3.1. Субсчет 120 "Касса"

Как правило, денежные средства организаций, в том числе и бюджетных, хранятся на счетах в банке и расходуются путем безналичных перечислений. Однако на практике возникает необходимость в расчетах наличными денежными средствами.

Так, в кассу организации могут поступать наличные деньги:

- при снятии денежных средств со счетов в обслуживающем банке (например, на выдачу заработной платы, на командировочные и хозяйственные расходы);

- от покупателей и заказчиков за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги;

- от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;

- от работников организации в погашение причиненного материального ущерба и др.

Единый порядок ведения, учета и оформления кассовых операций, обязательный для всех юридических лиц, подразделений и предпринимателей, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, устанавливается:

- Инструкциейо порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (далее - Инструкция N 107);

- Инструкциейоб организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.03.2011 N 112 (далее - Инструкция N 112/1).

Согласно п. 5Инструкции N 107 организации (их подразделения) вправе сдавать наличные деньги:

в обслуживающий банк и (или) его подразделения;

в иные банки;

работникам службы инкассации;

в организации, подчиненные Министерству связи и информатизации Республики Беларусь.

В настоящее время ИнструкциейN 107 иИнструкциейN 112/1 не предусмотрена обязанность банков по установлению организациям порядка и сроков сдачи наличных денежных средств. Организации определяют их самостоятельно в письменной форме, если иное не установлено законодательством (ч. 1 п. 10Инструкции N 107).

Определенные порядок и сроки сдачи наличных денежных средств действительны в течение всего срока, установленного организацией (ч. 5 п. 10Инструкции N 107). В случае необходимости (например, в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам) они могут быть пересмотрены организацией (ч. 6 п. 10Инструкции N 107).

Примечание. При наступлении срока сдачи наличных денег, определенного

организацией, наличные деньги, поступившие в кассу, должны быть сданы за

вычетом наличных денег, подлежащих выплате на проведение текущих операций

только в этот день, независимо от времени сдачи наличных денег (п. 11

Инструкции N 107). При этом допускается досрочная сдача наличных денег в

период между установленными сроками сдачи наличных денег. В этом случае

исчисление последующего срока сдачи наличных денег следует проводить от

даты (со дня) последней сдачи наличных денег (ч. 3 п. 12Инструкции N 107).

Наличные деньги могут быть получены организациями в обслуживающих банках на цели, установленные законодательством (ч. 1 п. 6Инструкции N 107).

Они могут быть предназначены на выплату заработной платы, стипендий, авансов на командировочные расходы и т.д. Причем наличные деньги, полученные организациями в кассах банков, расходуются только на цели, указанные обслуживающему банку при получении (ч. 2 п. 6Инструкции N 107).

Наличные деньги, поступившие в кассу организации в качестве возврата наличных денег, ранее полученных в обслуживающем банке и выданных из кассы организации, расходуются для проведения текущих операций (ч. 3 п. 6Инструкции N 107). При этом необходимо соблюдать требования, установленныеп. 8,9и11Инструкции N 107 (ч. 1 п. 7Инструкции N 107).

Для получения наличных денег в обслуживающий банк необходимо представить один из следующих документов (ч. 1 п. 21Инструкции N 107):

- чек (порядок использования чеков определен Инструкциейпо использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 08.04.2003 N 72 (далее - Инструкция N 72));

- заявление на получение наличных денег с текущих (расчетных) банковских счетов (далее - заявление на получение наличных денег).

Согласно ч. 2 п. 3Инструкции N 72 чек - это ценная бумага, содержащая распоряжение чекодателя банку произвести выплату указанной в нем суммы наличных денежных средств чекодержателю. При этом чековая книжка состоит из обложки, корешка чека и самого чека согласноприложению 2к Инструкции N 72 и имеет прямоугольную форму размером 105 x 210 мм.

На оборотной стороне обложки чековой книжки типографским способом печатается порядок заполнения и пользования чеками (п. 6Инструкции N 72):

1) наименование чекодателя и наименование банка могут обозначаться штампами. Все реквизиты, требующие заполнения от руки, выполняются чернилами или шариковой ручкой одного цвета;

2) после слова "Заплатите" вписываются фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек;

3) строка "Сумма прописью" должна заполняться с самого начала строки с заглавной буквы. Слово "рублей" должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места;

4) в строке "(сумма цифрами)" свободное место должно быть прочеркнуто двумя чертами;

5) подписание чека до заполнения всех его реквизитов запрещается;

6) никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным;

7) при наличии в представленной банку чекодателем карточке с образцами подписей и оттиска печати отметки о том, что чекодателю печать временно не выдана, а также при использовании карточки без печати владельца счета в случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, чеки принимаются банком без скрепления их оттиском печати;

8) одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека;

9) чек выдается чекодателем чекодержателю под расписку на корешке чека;

10) расписка чекодержателя в получении наличных денег осуществляется на оборотной стороне чека;

11) использованную чековую книжку с корешками оплаченных и испорченных чеков, а также с испорченными чеками чекодатель обязан хранить не менее 3 лет;

12) при закрытии счета, а также изменении наименования чекодателя или номера счета чекодатель обязан вернуть в банк чековые книжки с неиспользованными чеками и корешками, прилагая их к заявлению с указанием номеров неиспользованных чеков.

