7.7. Порядок організації аналітичного обліку виробничих запасів. Складський облік.

За допомогою складського обліку ми можемо слідкувати за надходженням і вибуттям виробничих запасів у кількісному вимірнику (аналітичний облік). Керівник підприємства своїм наказом призначає працівника на посаду комірника, який має займатися веденням складського обліку. З ним укладається договір про майнову відповідальність. До обов’язків комірника входить належним чином відображати інформацію про рух матеріальних цінностей на складі та вчасно подавати її в бухгалтерію та інші відділи підприємства. У своїй діяльності комірник використовує затверджені Наказом Мінстату України від 21.06.96 р. № 193 “про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів” такі типові форми первинного обліку запасів.

На складі для правильної організації обліку комірник повинен на кожний номенклатурний номер запасу оформлювати “Матеріальний ярлик” (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі, або поблизу нього.

Тільки після того як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск зі складу. Відпуск цінностей зі складу може здійснюватись тільки особам, які мають на це право. Список цих осіб складається і затверджується головним бухгалтером та керівником підприємства.

Комірник за кожним видом запасів веде картку складського обліку. Вони виписуються бухгалтерією у двох примірниках. Де вказується номер картки, номенклатурний номер, назва виробничих запасів. Комірник розписується за отримання картки. Всі картки складського обліку формують картотеку, яку веде матеріально відповідальна особа. Крім того, на складі ведеться книга, де дається розшифровка вмісту складу. Тобто перераховуються всі номери карток складського обліку і вказується, що в якій знаходиться.

На сільськогосподарських і будівельних підприємствах можливе ведення книги обліку надходження і вибуття запасів.

Лімітно-забірні картки (ЛЗК № 28) заповнюються планово-економічним відділом на передодні одержання матеріалу і візуються відділом постачання (на малому підприємстві – заступником директора). Для будівельних організацій використовуються лімітно-забірні картки формою № 28 А.

У лімітно-забірних картках зазначається місячний ліміт відпуску в даному цеху фізичній особі – робітникові матеріалів певного номенклатурного номера. Ліміт визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих у цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця.

Лімітно-забірні картки виписуються у двох примірниках. Один до початку місяця передається цеху споживачу. Другий – складу. Бажано друкувати їх на папері різного кольору, щоб чітко відрізняти примірник цеху від примірника складу. Ті лімітно-забірні картки, що видаються, реєструються відділом постачання у реєстрі, копія якого після видачі карток здається до бухгалтерії для контролю за своєчасною видачею лімітно-забірних карток. Завідуючий складом робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок невикористаного ліміту.

Факт відпуску підтверджується двома підписами – завідуючого складом та одержувача матеріалів.

По закінченню місяця або використання ліміту лімітно-забірні картки здаються до бухгалтерії.

Відпускаючи запаси зі складу на підставі лімітно-забірної картки, комірник зобов’язаний слідкувати за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника (ліміт встановлюється на місяць). У цьому випадку складається “Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів” форма М-10 у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший – у комірника.

У кінця місяця на підставі карток складсього обліку матеріалів комірником складається форма М-14 “Відомість залишків матеріалів на складі”. Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником зі встановлення на підприємстві нормами забезпечення запасами. У випадку, коли залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливих непланових простоїв виробництва, зобов’язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається “Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу” М-18.

При закінченні облікового періоду матеріально-відповідальна особа має скласти “Матеріальний звіт” М-19, який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у формі М-13 “Реєстр № приймання-здавання документів”. Всі вони передаються в бухгалтерію.

Організація документообігу на підприємстві має бути здійснена таким чином, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.

В бухгалтерії узагальнюється отримана від комірника аналітична інформація про рух запасів. При цьому використовуються рахунки бухгалтерського обліку та синтетичні реєстри (журнали-ордери та відомості). Станом на перше число місяця, в бухгалтерії підприємства, у спеціальній оборотно-сальдовій відомості виводиться залишок по кожному рахунку запасів.

Примітка: Готліб І. пропонував замість складання описів (відомості або книги) здійснювати записи залишків в натурі прямо в товарних книгах за кредитом відповідних рахунків, щоб бухгалтер міг виконувати операції, що відображаються в порівняльній відомості [3].