-

экономических преобразования в России, многие специалисты считают, что

среди поддерживаемых государством по развитию инфраструктуры

информационного рынка должны быть: мониторинг общедоступных информационных

и телекоммуникационных продуктов и услуг, широкомасштабные маркетинговые

исследования рынка деловой информации, целенаправленное формирование

покупательских потребностей и, ответственно, покупательского спроса,

развитие системы информирования и рекламы.

Информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения.

В управленческой практике информационная система или система

информационного обеспечения – это система сбора, хранения, накопления,

поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

ИС должны соответствовать ряду требований:

1. достоверность и точность информации;

2. своевременность получения информации;

3. полнота информации;

4. полезность информации.

Основное разграничение заключается в том, из какого источника поступила информация: первичного (информация, собранная фирмой при непосредственном исследовании или взятая из отчетов об исследованиях) или вторичного (уже кем-то собранная информация, которую предстоит проанализировать). Соответствующее, связанное с этим различие состоит в том, является ли эта информация общедоступной или доступ к ней ограничен.

Все бизнес-процессы в определенной степени зависят от информации, которая необходима для снижения риска при принятии решений и разработке стратегии. Управление информацией является основной функцией управляющих в большинстве фирм, особенно в крупных компаниях и транснациональных корпорациях. Управление информацией определяют как получение своевременной, точной и необходимой информации и передача ее работникам всех уровней. Управление, таким образом, включает сбор, интерпретацию и хранение информации в логической системе. Системы управления информацией, построенные, как правило, на базе какой-либо компьютерной программы, помогают привести информацию в более стройную систему, ускорить процесс доступа к ней и увеличить скорость передачи данных. Несмотря на это, надо знать, что от этих систем не будет толку, если компания вначале не определит, какие именно виды информации она хочет получать, а также не обозначит приоритетные направления ее использования.

Информация, равно как товары и ресурсы, - это “стратегический ресурс”, от которого зависит конкурентоспособность всех фирм.

Задача бизнес-информации заключается в предоставлении менеджерам некоторой основы знаний как о внутренней среде фирмы, связанной с ее работой, так и о внешней, в которой функционирует фирма. Основная цель сбора информации состоит в том, чтобы на ее основе как можно точнее, с минимальным уровнем неопределенности, формировать знания и принимать решения. Соответственно при получении бизнес-информации акцент должен быть сделан на сборе реальных, экономических, детерминистских и безусловных фактов. Однако вопрос о том, “какую информацию использовать”, остается очень непростым.

Бизнес-информацию обычно классифицируют одним из двух способов. Первый способ — по размещению источника информации, причем самое распространенное различие состоит в том, расположен источник информации внутри фирмы или же он внешний по отношению к ней. Вторым способом информацию можно классифицировать по ее предназначению.

Внешняя информация

Рыночная информация. Это огромная и сложная область, и рыночная информация сейчас по праву является основным товаром для фирм, начиная от рекламных агентств и заканчивая банками (а также для специализированных компаний, занимающихся рыночными исследованиями), конкурирующих за право предоставить информацию фирмам. Рыночная информация может быть очень разной — от конкретной (как, например, анализ структуры магазинов в узком сегменте розничного рынка) до самой общей (как анализ тенденций на мировом рынке какого-нибудь товара). От рыночной информации зависят разработки компаниями новых продуктов, маркетинговое планирование, планирование коммуникаций и рекламы, решения об экспорте, а также общие стратегические решения. Природа рыночной информации меняется в зависимости от цели и от того, какой компании предназначена эта информация; категории, по которым обычно ищется информация, включают размер и рост рынка, покупательную способность, привычки, спрос и поведение потребителей, рыночную долю и информацию о конкурентах.

Информация о конкурентах. Ее иногда рассматривают как часть рыночной информации, но она по праву заслуживает отдельного рассмотрения, поскольку может влиять на принятие стратегических решений, даже если рыночные условия не учитываются непосредственно. Компании могут, например, заинтересоваться, где конкуренты находят источники сырья и специалистов, для того чтобы участвовать в конкурентной борьбе за эти источники или сохранить уже имеющиеся. Известно, что точную информацию о конкурентах получить трудно, и эта область удостоилась пристального внимания благодаря таким неэтичным действиям некоторых компаний, как промышленный шпионаж.

Макроэкономическая и геополитическая информация. Хотя информация этого вида редко напрямую воздействует на компании, она может сыграть решающую роль при разработке долгосрочной стратегии. Например, информация о разработках в Китае помогла компаниям решить, выходить на китайский рынок или нет; примечателен тот факт, что первые иностранные компании, которые вышли на китайский рынок, обладали лучшими и наиболее достоверными источниками информации о политических и экономических переменах в Китае.

Информация о поставщиках. Эту информацию часто упускают из виду, но она играет не последнюю роль и при разработке новых продуктов, и при расчете практических результатов. Информация о поставщиках обычно концентрируется на таких аспектах, как издержки, надежность, качество и время доставки.

Внешняя финансовая информация. Компаниям, особенно крупным со сложной структурой инвестиций и (или) со сложной финансовой структурой, требуется разнообразная информация по таким вопросам, как, например, валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала и т. д. В последние годы на этих рынках наблюдаются тенденции к переходу в виртуальное пространство и предоставлению информации в режиме реального времени. Основная сложность для компаний и менеджеров, занимающихся сбором информации, — структурировать управление информацией, чтобы можно было собирать, ассимилировать и анализировать очень большие и чрезвычайно быстрые информационные потоки.

Информация о регулировании и налогообложении. Компаниям нужна информация об условиях регулирования, по всей вероятности, только для соблюдения правовых норм, а не по каким-то иным соображениям. Оценка условий регулирования тоже нужная задача, предшествующая принятию любого решения о выходе на иностранные рынки. Информация о налоговых системах важна не только для соблюдения правовых норм, но и для определения эффективного с точки зрения налоговых выплат способа ведения операций. Например, могут быть какие-то налоговые стимулы к размещению производства в одной стране, а не в другой, где планируется введение более высоких налогов.

Внутренняя информация

Информация о производстве. Это пример полностью внутреннего по отношению к фирме вида информации. Компаниям-производителям нужна информация о таких вещах, как эффективность производства и производительность, издержки, отходы производства и качество. Информация о производстве важна для финансового планирования, но многие компании также опираются на нее и при маркетинговом планировании; им важно знать, способно ли производство поставлять продукцию определенного качества в объеме, достаточном для выполнения службами маркетинга и сбыта своих обязательств перед потребителями.

Информация о трудовых ресурсах. На сегодняшний день это “серая зона” в управлении информацией; хотя многие фирмы наладили сложную систему получения информации о рынке, конкурентах и производстве, лишь немногие имеют схожую по сложности систему для получения информации о трудовых ресурсах. Информация о трудовых ресурсах обычно сфокусирована на таких моментах, как обучение персонала и уровень квалификации, моральное состояние персонала и расходы на обеспечение кадрами. В достаточно опытных фирмах наблюдается тенденция собирать информацию о личной жизни работников. Такая система наиболее распространена в США, но встречается и в других странах; фирмы пытаются получить как можно больше информации о характерах сотрудников, внешних интересах, семейной жизни, для того чтобы лучше удовлетворять потребности работников и повышать их моральное состояние. Некоторые японские фирмы воспринимают этот вид информации как естественную часть корпоративной программы социального обеспечения для работников и их семей. Однако в других странах сотрудники иногда воспринимают сбор такой информации как вторжение в их частную жизнь.

