7.3. Документальне забезпечення обліку розрахунків із персоналом

Державний комітет статистики України наказом “Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці” від 5 грудня 2008 р. № 489 затвердив типові форми первинної облікової документації підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу, використання робочого часу та розрахунків з працівниками із заробітної плати:

- № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"

- № П-2 "Особова картку працівника";

- № П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"

- № П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контркту)";

- № П-5 "Табель обліку використання робочого часу";

- № П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника";

- № П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

В основі трудових взаємовідносин лежить трудовий договір, який укладається в письмовій формі, що підвищує гарантію сторін у реалізації досягнутих домовленостей щодо найважливіших умов праці.

Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.

Трудовий договір може бути:

1) безстроковим, що укладається на невизначений строк;

2) на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;

3) таким, що укладається на час виконання певної роботи.

Укладення трудового договору оформляється наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу про зарахування працівника на роботу.

Облік особового складу працівників має забезпечити систематичне одержання даних про чисельність працівників на підприємстві, а також за його структурними підрозділами, про склад працівників за статтю, віком, категоріями персоналу, посадами, спеціальностями, освітою, стажем роботи та іншими ознаками.

Для оформлення прийняття працівників на роботу та їх обліку на підприємстві застосовують "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу" за типовою формою № П-1. Наказ складають у відділі кадрів на основі заяви працівника.

У наказі зазначається назва структурного підрозділу, професія (посада), кваліфікація, табельний номер працівника, умови прийняття на роботу (на конкурсній основі, за умовами контракту, зі строком випробування, на час виконання певної роботи, на період відсутності основного працівника та ін.), умови роботи (основна, за сумісництвом, тривалість робочого дня (тижня)), розмір окладу (тарифна ставка).

Облік особового складу працівників підприємства веде відділ кадрів, інспектор з кадрів або інша уповноважена на це особа.

Основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. Ведуть її на кожного працівника, який пропрацював на підприємстві понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємства, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Порядок ведення трудових книжок визначено "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях" (затв. наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58).

При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку. Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Трудові книжки працівників зберігаються на підприємстві. Записи в них при прийнятті на роботу, звільненні або переведенні на іншу роботу мають проводитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

До трудової книжки вносяться відомості про працівника, роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, нагородження і заохочення, відкриття, винаходи і раціоналізаторські пропозиції. Стягнення до трудової книжки не записуються. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення і звільнення, ознайомлюють працівника під розписку в особистій картці. Якщо у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Трудова книжка видається працівнику в день його звільнення.

На кожного працівника підприємства заповнюється особова картка за встановленою формою № П-2. Записи в ній здійснюють на підставі паспорта, трудової книжки, військового квитка, диплома (свідоцтва про закінчення навчального закладу), наказів про приймання, переведення, звільнення тощо.

На керівних та інженерно-технічних працівників, службовців, матеріально відповідальних осіб і наукових працівників, крім особових карток, заповнюється також особовий листок з обліку кадрів. На наукових працівників, крім того, заповнюється особова картка наукового працівника.

У відповідних клітинках особової картки є можливість зазначити, зокрема, дату заповнення особової картки, ідентифікаційний номер працівника та вид роботи (основна чи за сумісництвом). Окреме місце відведено для фотокартки.

Для відомостей про освіту працівника призначено окрему таблицю. До її рядків вписують дані щодо освітніх закладів, де навчався працівник (назва освітнього закладу, серія та номер диплома (свідоцтва), рік закінчення), спеціальності за дипломом, кваліфікації та дані щодо форми навчання. Для інформації щодо післядипломної професійної підготовки (навчання в аспірантурі, ад’юнктурі, докторантурі) відведено окрему таблицю, де обов’язково проставляються назва освітнього закладу, номер та дата видачі диплома, рік закінчення та науковий ступінь (учене звання) працівника.

Форма містить рядки для відомостей про отримання пенсії, де необхідно, в разі наявності, зазначити вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством. Окрему табличку призначено для «родинного стану» працівника, в якій перелічується склад сім’ї (П. І. Б. та роки народження членів сім’ї).

