logo
Підр Фін облік І, ІІ

15.2.1. Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

Підзвітними особами є працівники установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, що не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу по закінченні трьох робочих днів.

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Згідно з Порядком ведення касових операцій № 334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями – не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахунково до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику установи на основі розпорядження керівника установи (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно-матеріальних цінностей – тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти установи, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу установи (організації). Суми, отримані підзвітною особою, називають звіт про використання коштів наданих на відрядження під звіт, а звіт працівника називають – авансовий звіт. Звіт про використання коштів наданих на відрядження під звіт буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника установи: “доцільність витрат підтверджую” і підпис, або “бухгалтерії оплатити”. Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера — контролювати цільове використання підзвітних сум. Із цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму “списують” з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, установа вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, у свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то установа до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення (див. додаток 1), яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт установи або особистий транспорт, тоді необхідно надати водіїв з відповідними дорожніми листами. Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату: з добових; з проїзду; з найму житла.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок установи, що його відрядило.

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того установи, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів на території України та 60 календарних днів за межами країни.

Термін відрядження працівників для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об'єктів.

Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні, або святкові й не робочі дні, то, відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином:

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи. інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи) є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Виплачуються добові витрати в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 (із внесеними змінами) за кожний день (включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Розрахунок добових проводиться з фактичного часу перебування працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої сторін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією № 59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше – наступна доба. Якщо станція, пристань чи аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані чи аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

До витрат на відрядження, які враховуються в цілях оподаткування прибутку, додалися:

Якщо працівник придбав електронний квиток, то для підтвердження його витрат на проїзд тепер достатньо додати до авансового звіту посадочний талон і документ про оплату квитка.

З 1 квітня 2011 року відбулись зміни щодо максимального розміру добових витрат. Тепер він установлений безпосередньо в ПК і залежить від мінімальної заробітної плати станом на 1січня звітного року:

Необхідно звернути увагу на таке:

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

Перелічені витрати обов’язково підтверджуються документами в оригіналі. Якщо підзвітна особа не надала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством.