9.3. Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания при­шедших в негодность основных средств и собственного производства.

Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтер­скими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требо­вание (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, дру­гой - через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к же­лезнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, свя-

164

занные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют со­ответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ма­териалов и др. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снаб­жения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступаю­щих грузов, в котором указывают регистрационный номер, дату запи­си, наименование поставщика, дату и номер транспортного докумен­та, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из отдела снабжения пере­дают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспе­дитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по ко­личеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспорт­ной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают пе­речень материалов, подлежащих получению. При приемке материа­лов экспедитор производит не только количественную, но и качествен­ную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие коли­чества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приход­ный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материа­лы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учиты­ваются одновременно в двух единицах измерения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фак­тическими данными разрешается осуществлять оприходование мате­риалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся ос-

165

новные реквизиты приходного ордера. Количество первичных доку­ментов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку ма­териалов производит комиссия и оформляет акт о приемке матери­алов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель постав­щика или представитель незаинтересованной организации. Акт со­ставляют также при приемке материалов, поступивших на предпри­ятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспорт­ную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех эк­земплярах: первый из них служит основанием для списания материа­лов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов по­лучателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и при­лагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную приме­няют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсут­ствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, от­ходов производства и др. оформляют одно- или многострочными тре­бованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в каче­стве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при раз­борке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях тор­говли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим сто­имость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покуп­ки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому от­чету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на производствен­ное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработ­ки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

166

Важным условием контроля за рациональным использованием материалов являются их нормирование и отпуск на основе установ­ленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вы­воз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов зави­сит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нуж­ды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Они вы­писываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут приме­няться квартальные лимитно-заборные карты с отрывными месячны­ми талонами на фактический отпуск. В них указывают вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр зат­рат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получа­телю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущен­ного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и распи­сывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывает­ся в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов не­посредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте рас­писывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установлен­ного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного ма­териала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют вы­пиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяе­мого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и Уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и воз­вращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную кар­ту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает ко­личество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-

167

заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудо­емкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладны­ми на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получате­лем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Наклад­ные составляют материально ответственные лица участка, отпускаю­щего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на мес­те с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающе­го ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам сво­ей организации, расположенным за ее пределами, оформляют наклад­ными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает от­дел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании наря­дов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий - в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов оформляют актом на списание материа­лов, который составляется специально созданной комиссией, с учас­тием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно ис­пользовать карточки учета материалов. С этой целью представите­ли цехов-получателей расписываются в получении материалов в са­мих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производ­ственных затрат с целью последующей группировки записей по объек­там калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запа­сов.

На фактически израсходованные материалы подразделение-полу­чатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наиме­нованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы мате-

168

риалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выпол­ненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценнос­тей и передают их в бухгалтерию.

В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специ­альными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно ра­ботником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реали­зацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материа­лов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи до­кументов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бух­галтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.