Внутренняя финансовая информация. Эта категория информации описывает то, что обычно называют “показателями”. Она включает основную информацию из бухгалтерского баланса о прибыли и издержках, об имуществе и обязательствах, а также большой спектр финансовых показателей, таких как коэффициент P/E (отношение рыночной цены акции к доходу по ней), отношение заработной платы к валовой выручке, показатели производительности и т. д. Такая информация обычно дает исходную картину финансового благополучия и рентабельности компании.

Источники бизнес-информации

Касаясь источников информации, Лавин (Lavin, 1987) предложил классифицировать всю бизнес-информацию двумя способами. Классификация первым способом предполагает, что информация может быть либо первичной, полученной в результате исследования или анализа, инициированного фирмой, либо вторичной, полученной из каких-то уже имеющихся источников. Второй способ подразделяет информацию на внутреннюю и внешнюю по отношению к фирме. Далее Лавин классифицирует вторичные источники по характеру доступа к ним. Эти источники могут быть:

публичными, доступными для любого исследователя;

частными, составляющими собственность определенной компании или института (но с возможностью доступа к ним за плату);

подписными, представляющими собой гибрид публичных и частных источников, когда информация находится в чьей-то собственности, но постоянно обновляется и становится доступной для определенного ограниченного круга подписчиков.

Рис. 1 описывает базовую классификацию источников информации, разделенную по стратегиям поиска. Стратегии могут быть либо официальными, использующими специализированных поставщиков информации, либо неофициальными, использующими различные каналы; они также могут быть активными (когда ищут источники информации) или пассивными (анализ информации из уже известных источников). Комбинация нескольких таких стратегий может быть вполне достаточной, но это зависит от объекта.

При поиске источников информации особое внимание нужно уделять таким вопросам, как стоимость и конкретность получаемой информации, надежность и гарантии достоверности информации. К сожалению, имеется прямая зависимость (причем обычно очень тесная) между степенью конкретности информации и стоимостью ее получения. Необходима оценка надежности информации (с заданием допустимой погрешности); она должна включать источник, срок, в течение которого информация остается актуальной, и ее анализ. Репутация источника — это одно, а использование доказательств, подтверждающих ее, или “триангуляция” информации, — совсем другое.

Приведем несколько наиболее распространенных источников бизнес-информации:

Некоторые источники стоит прокомментировать. Правительственные учреждения, как государственные, так и надгосударственные, могут служить хорошим источником необработанных данных, особенно рыночных и макроэкономических, а также информации, касающейся регулирования. Однако часто эти данные нужно интерпретировать или анализировать. Некоторые правительственные учреждения пытаются сами сделать анализ; например, посольства Великобритании за границей предоставляют отчеты об исследованиях рынков заинтересованным компаниям, но качество их бывает разным, а иногда отчеты немногим отличаются от простого перечисления названий и адресов. В том, что касается экспортных рынков, торговые ассоциации зачастую являются более полезным источником.

Число компаний, занимающихся частными исследованиями и информацией, за последние годы выросло в несколько раз; они специализируются на сборе информации о рынках и конкурентах. Газеты и журналы представляют собой источник бесплатной (обычно), но не фильтрованной информации по широкому кругу вопросов. Службы бизнес-информации чаще всего предоставляют услуги по поиску специальной и детализированной информации на основе подписки или продажи. Обычно это коммерческие организации, но такие услуги предоставляют и академические учреждения. Примером коммерческих организаций могут быть служба кредитной информации Dun & Bradstreet или компания A.C. Nielsen, занимающаяся исследованиями рынка. В качестве примера академических учреждений можно привести Centre for Economic Forecasting при London Business School, предоставляющий макроэкономические анализы и прогнозы, и Small Business Foresight, предлагающий услуги по анализу и прогнозированию для держателей акций мелких компаний.