В окремому розділі форми (Розділ ІІ) наводять дані щодо професійної освіти за рахунок роботодавця (зокрема, період, вид та форма навчання, документ, що посвідчує професійну освіту).

Цей документ містить таблиці для обліку призначення працівника на посаду і переведення на іншу (Розділ ІІІ) та надання відпусток (Розділ ІV). Варто зазначити, що форма таблиці вимагає поряд із назвою професії (посади) працівника зазначати код відповідно до Класифікатора професій ДК 003-2005, затвердженого наказом Держстандарту України від 26.12.2005 р. №375, з урахуванням позначки кваліфікаційного рівня1.

Надання робітникам щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, додаткової робітникам, які мають дітей, або виплати їм компенсації за невикористані відпустки, творчої відпустки; виплати вихідної допомоги; оплата службових відряджень; інші випадки, пов’язані з нарахуванням середнього заробітку, визначається відповідно до Порядку нарахування заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Надання щорічних відпусток робітникам підприємства регулюються Законом України “Про відпустки” від 15.11.96 р. № 504/96 – ВР. Наказ (розпорядження) про надання відпустки видається за типовою формою № П – 3. У формі № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки зазначають таке: П. І. Б. працівника, назва структурного підрозділу, назва професії (посади), вид відпустки, період роботи, за який призначається відпустка, період та кількість днів відпустки та відмітка щодо надання матеріальної допомоги на оздоровлення. Форма наказу не містить розрахунку оплати відпустки.

Наказ укладається у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший передається до бухгалтерії для нарахування відпускних. Обидва примірники наказу повинні підписати керівник підприємства і начальник цеху (ділянки), майстер або начальник відділу, котрому безпосередньо підпорядкований робітник, який іде у відпустку.

Відповідно до Закону України “Про відпустки” не пізніше ніж за два тижні робітник повинен бути попереджений про дату початку відпустки. З цією метою у наказі передбачений підпис робітника про ознайомлення з наказом і дата ознайомлення.

Форма № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)» оформляється у випадку звільнення працівника. Вона містить рядки, де подаються дані щодо вихідної допомоги, належність якої працівникові слід обумовити в наказі.

Інструкцією № 171 передбачений порядок розрахунку середньоспискової чисельності робітників за двома показниками:

1) Середньоспискова чисельність штатних робітників облікового складу;

2) Середньоспискова чисельність усього персоналу в еквіваленті повної зайнятості.

Перший застосовується для визначення чисельності зайнятих робітників по сферах економічної діяльності, а також для спостереження за змінами мобільної робочої сили. Другий використовують для визначення середнього рівня заробітної плати (прибутку) та інших середніх розмірів у цілому по підприємству з розрахунку на одного робітника.

Розрахунок обох показників ведеться на підставі відомостей про наявність працюючих і відпрацьованого ними часу. Для встановлення точної чисельності всіх категорій робітників підприємства по кожному структурному підрозділу й у цілому по підприємству необхідно вести кількісний облік руху робітників. Такий облік доцільно вести в книзі (відомості). Відпрацьований робітниками підприємства час визначається табельним обліком.

З метою контролю за використанням робочого часу на підприємстві ведуть табельний облік.

До завдань табельного обліку входять контроль за своєчасною явкою робітників та службовців на роботу і виявлення всіх, хто не з’явився чи спізнився; контроль за використанням робочого часу протягом дня (зміни); своєчасне встановлення причин неявки на роботу або запізнень; виявлення порушень трудової дисципліни І пов’язаних з ними втрат робочого часу; одержання даних про час, фактично відпрацьований робітниками підприємства.

Табельний облік ведуть у цехах, на ділянках, у бригадах та інших виробничих підрозділах, у відділах управління спеціально призначені робітники (табельники, обліковці) або керівники підрозділів (бригадири, майстри, начальники ділянок), начальники відділів, секретар керівника підприємства, співробітник відділу кадрів.

