2.2. Учет кассовых операций. Учет денежных документов

Все свободные наличные денежные средства должны отражаться на счете 50. Кассовые операции регламентируются ЦБ РФ. С 1993 г. действует порядок ведения кассовых операций. Существуют требования:

1. к помещению кассы

2. по обеспеченности сохранности денежных средств при перемещении

3. к должности кассира

4. по организации документооборота кассы.

Существуют унифицированные формы первичных документов, содержащих обязательные реквизиты:

а) приходный кассовый ордер (ПКО) – является внешним документом, поэтому заверяется печатью. Состоит из двух частей с одинаковой информацией: ПКО и квитанции.

б) расходный кассовый ордер (РКО) – состоит из нескольких частей и содержит указание на выдачу за подписями распорядителей денежных средств; расписка о получении и информация о получателе; подпись кассира, подтверждающая выдачу. Кассовые ордера каждый год нумеруются заново, никаких исправлений не допускается и они действительны один день.

в) реестр кассовых ордеров

г) кассовая книга (отчет кассира) – хронологический документ за конкретный операционный день (лист). Ведется кассиром.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров организации производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентарной комиссии подлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Материально-ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматического ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков, чековых книжек и т.д.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации (акт инвентаризации наличных денежных средств – Форма № ИНВ-15).

Результат инвентаризации оформляется актом в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: первый – материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, третий – в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких исправлений и помарок в акте инвентаризации не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственными лицами. При выявлении недостачи или излишка средств в кассе организации в акте указывается их сумма и обстоятельства их возникновения. Материально ответственные лица должны дать объяснения причин излишков или недостачи. Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с материально ответственного лица – кассира организации. Выявленные излишки наличных денежных средств принимаются к бухгалтерскому учету (приходуются в кассу) и зачисляются на финансовый результат организации (счет 91).

Отражение в бухгалтерском учете излишков наличных денег, выявленных при инвентаризации, оформляется проводкой: Дт 50 Кт 91.1

Взыскание недостачи: Дт 73.2 Кт 94

Внесение денежных средств кассиром в погашение недостачи: Дт 50 Кт 72

Пример:

1. Отражена недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная при инвентаризации: Дт 94 Кт 50

2. Недостача денежных средств отнесена на кассира: Дт 73.2 Кт 94

3. Кассиром в погашение недостачи внесены денежные средства в кассу организации: Дт 50 Кт 73.2

Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также производят учредители организации и аудиторы в соответствии с заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей. Систематическая проверка соблюдения организациями требований порядка ведения кассовых операций возлагается также на банки. Организации должны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины.

Отдел внутренних дел в пределах своей компетенции проверяет техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организации. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствовавших совершению хищений и злоупотреблений, обязательны для выполнения организацией.