В чеке также указывается целевое назначение получаемой суммы.

Чек должен быть предъявлен к получению денежной наличности в течение 10 дней, не считая дня выписки его чекодателем (ч. 2 п. 12Инструкции N 72).

Заявление на получение наличных денег представляется в обслуживающий банк (по согласованию с обслуживающим банком) на бумажном носителе в двух экземплярах, в виде электронного документа с соблюдением требований законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи или в виде электронного сообщения с использованием систем дистанционного банковского обслуживания (ч. 3 п. 21Инструкции N 107).

Заявление на получение наличных денег должно содержать такие обязательные реквизиты, как (ч. 4 п. 21Инструкции N 107):

- наименование и код банка;

- наименование получателя наличных денег;

- номер текущего (расчетного) банковского счета организации- получателя наличных денег;

- сумма наличных денег (цифрами и прописью), заявленная к получению;

- цели расходования получаемых наличных денег (за исключением организаций, подчиненных Министерству обороны Республики Беларусь, Министерству внутренних дел Республики Беларусь, Комитету государственной безопасности Республики Беларусь, органов финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, а также отдельных организаций, которым законодательством предоставлено право не расшифровывать целевое назначение получаемых сумм);

- код отчетного данного с учетом цели расходования (заполняется работником банка при необходимости);

- условное обозначение очередности платежа согласно законодательству;

- дата получения наличных денег;

- фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) представителя организации, которому доверено получить наличные деньги;

- реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя (наименование, серия (при наличии), номер, дата выдачи и орган, выдавший документ);

- дата подачи заявления на получение наличных денег;

- перечень прилагаемых документов (при их наличии);

- подписи лиц, уполномоченных распоряжаться денежными средствами, находящимися на текущих (расчетных) банковских счетах организации;

- оттиск печати организации;

- подпись представителя банка.

По требованию банка получатель наличных денег обязан внести в заявление на получение наличных денег дополнительную информацию, имеющую отношение к совершаемой операции (ч. 5 п. 21Инструкции N 107).

В п. 16Инструкции N 107 детализирован порядок выдачи наличных денег организациями, имеющими ежедневные либо постоянные поступления наличных денег в свои кассы и получающими наличные деньги в обслуживающем банке.

Такие организации выдают наличные деньги, поступившие в кассу либо полученные в обслуживающем банке, для проведения текущих операций в соответствии с законодательством в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов - в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат (ч. 1 п. 16Инструкции N 107).

По истечении указанных сроков (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, алиментов наличные деньги депонируются. Депонированные суммы могут находиться в организации до наступления установленных сроков сдачи наличных денег (ч. 2 п. 16Инструкции N 107).

Порядок выдачи наличных денег организациями, получающими наличные деньги в обслуживающем банке и имеющими иные непостоянные поступления наличных денег, предусмотрен п. 17Инструкции N 107.

Согласно ч. 1,3 п. 17Инструкции N 107 данные субъекты хозяйствования сроки выдачи наличных денег из своих касс для проведения текущих операций устанавливают самостоятельно в письменной форме, за исключением сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов, выплаты которых осуществляются в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов - в течение 5 рабочих дней), включая день получения наличных денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат.

При отсутствии установленных сроков вышеуказанные организации выдают наличные деньги в сроки, определенные в ч. 1 п. 16Инструкции N 107, т.е. в течение 3 (5) рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат (ч. 2 п. 17Инструкции N 107).

Пример.Бюджетная организация, не имеющая постоянных поступлений наличных денег, в понедельник получила в банке наличные денежные средства на командировочные расходы. Данные средства не выданы в связи с болезнью командируемого сотрудника и перенесением служебной командировки на более поздний срок.

Ситуация 1. Согласно решению руководителя организации сроки выдачи наличных денег из кассы - в течение 4 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке.

Решение.В рассматриваемой ситуации деньги в банк необходимо сдать на 5-й рабочий день, т.е. в пятницу.

Ситуация 2.Решение руководителя организации о сроках выдачи наличных денег из кассы отсутствует.

Решение.В данном случае деньги в банк необходимо сдать по сроку на 4-й рабочий день, т.е. в четверг.

При необходимости они могут самостоятельно в письменной форме определять остаток наличных денег, который может находиться в кассе на конец рабочего дня (ч. 1 п. 18Инструкции N 107).

При превышении остатка наличных денег, установленного на конец рабочего дня, наличные деньги должны быть сданы на следующий рабочий день в обслуживающий банк, иной банк, работникам службы инкассации или в организацию, подчиненную Министерству связи и информатизации Республики Беларусь (ч. 5 п. 18Инструкции N 107).