Для ведення обліку використаного робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, що проходить по всіх документах з обліку праці і заробітної плати. У випадку звільнення (або переведення) робітника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути наданий іншому, а повинен залишатися вільним не менше трьох років.

Табель являє собою іменний список робітників цеху (відділу), ділянки і ведеться окремо, по категоріях, а в межах категорії працюючих – у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель складається за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Записи в табелі здійснюються на підставі правильно оформлених документів з обліку особового складу: наказу (записки) про прийом, переведення, звільнення.

Облік в табелі використання робочого часу здійснюється методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.п.).

Форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» запроваджена замість трьох, що були раніше, — № П-12, № П-13 і № П-14, отже, є їх сукупністю.

Перша таблиця форми № П-5 містить перелік буквених та цифрових кодів умовних позначень, що використовуються у самому табелі (робочі години (вечірні, надурочні тощо), види відпусток, причини неявок, невідпрацьованого часу, дані щодо тимчасової непрацездатності тощо).

Друга таблиця Табеля обліку робочого часу складається з частин, де зазначають, крім уже звичної інформації (табельний номер працівника, стать, П. І. Б., посада, відмітки про явки та неявки на роботу (за днями місяця) та сумарної кількості днів явок (неявок) на роботу), такі дані:

1) сумарна кількість відпрацьованих за місяць днів та годин, з розшифруванням годин, відпрацьованих надурочно, нічних, вечірніх, вихідних (святкових);

2) сумарна кількість неявок на роботу (днів/годин) у розрізі кодів-причин таких неявок.

Умовні позначки про відхилення роблять лише на підставі оформлених належним чином документів (листок непрацездатності тощо).

Відпрацьованим людино-днем вважається день виходу на роботу незалежно від кількості годин, відпрацьованих протягом дня. У відпрацьовані людино-дні включаються дні службових відряджень, оплата яких проводиться з розрахунку середнього заробітку за останні два місяці. Неявкою вважається цілоденна відсутність робітника з будь-яких причин.

Простій – це час, коли робітник перебуває на роботі, але не працює. Простої бувають цілоденними і нагромаджу вальні з різних причин (відсутність електроенергії, організаційні причини).

Прогулом вважається неявка на роботу протягом усього робочого дня з неповажної причини, а також поява на роботі в нетверезому стані незалежно від того, відбулося це на початку роботи, протягом робочого дня або наприкінці його.

Внутрішньо змінною перервою є тимчасове припинення виконання даної роботи у зв’язку з захворюванням, годуванням дитини (для матерів, які годують), виконання громадської роботи і т.п.

Фактично відпрацьований час у людино-годинах повинен вираховуватися щодня на кожного робітника і за видами виконаних робіт. Для визначення відпрацьованого часу в годинах фіксуються моменти початку і кінця виконання роботи і встановлюється тривалість перерв та простоїв, що не входять у відпрацьований час.

Дані про відпрацьований час шоферів у табель обліку використання робочого часу заносяться на підставі дорожніх листів.

Табельним обліком повинні бути охоплені усі без винятку робітники підприємства. Табель на робітника необхідно вести в одному місці – у тому підрозділі, де він включений до облікового складу.

По закінченні місяця кожний структурний підрозділ підприємства складають звіти про використання робочого часу, на підставі яких складається Зведений звіт у цілому по підприємству.

Підставою для нарахування основної заробітної плати робітникам, ІТП, іншим категоріям робітників є табелі використання робочого часу, тарифні ставки і оклади.

Для нарахування заробітної плати використовуються форма № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та форма № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».

У Наказі № 489 немає жодного слова про умови, коли використання П-6 є обов’язковим. Зі самої форми можна зробити лише висновок, що це документ, який треба готувати щомісяця і щодо кожного працівника окремо.

