Тема 5. Облік розрахунків із постачальниками та підрядчиками

Розрахунки з постачальниками та підрядниками здійснюються на основі укладених договорів.

Бухгалтеру в угоді на постачання необхідно звернути увагу на такі положення: обсяг постачання товарно-матеріальних цінностей, терміни оплати та умови оплати. У випадку чітко прописаних штрафних санкцій за несвоєчасну оплату за рахунками постачальників, варто здійснювати оплату через акредитив. У випадку зовнішньоекономічної діяльності – на умови ІНКОТЕРМС, тобто умови та місце передачі ризиків за товар у дорозі.

При отриманні товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) на складі постачальника представник підприємства – покупця зобов’язаний пред’явити довіреність та документ, що засвідчує його особу. Довіреність видається працівникові за розпорядженням директора. Складання і видачу цього документа здійснює спеціально призначена особа.

У довіреності вказується:

- найменування підприємства-одержувача і його адреса;

- ідентифікаційний код;

- найменування підприємства платника і його адреса;

- номер розрахункового рахунку, найменування і код (МФО) банку;

- дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;

- кому видана довіреність: посада і прізвище, ім’я та по батькові. Якщо довіреність видається не працівнику підприємства, то крім посади, можна вказати найменування підприємства на якому ця особа працює;

- документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;

- найменування організації – постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

- номер і дата документа, на підставі якого отримують цінності, наприклад, наряду, рахунку, договору, заявки, угоди або будь – якого іншого документа, що їх заміняє. Причому одна довіреність може бути виписана на кілька рахунків, нарядів тощо (всі вони повинні бути вказані в довіреності), якщо цінності, вказані в цих рахунках, нарядах, необхідно отримувати від одного і того ж постачальника і з одного й того ж складу;

- перелік цінностей, які належить отримати, їх найменування, одиниці вимірювання ( кг, м, шт. тощо) і кількість.

Виписані, але не використані довіреності не знищуються, а підлягають поверненню відповідальній особі. Ця особа зберігає невикористані бланки в окремих папках протягом встановленого терміну. У разі пошкодження, знищення, крадіжки бланку довіреності складається акт відповідною комісією.

Після належного оформлення довіреність завіряється підписом керівника та бухгалтера і ставиться печатка підприємства. Довірена особа ставить свій підпис як зразок. Слід пам’ятати, що виписана довіреність дійсна протягом 10 днів.

При відпуску цінностей зі складу постачальником виписується накладна, в якій зазначається номер довіреності та дата її видачі. У випадку, коли постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну. Після відпуску матеріалів довіреність та другий примірник накладної здається в бухгалтерію постачальника. Доставлені довіреною особою матеріали на склад, оприбутковуються комірником прибутковим ордером (форми М-4). Для розрахунків з постачальником за отримані товарно-матеріальні цінності покупець переважно використовує платіжне доручення, по якому обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника. Проте при розрахунках між суб’єктами підприємницької діяльності можуть використовуватися й інші форми безготівкових розрахунків, а також готівкова форма оплати.

Довірена особа зобов’язана не пізніше наступного дня після оприбуткування цінностей надати працівникові, який виписує довіреності документи про придбання та оприбуткування матеріалів на складі.

При наданні послуг, виконанні робіт підставою для здійснення розрахунків є підписаний замовником Акт виконання робіт, надання послуг.

У бухгалтерському обліку розрахунки з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані послуги ведуться на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

За кредитом рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками’ відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, а за дебетом – її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” має такі субрахунки:

• 631 “ Розрахунки з вітчизняними постачальниками”;

• 632 “Розрахунки з іноземними постачальниками”;

• 633 “Розрахунки з учасниками ПФГ”.

Аналітичний облік ведеться за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.

Бувають випадки, коли з різних причин розрахунки з постачальниками і підрядниками не здійснюються у термін, який зазначений в угоді. Тоді виникає заборгованість перед постачальниками та підрядниками, яка є найбільш поширеним видом кредиторської заборгованості.

Типові проведення по відображенню розрахунків із постачальниками та підрядниками будуть виглядати так: