6.5. Внутренняя отчётность фирмы

Отчётность представляет собой важнейший источник информации для анализа и принятия решений.

Применяемая на практике отчётность подразделяется на виды по трём основным признакам: 1) объёму сведений; 2) целям, для которых составляются отчёты; 3) периодам, охватываемым отчётностью.

Для внутреннего управления требуется внутренняя частная отчётность, то есть отчётность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

Цель составления внутрихозяйственной (внутренней) отчётности, охватывающей всё предприятие снизу доверху, – удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путём представления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчётности обусловливает её периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объём приводимых данных должны варьироваться в зависимости от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих конкретному предприятию и конкретному объекту управленческого учёта, цели управления применительно к данному объекту учёта, содержанию полномочий и ответственности, которые делегированы конкретному структурному подразделению и его менеджеру. В связи с этим разработка внутренней отчётности является прерогативой предприятия. Содержание, формы сроки и обязанности представления этой отчётности, а также пользователи варьируются в зависимости от условий хозяйствования на конкретном предприятии. Исключение составляет лишь финансовая отчётность отраслевых и географических сегментов предприятия, которая регулируется национальными и международными стандартами [20, c. 429].

Количественное укрупнение масштабов деятельности, диверсификация её направлений, действие конкурентной динамичной рыночной среды, когда многократно ускоряется процесс смены источников сырья и материалов, технологии производства, рынков сбыта, типов продукции географии её производства и реализации ведёт к резкому увеличению числа управленческих решений всех типов. Поток оперативной информации нарастает, центральный орган управления перегружается, его деятельность становится неэффективной. Отсюда необходимость децентрализации как распределения власти (полномочий) принимать решения между различными уровнями управления. Децентрализация управления требует более формализованного подхода к организационной структуре предприятия, определяющей место каждой структурной единицы (подразделения, отделения, сегмента) с точки зрения делегирования ей определённых полномочий. Таким обобщающим понятием стал «центр ответственности». Бухгалтерская система, которая в рамках такой структуры обеспечивает отражение, накопление, анализ и представление информации о затратах и результатах и позволяет оценивать и контролировать результаты деятельности структурных единиц и отдельных менеджеров, называется учётом по центрам ответственности [20, c. 434].

Менеджер центра ответственности для выполнения своих функций с определённой периодичностью и в определённом объёме должен составлять отчётность о деятельности вверенного ему центра ответственности, чтобы иметь возможность на основании этой информации принимать соответствующие управленческие решения.

Внутренняя отчётность по центрам ответственности должна отвечать определённым требованиям:

• быть настолько оперативной, чтобы позволять оказывать влияние на динамику результатов деятельности центров ответственности;

• содержать информацию об отклонениях от плана и представлять возможность прямого доступа к этой информации для анализа отклонений;

• содержание отчётности должно соответствовать персональной ответственности менеджера за принятие решений в конкретной области.

Конкретное содержание отчётности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учёта и отчётности по центрам ответственности, зависит от того, каков статус данного центра ответственности.

Рассмотрим, какие виды отчётности могут оставляться применительно к центрам ответственности трех основных видов: центрам затрат, центрам прибыли и центрам инвестиций [20, c. 436-447].

Смета (бюджет) центра затрат должна содержать информацию об ожидаемых затратах, основанную на планах управления и концепции контролируемых затрат. Определение контролируемых статей – ключевая задача при внедрении на предприятии системы учёта по центрам ответственности. В идеале все затраты должны быть закреплены за определёнными подразделениями и конкретными подотчётными лицами.

Если за определённым участком или центром закрепляется ответственность за какие-то статьи затрат, то менеджер такого подразделения должен иметь реальную возможность влиять на величины этих затрат. На практике это по большей мере невозможно, вследствие чего используют понятие «относительный контроль», который означает, что менеджер контролирует большую часть факторов, воздействующих на данную часть сметы. Сметы, разрабатываемые для центров затрат, иногда называют сметами учёта по ответственности.

Широкое распространение получили гибкие сметы (бюджеты), позволяющие пересчитать ожидаемые затраты на фактический объём производства.

Результат процедуры, в ходе которой фактические результаты сравниваются с запланированными величинами, называется отчётом об исполнении сметы. Отчёт каждого уровня управления включает графы с указанием статей контролируемых затрат, затрат по смете (пересчитываются по формуле гибкого бюджета на фактический уровень выпуска продукции), фактических затрат, отклонений от сметы. Положительное отклонение означает перерасход, отрицательное отклонение, которое указывается в скобках, - экономию. Наряду с суммарными величинами целесообразно указывать статьи, по которым отмечены особо плохие или особо хорошие результаты. Для пояснения этих статей может приводиться расшифровка, показывающая причины возникших отклонений, принятые меры и другая необходимая информация. Таким образом, отчётность по центрам затрат играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией о ходе производственного процесса и динамике затрат.