Развитие информационных технологий увеличило число и повысило уровень баз данных на CD-ROM и в режиме онлайн, предоставляющих как количественную, в частности статистическую и подробную финансовую информацию (например, Datastream, FAME, Eurostat, NOMIS), так и качественную, такую как информация о рынках и конкурентах, которую предоставляют службы новостей (например, Nexis, McCarthy, Reuters Business Briefing). Интернет со своей всемирной паутиной предлагает невероятное количество информационных сайтов, а также средств обмена информацией по всему миру (см. ИНТЕРНЕТ; WORLD WIDE WEB).

Количество источников информации растет невероятными темпами, а в процессе поиска информации фирмы опираются на использование средств поиска в режиме он-лайн, таких как Lycos, созданный университетом Carnegie Mellon, WebCrawler, или InfoSeek (см. Поисковые системы в Интернете). Эти средства позволяют искать информацию многими способами: одни ищут по заголовкам и названиям, другие ищут сами документы, третьи еще как-нибудь. Для подписчиков количество услуг в Интернете вообще, а также в частных сетях, таких как Microsoft Network, продолжает расти, обеспечивая доступ к конкретной, очень подробной информации.

Всегда имеется большой спрос на специфическую информацию по секторам и регионам, и он продолжает расти. Группы определенных интересов, блоки новостей и доски объявлений в Интернете позволяют выделять пучки узкоспециализированной информации и таким образом увеличивать полезность доступной информации. Обмен информацией по всему миру в режиме реального времени способствует установлению контактов и поддержанию взаимоотношений. Он быстро стал неотъемлемой частью ведения бизнеса, а неизбежный приход надежно защищенных систем электронных торгов в дальнейшем ускорит этот процесс.

Информационные технологии увеличили возможности доступа к первичным источникам информации внутри компании. Менеджерские информационные системы (MIS) и администраторские информационные системы (EIS) собирают информацию из таких источников, как отчеты о продажах, производственные отчеты, а также добывают информацию о рынках, финансах и производстве (см. информационные системы для руководителей). Использование усложненных баз данных сделало возможными методы маркетинга взаимодействия, а новое программное обеспечение позволило развивать автоматизированные и даже “интеллектуальные” электронные формы (см. Географические информационные системы). Очевидно, что качество информации зависит от качества информационной системы и профессионализма людей, отвечающих за входные данные.

Роль бизнес-информации

Дибольд (Diebold, 1985) подчеркивает, что потребность в информации неявно присутствует в каждом действии менеджера. Он утверждает, что вся работа в современном офисе делится на шесть основных частей:

вход, сбор необработанных данных;

коммуникации, перемещение информации от одного источника к другому;

обработка, преобразование информации из одной формы в другую;

хранение, сохранение обработанной информации;

поиск, процесс доступа к хранящимся данным;

выход, формирование данных или информации в виде, удобном для пользователя.

Эта классификация совпадает с точкой зрения Друкера (Drucker, 1967), который предложил применять в качестве отличительной черты руководителя его способность контролировать и использовать знание. Сейчас это общепринятая точка зрения; тем не менее все еще продолжаются споры относительно природы информации и степени, в которой ее можно использовать. Точка зрения прагматиков резюмирована Гарнхэмом (Garnham, 1983), который считал, что информация — это функция, основная цель которой заключается в развитии рынков и увеличении прибыли. Коннел (Connell, 1983) придерживается иного мнения о бизнес-информации: поскольку ее нужно интерпретировать, чтобы получить знание, то способность экономической власти контролировать информацию ограничена. Наконец, информация остается вне зоны контроля фирмы, так как информацию о фирме могут получить пользователи со стороны; именно поэтому общество гораздо более могущественно, чем фирма.

