8.2. Документування операцій з мшп.

У процесі документування господарських операцій з МШП використовують первинні документи. Для відображення надходження та обліку заміни запасу інструментів (пристроїв) у роздавальних кладових на тих підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного оборотного (обмінного) фонду МШП, використовують відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (форма № МШ-1). Відомість складається у двох примірниках начальником цеху разом із начальником інструментального чи планового відділу при необхідності зміни норми постійного запасу інструментів (пристроїв). Один примірник відомості знаходиться в інструментальному відділі, другий - в цеху. На підставі даних відомості вносяться зміни до картки складського обліку матеріалів (типова форма № М-12) інструментально-роздавальної кладової.

Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів, виданих під розписку робітнику чи бригадиру (для бригади) із роздавальної кладової цеху для тривалого користування заповнюють картку обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-2) в одному примірнику комірником на кожного робітника, що одержав ці предмети. Для обліку інструментів (пристроїв), виданих робітнику із кладової цеху для короткострокового користування, застосовується інструментальна марка, яка при здачі інструментів комірнику, повертається робітникові.

На кожну інструментальну марку, в якій вказується номер інструментального складу, номер цеху, табельний номер робітника, комірник видає тільки один інструмент.

Для обліку інструментів (пристроїв), переданих на заточування або ремонт оформлюють Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) (форма № МШ-3).

Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів  (форма № МШ-4) застосовується для оформлення поломки, та втрати інструментів (пристроїв) та інших малоцінних та швидкозношуваних предметів. Складається в одному примірнику майстром і начальником цеху (дільниці) на одного або декількох робітників. При поломці, псуванні та втраті малоцінних та швидкозношуваних предметів з вини робітника акт складається у двох примірниках. Один примірник залишається в цеху (на дільниці), а другий направляється у розрахункову частину бухгалтерії для утримання у встановленому порядку з робітника вартості поломаного, зіпсованого чи втраченого предмета. При пред'явленні робітником акту вибуття йому замість непридатного чи втраченого предмета видається придатний і записується до картки обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-2). Акти вибуття потім прикладаються до актів списання (форми № МШ-5 і МШ-8).

Для оформлення списання інструментів (пристроїв), що стали непридатними, та обміну їх на придатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного (оборотного) фонду складається Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні  (форма № МШ-5).

Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів (форма № МШ-6) застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Картка ведеться в одному примірнику і зберігається у комірника цеху (дільниці).

Для обліку видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів робітникам підприємств в індивідуальне користування за встановленими нормами заповнюється відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв (форма № МШ-7).

Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-8) застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання МШП. Після здачі списаних предметів до комори для утилю акт із розпискою комірника здається до бухгалтерії.

Відповідно до П(С)БО при передачі МШП зі складу в експлуатацію знос не нараховується, а вартість МШП виключається зі складу активів підприємства (тобто списується з рахунка 22), і відноситься на витрати звітного періоду. Протягом терміну фактичного використання повинен бути організований оперативний кількісний облік МШП на місцях їхньої експлуатації й за відповідними матеріально-відповідальними особами.

МШП, термін корисного використання яких більший ніж один рік або один опе­раційний цикл, зараховуються до складу необоротних матеріальних активів підпри­ємства. Порядок обліку таких активів регламентується П(С)БО 7 «Основні засоби».