3.2.1. Порядок приема и выдачи наличной иностранной валюты, оформления кассовых документов

Кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты оформляются по формам первичных учетных документов, утвержденным в соответствии с законодательством (п. 15Инструкции N 185).

Прием наличной иностранной валюты организациями, имеющими право не использовать кассовое оборудование, платежные терминалы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам в соответствии с законодательством (п. 18Инструкции N 185).

Примечание. Формы приходных кассовых ордеров установлены

ПостановлениемN 38. Данные ордера относятся к бланкам документов с

определенной степенью защиты, учет которых осуществляется в соответствии с

ИнструкциейN 196 (ч. 2 подп. 3.1Постановления N 1846).

Факт приема наличной иностранной валюты подтверждают (ч. 1 п. 19Инструкции N 185):

- квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1всогласно приложению 2 к Постановлению N 38;

- другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличной иностранной валюты из касс организаций производится (п. 20Инструкции N 185):

1) по расходному кассовому ордеру формы КО-2всогласно приложению 4 к Постановлению N 38 (далее - расходный кассовый ордер);

2) по платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

При этом на общую сумму наличной иностранной валюты, выданной по нескольким платежным ведомостям, допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости (ч. 3 п. 20Инструкции N 185).

Принимая наличную иностранную валюту кассиры (лица, на которых возложены обязанности кассира) организаций, имеющие право осуществления операций с наличной иностранной валютой, обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь (п. 16Инструкции N 185):

- нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь;

- информацией, размещенной на официальных сайтах банков-эмитентов в глобальной компьютерной сети Интернет;

- официальными материалами и оперативной информацией органов внутренних дел;

- перечнем признаков платежности банкнот, установленным обслуживающим банком на основании требований иностранных банков или банков-посредников, с которыми заключены соответствующие договоры.

Приходные и расходные кассовые ордера заполняются в порядке, установленном ИнструкциейN 38. Согласноп. 3Инструкции N 38 приходные и расходные кассовые ордера могут заполняться как вручную, так и с помощью технических средств.

При оформлении приходных и расходных кассовых ордеров следует обратить внимание на заполнение таких реквизитов, как:

- код иностранной валюты. Для обозначения иностранной валюты можно воспользоваться приложениями к постановлениюПравления Национального банка Республики Беларусь от 20.08.2001 N 208 "О порядке установления официального курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам" (например, для доллара США установлен код 840, для евро - 978 и т.д.);

- сумма иностранной валюты. Данная сумма указывается по номиналу;

- сумма рублевого эквивалента иностранной валюты. Данная сумма определяется путем умножения номинала иностранной валюты на официальный курс Национального банка Республики Беларусь, установленный на момент совершения операции. Например, на дату оприходования в кассу организации 200 дол. США официальный курс Национального банка Республики Беларусь за 1 дол. США составляет 8350 руб., следовательно, рублевый эквивалент составит 1670000 руб. (200 x 8350).

Разовые выдачи наличной иностранной валюты на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам. Выдача нескольким лицам производится по платежным ведомостям (ч. 1 п. 26Инструкции N 185).

Руководитель и главный бухгалтер организации (лица, ими уполномоченные) на титульном листе платежной ведомости учиняют разрешительную надпись о выдаче наличной иностранной валюты с указанием сроков выдачи и суммы наличной иностранной валюты прописью и подписывают платежную ведомость (ч. 2 п. 26Инструкции N 185).

Платежная ведомость может выписываться вручную либо оформляться с помощью технических средств с указанием общей суммы наличной иностранной валюты по номиналу цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя средств по номиналу цифрами проставляется сумма наличной иностранной валюты, причитающейся к получению (п. 22Инструкции N 185).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются бухгалтером (ч. 1 п. 45Инструкции N 185).

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей обязан проверить (ч. 1 п. 44Инструкции N 185):

1) наличие на приходном кассовом ордере подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

2) наличие на расходном кассовом ордере, платежной ведомости подписей руководителя организации, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных;

3) правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего (справки, подтверждающей) личность получателя;

4) наличие документов, подлежащих приложению.

В случае невыполнения требований по заполнению приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир возвращает документы бухгалтеру для их надлежащего оформления (ч. 2 п. 44Инструкции N 185).

Выдача наличной иностранной валюты производится кассиром только лицам, указанным в расходном кассовом ордере, платежной ведомости либо в доверенности, при предъявлении ими документов, удостоверяющих (справок, подтверждающих) их личность (п. 24Инструкции N 185).

В случае выдачи наличной иностранной валюты по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя валюты бухгалтером учиняется запись "По доверенности", указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, которому доверено получение наличных денег в иностранной валюте (ч. 1 п. 25Инструкции N 185).

Если выдача наличной иностранной валюты производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличной иностранной валюты кассир производит запись "По доверенности" (ч. 2 п. 25Инструкции N 185).

Доверенность на разовое получение наличной иностранной валюты прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. Если доверенность выдана на получение наличной иностранной валюты в течение определенного времени, ее удостоверенная копия хранится в организации (ч. 3,4 п. 25Инструкции N 185).

Выдача наличной иностранной валюты из кассы организации производится, как правило, за счет суммы иностранной валюты, полученной со счета в банке. В отдельных случаях возможна выдача наличной иностранной валюты из кассы организации без предварительного получения в банке. Например, разрешается выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, за счет возврата ранее полученных со счета в иностранной валюте и выданных на эту цель средств, хранящихся в кассе организации в пределах установленного лимита остатка кассы (п. 38Инструкции N 185).

Работники, получившие наличную иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебными командировками за границу, обязаны не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющие отчет в бухгалтерию организации, - не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия) предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить в кассу неиспользованную наличную иностранную валюту, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107ТК (п. 28Инструкции N 185).

Примечание. Дополнительно о порядке учета подотчетных сумм, выданных

на командировочные расходы, в том числе в иностранной валюте, см. в

подп. 3.4раздела "Расчеты".