3.4. Документальне забезпечення обліку нематеріальних активів

Як вже зазначалось, більшість нематеріальних активів є об’єктами цивільного обігу і їхня передача (відчуження) здійснюється здебільшого на підставі ліцензійних угод. Угоди про передачу права власності на охоронний документ (патент, свідоцтво), на цілісний майновий комплекс або видачу ліцензій на використання об’єкта інтелектуальної власності потребують реєстрації. В іншому випадку угоди визнаються недійсними з моменту їх укладення або вважаються неукладеними. Обов’язкових умов ліцензійних угод законодавство не встановлює, тому вони визначаються виходячи з особливостей окремого об’єкта нематеріального активу, терміну ліцензійної угоди, терміну дії охоронних документів, строку можливого ефективного використання цього об’єкта.

Типові форми первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів: НА-1 “Акт введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів”; НА-2 ‘Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів”; НА-3 “Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів”; НА-4 “Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів”.

Оприбутковуючи нематеріальний актив на підприємстві оформляється акт НА-1 в одному примірнику на основі технічної, науково-технічної та іншої документації (ліцензійний договір, авторський договір, патент тощо), до якого додається копія охоронного документа, також документи, що описують сам об’єкт або порядок його використання. Отримуючи підприємством ноу-хау додається аудіо-, відео-, або письмове відображення змісту конфіденційної інформації, що є об’єктом угоди.

Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів НА-2, застосовується для аналітичного обліку об'єктів права інтелектуальної власності, ведеться бухгалтерією підприємства в одному примірнику. Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів застосовується для оформлення вибуття таких об'єктів при їх списанні (ліквідації). Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу.

Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів – НА-4, складається в одному примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об'єктів права інтелектуальної власності та за кожною особою, відповідальною за використання об'єктів права інтелектуальної власності. В інвентарний опис включається кожний окремий об'єкт права інтелектуальної власності.

Для обліку нематеріальних активів на підприємстві та нарахування амортизації по них призначена форма ВНА-1 “Відомість обліку нематеріальних активів і нарахування амортизації”.