3.1.1. Порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются по формам документов, установленным законодательством (п. 22Инструкции N 107).

При приеме наличных денег кассир осуществляет проверку их подлинности и платежности (ч. 1 п. 23Инструкции N 107).

Определение подлинности наличных денег кассирами осуществляется в соответствии с законодательством. При этом могут быть использованы справочная и методическая литература по определению подлинности денежных знаков, информация, размещенная на официальном сайте Национального банка Республики Беларусь в глобальной компьютерной сети Интернет, иные документы Национального банка Республики Беларусь (ч. 2 п. 23Инструкции N 107).

Определение платежности наличных денег кассирами осуществляется в соответствии с перечнем признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь согласно приложению 1к Инструкции о порядке определения платежности и обмена банкнот Национального банка Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 06.06.2011 N 211. При этом исходя из нормч. 3 п. 23Инструкции N 107 ветхие банкноты принимаются кассирами и сдаются в банк, а поврежденные банкноты, подлежащие обмену, и неплатежные банкноты ими не принимаются.

Прием наличных денег организациями, имеющими право не использовать кассовое оборудование, платежные терминалы, осуществляется по приходным кассовым ордерам и (или) другим приходным документам в соответствии с законодательством (ч. 1 п. 25Инструкции N 107). При этом необходимо учитывать, что приходные кассовые ордера относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. Порядок их учета и использования регулируетсяИнструкциейо порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 N 196 (далее - Инструкция N 196) (ч. 2 подп. 3.1постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 N 1846 "О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты" (далее - Постановление N 1846)).

Подтверждением факта приема наличных денег являются (ч. 2 п. 26Инструкции N 107):

1) квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1, установленной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2010 N 38 "Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций" (далее - Постановление N 38);

2) другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Выдача наличных денег из касс организаций производится (ч. 1 п. 27Инструкции N 107):

1) по расходному кассовому ордеру формы КО-2, установленной Постановлением N 38;

2) по платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

При этом на общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости (ч. 5 п. 27Инструкции N 107).

Заполнение приходных и расходных кассовых ордеров производится в порядке, установленном Инструкциейпо заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденной Постановлением N 38 (далее - Инструкция N 38). Согласноп. 3Инструкции N 38 приходные и расходные кассовые ордера могут заполняться как вручную, так и с помощью технических средств.

Платежная ведомость также может выписываться вручную либо оформляться с помощью технических средств с указанием общей суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег (п. 29Инструкции N 107).

Примечание. Примерную формуплатежной ведомости см. в разделе "Формы

документов", подраздел "Деловые бумаги".

Разовые выдачи наличных денег на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам, нескольким лицам - по платежным ведомостям (ч. 1 п. 33Инструкции N 107).

На титульном листе платежной ведомости учиняется разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации (лиц, ими уполномоченных). При этом указываются сроки выдачи и сумма наличных денег прописью (ч. 2 п. 33Инструкции N 107).

Из кассы организации работникам могут выдаваться наличные денежные средства под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством (ч. 1 п. 34Инструкции N 107).

Как правило, наличные деньги под отчет на предстоящие расходы выдаются авансом (ч. 2 п. 34Инструкции N 107).

Примечание. В отдельных случаях допускается использование личных

денежных средств работников организации для приобретения ими товаров

(работ, услуг) в интересах нанимателя в пределах размеров, установленных

гл. 4Инструкции N 107 (ч. 1 п. 38Инструкции N 107). При этом работники,

израсходовавшие личные деньги для приобретения товаров (работ, услуг),

обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня их приобретения, исключая день

покупки, отчитаться об израсходованных суммах в порядке, предусмотренном в

ч. 3 п. 35Инструкции N 107, с целью возмещения средств, использованных ими

в интересах организации (ч. 2,4 п. 38Инструкции N 107).

Сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет, устанавливает руководитель организации или лицо, им уполномоченное. Однако следует учитывать, что установленные сроки не должны превышать:

- 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;

- 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;

- 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по организации (ч. 3 п. 34Инструкции N 107).

Организации выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями в размерах, определяемых руководителем организации или лицом, им уполномоченным, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленного гл. 4Инструкции N 107 (ч. 4 п. 34Инструкции N 107).

Примечание. В настоящее время между юридическими лицами, их

обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями

допускаются расчеты наличными деньгами в общей сумме не более 100 базовых

величин на протяжении одного дня (ч. 1 п. 69Инструкции N 107).

Работники, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, должны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107ТК (ч. 1 п. 35Инструкции N 107).

Работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места ее нахождения, представляющие отчет в бухгалтерию организации, - не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (ч. 1 п. 40Инструкции N 107).

Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, частично наличными деньгами и частично посредством перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем организации или лицом, им уполномоченным) или выписки по счету клиента - физического лица и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой (ч. 2 п. 40Инструкции N 107).

Отчеты об израсходованных суммах представляются в бухгалтерию лицами, получившими денежные средства под отчет на предстоящие расходы и расходы, связанные со служебными командировками (ч. 3 п. 35,ч. 3 п. 40Инструкции N 107):

- лично на бумажном носителе;

- в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления).

Примечание. Согласно пункту 11Правил оказания услуг почтовой связи

общего пользования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики

Беларусь от 07.09.2004 N 1111, к регистрируемым почтовым отправлениям

относятся:

- почтовые отправления с объявленной ценностью (вложение которых

оценивается отправителем) - письма, внутренние мелкие пакеты, посылки,

внутренние отправления ускоренной почты;

- заказные почтовые отправления - отправления письменной

корреспонденции без объявленной ценности;

- внутренние отправления ускоренной почты;

- посылки без объявленной ценности;

- международные отправления ускоренной почты;

- почтовые денежные переводы;

- посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.

Возврат не израсходованных на командировку сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107ТК (ч. 1 п. 41Инструкции N 107).

Примечание. Если неиспользованная подотчетная сумма не возвращена в

срок, то не позднее одного месяца со дня его окончания по распоряжению

нанимателя сумму задолженности можно удержать из заработной платы

работника, если последний не оспаривает основания и размер удержания (п. 1

ч. 2 ст. 107 ТК). Если работник не согласен с основаниями и размером

удержания, спор разрешается в судебном порядке.

Оприходование наличных денежных средств в кассу и выдача их из кассы оформляются соответственно приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные документы до передачи их в кассу заполняются бухгалтером (ч. 1 п. 49Инструкции N 107). Затем они передаются непосредственно кассиру.

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей обязан проверить (ч. 1 п. 48Инструкции N 107):

1) наличие на приходном кассовом ордере подписи главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем организации;

2) наличие на расходном кассовом ордере, платежной ведомости подписей руководителя организации, главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных;

3) правильность заполнения в расходном кассовом ордере реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего (справку, подтверждающую) личность получателя;

4) наличие документов, подлежащих приложению.

В случае невыполнения требований по заполнению приходных и расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления (ч. 2 п. 48Инструкции N 107).

Кассир подписывает приходные и расходные кассовые ордера только после приема или выдачи наличных денег (ч. 3 п. 48Инструкции N 107).

При этом выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, предусмотренных законодательством, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов, удостоверяющих (справки, подтверждающей) их личность, а выдача наличных денег своим работникам может производиться по удостоверению, выданному организацией, при наличии фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати организации, выдавшей удостоверение (п. 28,31Инструкции N 107).

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в штате организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо в отдельности, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям) (ч. 1 п. 30Инструкции N 107).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в расходном кассовом ордере после фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя наличных денег бухгалтером учиняется запись "По доверенности", указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, которому доверено получение наличных денег (ч. 1 п. 32Инструкции N 107).

Примечание. Примерная формадоверенности на получение заработной платы

приведена в разделе "Формы документов", подраздел "Деловые бумаги".

Если выдача наличных денег производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денег кассир учиняет запись "По доверенности" (ч. 2 п. 32Инструкции N 107).

В случае если доверенность выдана на разовое получение наличных денег, она прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. Если доверенность выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее удостоверенная копия хранится в организации (ч. 3,4 п. 32Инструкции N 107).

Организации выдают из своих касс наличные деньги, полученные в обслуживающем банке, на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов, в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов - в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке либо день наступления указанных выплат (ч. 1 п. 16,ч. 3 п. 17Инструкции N 107).

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов кассир должен (ч. 1 п. 46Инструкции N 107):

1) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или учинить запись "Депонировано";

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в платежной ведомости учинить запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью.

Примечание. Раздатчик - это лицо, уполномоченное руководителем

организации на выдачу наличных денег (абз. 9 п. 2Инструкции N 107);

4) заполнить отдельный расходный кассовый ордер на общую сумму выданных наличных денег по платежной ведомости;

5) записать в кассовую книгу фактически выданную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк в установленные сроки в порядке, определенном в ч. 2 п. 16,ч. 4 п. 17Инструкции N 107. На сумму сдаваемых наличных денег составляется общий расходный кассовый ордер (ч. 2 п. 46Инструкции N 107).

Бухгалтер производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм (ч. 3 п. 46Инструкции N 107).