3.4. Порядок хранения документов и передача их в архив

Статьей 18Закона N 57-З предусмотрено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь. При хранении вышеперечисленных документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

Ежегодно или один раз в два года карточки учета материалов, отдельных предметов в составе оборотных средств и тому подобных сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами бухгалтерского учета и другими бухгалтерскими документами. Такие же сроки предусмотрены для сдачи в архив карточек учета основных средств, выбывших в течение года (ч. 5 п. 17Инструкции N 15).

Опись инвентарных карточек по учету основных средств формы ОС-10сдается в архив в том случае, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке установленных законодательством форм. Если инвентарные карточки сдаются в архив без описи, то составляется реестр сдачи документовформы 442. В реестре указываются номера карточек и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях еще и наименование обслуживаемой организации (ч. 6 п. 17Инструкции N 15).

По окончании каждого отчетного месяца все мемориальные ордера и другие документы брошюруются в хронологическом порядке. В зависимости от объема документов в одну папку можно производить брошюровку за несколько месяцев или за один месяц сброшюровать несколько папок. На обложке указываются: наименование организации; название и порядковый номер папки; отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле (п. 25Инструкции N 15).

Все документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (ч. 3 п. 26Инструкции N 15).

Государственные органы, иные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. Документы, удостоверяющие такую сдачу, хранятся в бухгалтерии с постоянным сроком хранения (ст. 4Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 N 323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь",п. 26Инструкции N 15).

В государственных архивах и архивах организации сроки хранения документов определяются номенклатурой дел. С 10.08.2012 в Республике Беларусь действует Переченьтиповых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности (п. 3 ст. 18Закона N 57-З).