Организации используют информацию в четырех основных целях:

Из этих ролей самой важной является снижение риска. Теоретически можно принимать решения, вообще не основываясь ни на какой информации: так поступает биржевой спекулянт, хотя опытные биржевые спекулянты будут утверждать, что при принятии решений они используют такую информацию, как расчет вероятностей. Однако сомнительно, чтобы какая-нибудь серьезная компания принимала решения (особенно связанные с затратами или с риском потери дохода) таким образом. Информация может быть разрозненной и очень неполной (в 1989 г. один коммерческий банк принял решение о перемещении большой части своих активов с целью инвестирования в Германию, основываясь лишь на той информации, что Берлинская стена пала), но она, тем не менее, должна иметься в наличии (см. Системы поддержки принятия решений). В то же время многие организации вынуждены решать, когда информации для эффективного управления издержками уже достаточно; способность управлять информацией так, чтобы получать от нее пользу и минимизировать издержки, является важным навыком для тех, кто управляет информацией.

Отсюда следует, что чем больше информации есть у компании, тем меньше уровень риска в ее последующих действиях. Пример этого можно найти в маркетинге. Для специалиста по маркетингу теоретическим идеалом была бы возможность идентифицировать каждого индивида на целевом рынке и иметь информацию о его желаниях, потребностях и моделях потребления. Большинство маркетинговых исследовательских программ нацелено на приближение к этому идеалу, насколько возможно, а все многообразие инструментов используется, чтобы извлечь как можно больше единиц информации. Ситуация, когда вся доступная информация есть у всех участников рынка, известна как эффективный рынок; на таком рынке нет неопределенности, а так как ввиду отсутствия конкуренции все участники рынка действуют рационально, на нем нет риска. Рынками, наиболее приближенными по этим характеристикам к эффективному рынку, являются рынки капитала, а особенно рынки акций.

Однако даже на рынках капитала нет информационной эффективности, а на рынках потребительских товаров и услуг эффективный рынок невозможен чисто логически, если только маркетологи не смогут найти способа, как идентифицировать и анализировать модель поведения каждого отдельного потребителя. Но даже в таком случае этот метод пришлось бы сделать доступным не для одной только фирмы, а для всех участников рынка, которые тоже стали бы его использовать. Пока существует асимметрия информации, фирмы, обладающие большим количеством информации, чем их конкуренты, будут господствовать над ними. Информация позволяет компаниям действовать первыми, а если у них есть более надежное знание, чем у конкурентов, то информация дает им более высокий шанс завоевать рынок.

Процесс сбора информации

Активный сбор информации чаще всего бывает ad hoc1 и фокусируется на конкретном решении или событии; он редко бывает постоянным и осознаваемым именно как процесс сбора информации. В очень немногих компаниях изучение окружающей среды существует официально; происходит ли это так, зависит от стратегических условий для них (от их осведомленности) и от их чувствительности к различным аспектам окружающей среды.

Регулярный сбор информации возникает как составная часть бизнеса, но более целенаправленную работу можно включить в состав мероприятий по ежегодному планированию и составлению бюджета, по координации стратегических решений с прогнозами внешних и внутренних условий, по разработке новых товаров, услуг, рынков либо рационализации обеспечения. Пассивный сбор информации возникает в большинстве случаев в процессе различных взаимодействий или операций в бизнесе, а также во время неофициального обмена. Когда менеджеры сталкиваются с какой-либо сложной, по существу неопределенной, но стратегически важной для фирмы проблемой, процесс поиска информации становится более активным, официальным и целенаправленным.

Различные виды информации компании склонны собирать разными способами, например, маркетинговую и сбытовую информацию — более неформально, чем финансовую и законодательную информацию, которую собирают официально. (Jenkins, 1994). Хотя процесс сбора информации представляет собой комбинацию официальных и неофициальных схем, наблюдается тенденция к тому, чтобы использовать официальный подход к информации, касающейся регулирования, и к служебным видам информации. И все же часто сведения о лучших официальных источниках информации поступают через неофициальные каналы. Менеджеры, особенно в небольших фирмах, предпочитают обращаться к людям, а не к документам. Джинтер и Дункан (Ginter & Duncan, 1990), а также Шарки (Sharkey, 1992) подтверждают это предпочтение и подчеркивают, что не следует пренебрегать внутренними источниками информации, так как зачастую они оказываются очень ценными.