Пример.Бюджетная организация не имеет постоянных поступлений наличных денег в кассу. Согласно приказу руководителя остаток наличных денег в кассе организации должен составлять не более 2 млн.руб. По чеку в банке на оплату труда работников в кассу уполномоченного органа получено 25 млн.руб.

В рассматриваемой ситуации организация вправе хранить в своей кассе наличные деньги в размере 27 млн.руб. (сверх определенного остатка наличных денег в кассе) в течение 3 рабочих дней.

Органы, осуществляющие в соответствии с законодательством оперативно-розыскную деятельность на территории Республики Беларусь и внешнюю разведку, а также органы Комитета государственного контроля Республики Беларусь (далее - уполномоченные органы) вправе определять остаток наличных денег в кассах в приказе руководителя уполномоченного органа или лиц, им уполномоченных (ч. 1 п. 19Инструкции N 107).

Примечание. Право осуществлять оперативно-розыскную деятельность на

территории Республики Беларусь предоставляется оперативным подразделениям

(ч. 1 ст. 7Закона Республики Беларусь от 09.07.1999 N 289-З "Об

оперативно-розыскной деятельности"):

1) органов внутренних дел;

2) органов государственной безопасности;

3) органов пограничной службы;

4) Службы безопасности Президента Республики Беларусь;

4-1) Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики

Беларусь;

5) органов финансовых расследований Комитета государственного контроля

Республики Беларусь;

6) таможенных органов;

7) органов внешней разведки Министерства обороны Республики Беларусь.

Внешняя разведка осуществляется в пределах своих полномочий

непосредственно разведывательными службами (подп. 1.4Указа Президента

Республики Беларусь от 25.03.2003 N 116 "О вопросах внешней разведки"):

1) органов государственной безопасности Республики Беларусь;

2) Вооруженных Сил Республики Беларусь;

3) органов пограничной службы Республики Беларусь.

Уполномоченные органы вправе иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах остатка наличных денег, определенного в соответствии с п. 18Инструкции N 107 (ч. 3 п. 19Инструкции N 107).

Уполномоченные органы выдают наличные деньги из касс на оплату труда, выплату денежного довольствия, стипендий, пенсий своим работникам (сотрудникам) (ранее состоявшим в штате работникам (сотрудникам)), пособий, алиментов в сроки, установленные в ч. 3 п. 17Инструкции N 107 (ч. 4 п. 19Инструкции N 107).

Уполномоченные органы выдают наличные деньги из своих касс для проведения текущих операций, за исключением вышеуказанных выплат, в сроки, установленные в приказе руководителя уполномоченного органа или лиц, им уполномоченных. По истечении установленных сроков не использованные по назначению суммы наличных денег, превышающие остаток наличных денег, сдаются в банк, работникам службы инкассации либо в организацию, подчиненную Министерству связи и информатизации Республики Беларусь, на следующий рабочий день. При отсутствии установленных сроков уполномоченные органы выдают наличные деньги, полученные в обслуживающем банке, в сроки, определенные в ч. 1 п. 16Инструкции N 107 (ч. 5 п. 19Инструкции N 107).

Пример. Уполномоченным органом в кассу по чеку в банке получены денежные средства на проведение текущих операций. Не использованные по назначению суммы наличных денег превышают установленный остаток наличных денег в кассе.

Ситуация 1.Согласно приказу руководителя уполномоченного органа сроки выдачи наличных денег из кассы для проведения текущих операций - в течение 5 рабочих дней, включая день получения денег в обслуживающем банке.

Решение.Сумму наличных денег, превышающую установленный остаток наличных денег в кассе, необходимо сдать по сроку на 6-й рабочий день.

Ситуация 2. Решение руководителя уполномоченного органа о сроках выдачи наличных денег из кассы для проведения текущих операций отсутствует.

Решение.Деньги необходимо сдать на 4-й рабочий день.

Уполномоченные органы выдают наличные деньги под отчет на оперативно-розыскную деятельность, связанную с проведением оперативно-розыскных мероприятий, осуществлением иных аналогичных расходов, внешнюю разведку, а также на контрольные закупки товарно-материальных ценностей, контрольное оформление заказов на выполнение работ, оказание услуг в размерах и на сроки, определяемые в приказе руководителя уполномоченного органа или лиц, им уполномоченных (ч. 6 п. 19Инструкции N 107).

Центральный аппарат Следственного комитета Республики Беларусь, управления Следственного комитета Республики Беларусь по областям и г. Минску выдают наличные деньги из своих касс для проведения текущих операций в сроки, установленные в приказе Председателя Следственного комитета Республики Беларусь или лиц, им уполномоченных. По истечении установленных сроков не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк на следующий рабочий день. При отсутствии установленных сроков они выдают наличные деньги, полученные в обслуживающем банке, в сроки, определенные в ч. 1 п. 16Инструкции N 107 (ч. 7 п. 19Инструкции N 107).