Форма складається зі шапки, де зазначаються дата заповнення, П. І. Б., табельний номер, стать, індивідуальний ідентифікаційний номер, професія (посада) за класифікатором професій працівника, кількість відпрацьованих ним днів (годин) та власне таблиці «Розрахункова платіжна відомість працівника» за відповідний місяць. Таблиця містить дві загальні колонки: нараховано (за видами оплат: у т. ч. фонд основної зарплати, додаткової зарплати, інші заохочувальні та компенсаційні виплати й інші виплати, що не належать до ФОП у розрізі видів нарахувань) та утримано (за видами утримань: аванс, внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, ПДФО, профспілкові внески, аліменти, аванс у банк) та підсумкові рядки разом за період (місяць).

Форма № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)» за складом інформації є аналогічною до попередньої, проте відображає дані щодо нарахувань та утримань загалом за місяць по організації.

Заробітна плата спеціалістам нараховують так: при повному робочому місяці проставляється присвоєний оклад згідно з наказом по підприємству й відповідно до посади, а при неповному робочому місяці – оклад ділиться на кількість робочих днів у цьому робочому місяці й отриману денну заробітну плату множать на кількість відпрацьованих (згідно з табелем) робочих днів.

Застосування первинних документів з нарахування основної заробітної плати тісно пов’язано з обліком відпрацьованого часу, виробітком робітників і розцінок (тарифних ставок, окладів).

Усі види додаткової заробітної плати також нараховуються на підставі первинних документів (наказ на відпустку, розпорядження на матеріальну допомогу, лікарняний лист) і розрахунків середнього заробітку робітника.

Підставою для видання наказів про нарахування додаткової плати і заохочувальних виплат можуть бути: водійські посвідчення, що підтверджують клас водіїв, свідоцтво про народження дітей багатодітних сімей, повістки військкоматів, лікарняні листи, заяви робітників про надання матеріальної допомоги й інші.

Для складання розрахункових відомостей необхідно використовувати:

- табелі використання робочого часу (для розрахунку погодинної заробітної плати та інших доплат – нічні, надурочні, простої за час непрацездатності тощо);

- нагромаджувальні картки заробітної плати (для відрядників);

- довідки-розрахунки бухгалтерії (на додаткову заробітну плату);

- розрахункові відомості за минулий місяць (для розрахунку прибуткового податку);

- виконавчі листи (на утримання за рішенням судових органів);

- заяви працівників (на утримання та перерахування частини заробітної плати;

- платіжні відомості (на видачу авансів);

- інші документи.

Виплата заробітної плати здійснюється з каси підприємства в 3-денний період (включаючи день отримання коштів з банку). Якщо не всі працівники в цей термін отримали заробітну плату, то проти них у відомості ставиться штамп або здійснюється вручну запис “Депоновано”. Невиплачені суми заносяться касиром в реєстр депонованої заробітної плати. Бухгалтер перевіряє правильність визначенні депонованих сум. На їх загальну величину складається видатковий касовий ордер. Депоновані суми повертаються на рахунок у банку і виплачуються працівникам на їх вимогу. Аналітичний облік депонованих сум ведеться в журналі обліку депонованої заробітної плати або в реєстрі, синтетичний облік – в Журналі 5 або 5-А.

Заробітна плата може перераховуватись працівникам на їх індивідуальні рахунки (наприклад рахунки пластикових карток) в установах банків. Заробітна плата має виплачуватись працівникам регулярно в терміни, визначені колективним договором, двічі на місяць. Перерва між виплатами заробітної плати не повинна перевищувати 16 днів. Якщо день виплати заробітної плати припадає на вихідний або святковий, то заробітна плата виплачується попередньо.

Підприємство зобов’язане проводити індексацію нарахованої працівникам заробітної плати у зв’язку з недодержанням строків її виплати та у зв’язку зі зростанням цін.

Застосування первинної документації в обліку праці і заробітної плати пов’язано з особливостями діяльності підприємства, технологічним процесом виробництва продукції, системою і формою оплати праці, іншими особливостями. Незалежно від цього в усіх випадках документація з обліку заробітної плати повинна забезпечити по всіх рівнях управління підприємством одержання достовірної інформації.