Сбор информации как процесс состоит из двух частей: непрерывный сбор общих деловых сведений от неформального общения с коллегами и других контактов как часть повседневной деятельности, а также постоянная подпитка информацией из более официальных сетей, откуда поступают важные новости.

Навыки управления информацией

Основные навыки, которые требуются для получения и использования информации, — это поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция. Галиерс отстаивает необходимость подходить к сбору новой информации, основываясь на уже имеющейся, а также важность интерпретации информации следующей фразой: “Мы предполагаем, что всего лишь набор данных, являющихся побочным результатом деятельности фирмы, обеспечит нам принятие решений, основанное на имеющейся информации. Но очень часто это приводит к тому, что мы называем “информационной перегрузкой”” (Galliers, 1993) (см. Информационная перегрузка).

Сегодня растет сложность сбора информации и управления ею; значит, это требует все больше времени и базовых навыков, необходимых менеджерам для управления информацией, часто не хватает. Блэйер и Гордон поддерживают мнение, что растет значение контроля и управления письменной информацией в фирмах: “Менеджеры бывают перегружены массой бесполезной информации, которая часто делает запутанными действительно важные документы” (Blair & Gordon, 1991). Такое неправильное управление мешает правильному принятию решений и планированию и ухудшает результаты деятельности фирмы. Когда имеющейся в распоряжении информацией не могут или не хотят правильно управлять, это часто приводит к двойной трате сил и средств. “Если бы мы управляли своими деньгами так же, как управляем информацией, то мы бы уже давно разорились” (авторство приписывается Делано Слоту, процитировано у Баббара и Рея (Babbar & Rai 1993).

Управление информацией в теории и на практике зачастую приводит к двум распространенным проблемам. Первая, о которой уже упоминалось выше, касается выбора информации. Высокоточные методики сбора информации часто компрометируются неправильными и совершенно недостаточными критериями отбора, которые могут привести к сужению целей организации и к ограничению ее возможностей. Следовательно, для большинства критериев отбора информации рамки следует определить максимально широко. Вторая, очень часто встречающаяся проблема заключается в том, что приобретение и распространение информации являются последними этапами в информационной цепочке. Однако слишком мало сообщается о том, как можно применить информацию с максимальной пользой.

Важной разработкой последнего времени стало появление “управления знаниями”, дисциплины, связанной с управлением информацией, но отличной от нее (см., например, Венцина (Venzin, 1997)) (см. корпорации знания). Хотя управление информацией включает в первую очередь выбор и сбор информации, управление знаниями — понятие гораздо более широкое и включает такие разделы, как идентификация знания, управление знанием, развитие знания и использование знания. Таким образом, управление знаниями занимается вопросами, как получать, использовать, распространять и трансформировать знания, а также находится в непрерывном поиске практических преимуществ для фирмы. Возможность того, что в ближайшем будущем управление знаниями отнесут к разделу управления информацией или что управление информацией через какое-то время станет чем-то большим, чем просто техническая деятельность по сбору и хранению информации, кажется вполне вероятной.

Использование информации

Говоря практическим языком, бизнес-информация позволяет бизнесу совершать много дел. Главной движущей силой сбора и анализа бизнес-информации является повышение конкурентоспособности. Сейчас для эффективного использования информации фирмы чаще всего используют компьютер и телекоммуникационные технологии.

Потенциальные выгоды от эффективных информационных и коммуникационных систем включают те, что приведены Фулером и Дженкинсом (Fuller & Jenkins, 1995) в табл. 1. Пользу от улучшения процесса обмена информацией можно описать как улучшение взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оптимизацию операций в бизнесе, а также более быстрый доступ к ресурсам и услугам экспертов.

Однако сейчас все чаще стали признавать, что одной информации недостаточно. Для того чтобы использовать информацию эффективно, фирмы должны обладать механизмами “трансформации” информации в знание и использования этого знания как имущества. Несмотря на то что десять лет назад учебники по менеджменту и статьи в журналах провозглашали информацию как самый ценный товар, сейчас акцент делается на знании. Успех компании в будущем, по-видимому, зависит только от понимания взаимосвязи между ними, а также от того, насколько правильно компания ими управляет.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов АИТУ, в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику, средства коммуникации, офисное оборудование и специфические виды услуг - информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение и т. п. Это способствовало быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному применению АИТУ и их большому многообразию.

Принятие правильных решений в области научно-исследовательских работ становится невозможным без полной информации о деятельности не только конкурентов, но и новых фирм на рынке, а также о способности поставщиков и потребителей отстаивать свои интересы.

Правильное определение бизнеса фирмы обычно требует принятия во внимание трех факторов: 1) потребностей покупателей (что надо производить?); 2) специфических групп покупателей (для кого надо производить?); 3) технологического или функционального исполнения (как, каким образом удовлетворяются потребности покупателей?)

Информационное пространство бизнеса включает:

Предприниматель отбирает из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует реализации предпринимательской идеи.

Он должен поставить задачу, установить обратную связь, при необходимости изменить условия, получить варианты решений, оценить эффективность полученных решений, выбрать оптимальный (или квазиоптимальный) вариант и оптимальным образом реализовать свою идею.

Информационные технологии при ведении бизнеса могут выступать в следующих качествах:

Предприятие пронизано множеством информационных потоков. Эти потоки можно выделить укрупнено как внешнюю и внутреннюю информационную среду предприятия. Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Фирма должна постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). К внутренним параметрам относятся производственные и кадровые. Производственные параметры включают характеристики стратегических хозяйственных областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т. п. К кадровым параметрам можно отнести психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.

Динамичное развитие внутренней и внешней среды предприятия требует изменения требований к информационным технологиям, что выражается в следующем:

Классификация информации, циркулирующей в организации

В рыночной среде имеют место практически все виды информации, однако наиболее актуальными являются следующие:

Ответ прошлых лет (Ден)

Информация в современном мире становится стратегическим ресурсом и одним из ведущих факторов развития социума. Повышенный интерес к данному феномену в науке связан с эффективным и целенаправленным использованием научной информации для решения проблем динамичного развития научно-технического потенциала и определения приоритетных отраслей знания, что, в свою очередь, является условием устойчивого развития человечества в третьем тысячелетии.

Информационная поддержка бизнеса состоит из:

Оперативная деловая информация

Мониторинг СМИ

Информация стратегического уровня

Рыночные исследования и анализ конкурентов

Расчет ТЭО для бизнес-проектов

Экономическая безопасность и кризис-менеджмент

Деловая репутация и финансовое состояние фирм

Минимизация потерь при уходе ключевых сотрудников

Специальные исследования и консультации

Свойства информации

Как и всякий объект, информация обладает свойствами. Характерной отличительной особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию. С точки зрения информатики наиболее важными представляются следующие общие качественные свойства:

  1. Объективность информации. Объективный – существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация – это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения, суждения. Объективную информацию можно получить с помощью исправных датчиков, измерительных приборов. Отражаясь в сознании конкретного человека, информация перестает быть объективной, так как, преобразовывается (в большей или меньшей степени) в зависимости от мнения, суждения, опыта, знаний конкретного субъекта.

  2. Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

    • преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;

    • искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.

  3. Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

  4. Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

  5. Актуальность информации – важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

  6. Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

Самая ценная информация – объективная, достоверная, полная, и актуальная. При этом следует учитывать, что и необъективная, недостоверная информация (например, художественная литература), имеет большую значимость для человека. Социальная (общественная) информация обладает еще и дополнительными свойствами:

С течением времени количество информации растет, информация накапливается, происходит ее систематизация, оценка и обобщение. Это свойство назвали ростом и кумулированием информации

.