Сметы (бюджеты) и отчёты об их исполнении составляют первый (нижний) уровень внутрихозяйственной (внутрифирменной) управленческой ответственности, разрабатываемой в рамках информационной системы управленческого учёта.

Поскольку управляющие (менеджеры) центров прибыли несут ответственность и обладают полномочиями как в части затрат, так и в части поступлений, то отчёты, используемые в системе учёта по центрам ответственности для оценки центров прибыли, обычно имеют форму отчётов о прибылях. Они отражают поступления и затраты подразделений вплоть до формирования валовой прибыли от реализации или операционной прибыли (прибыли от операций по основной деятельности). Однако относиться к оценке центров прибыли по отчётам, доведённым до показателя операционной или даже чистой прибыли, нужно с осторожностью, поскольку использование произвольных методов распределения централизованных операционных расходов может привести к искажению операционной прибыли как показателя деятельности данного центра. В этом случае может использоваться так называемый контрибуционный подход, при котором подчёркивается вклад каждого подразделения в чистую прибыль предприятия и покрытие совокупных операционных расходов. Операционные расходы, относимые на центр прибыли, подразделяются на прямые и косвенные. В этом случае в отчёт можно ввести новый промежуточный показатель (на котором может заканчиваться отчётность центра) – остаточный доход центра прибыли, рассчитываемый как разница между его валовой прибылью и его прямыми операционными расходами. Этот показатель даёт более надёжную и более увязанную с объектом учёта информацию, чем операционная прибыль подразделения.

Другой вариант альтернативного отчёта о прибылях – форма, в которой вместо валовой прибыли отражается показатель маржинальной прибыли, что подчёркивает роль переменных затрат в формировании результативного показателя. Такая форма отчёта о прибыли называется таблицей маржинальной прибыли и содержит чистую выручку с продаж подразделения, переменные расходы (в том числе и переменные операционные), маржинальную прибыль, прямые постоянные расходы, остаточный доход до косвенных расходов, косвенные расходы, операционную прибыль подразделения (центра прибыли).

Необходимо отметить, что показатель остаточного дохода до косвенных расходов позволяет более достоверно оценить вклад подразделения (центра прибыли), чем показатель остаточного дохода подразделения, так как он снимает влияние произвольности распределения косвенных расходов, отнесённых на производственную себестоимость продукции центра прибыли. Таким образом, отчёты о прибыли, где сопоставляются соответствующие (как правило, контролируемые) величины затрат и поступлений центров прибыли, это второй уровень внутрихозяйственной (внутрифирменной управленческой отчётности).

Центр инвестиций можно рассматривать как совокупность центра затрат и центра прибыли. Поэтому к нему применимы те же учётно-аналитические инструменты (или их комбинации), что и к центрам ответственности первых двух видов. А так как в отношении центров инвестиций часто делаются допущения, что они являются отдельными предприятиями, то обычно для каждого центра инвестиций подготавливаются традиционные финансовые отчёты предприятия. Чтобы измерить относительную эффективность работы отделений, как правило используется показатель «возврат на активы» или рентабельность активов, которая определяется как отношение прибыли и средней величины активов. В качестве показателя прибыли могут использоваться операционная прибыль подразделения (прибыль до выплаты процентов и налогов на прибыль), учитывающая распределённые на отделение операционные расходы предприятия в целом; остаточный доход до косвенных издержек. Состав показателя активы определяется исходя из цели расчёта и из политики предприятия. Для оценки работы конкретного менеджера может быть рассчитана индивидуальная рентабельность активов с учётом специфики ситуации.

Для более детального анализа факторная модель может быть расширена, и рентабельность активов представлена в виде произведения двух факторов: рентабельности продаж и оборота активов.

Таким образом, специальные плановые и фактические аналитические показатели, рассчитываемые для оценки деятельности центров инвестиций, составляют третий уровень внутрихозяйственной (внутрифирменной) управленческой отчетности в рамках системы учёта по центрам ответственности.

Наличие у предприятия трёхуровневой системы внутренней отчётности позволяет сформировать качественную систему аналитического обеспечения для принятия оптимальных управленческих решений.

В настоящее время при появлении крупных корпораций, стремительном развитии процессов диверсификации производства, расширении географии компаний появилась необходимость получения информации по двум принципиально новым участкам: по отраслевым (деловым) и по территориальным (географическим) сегментам.

Периодичность составления внутренней отчётности – вопрос индивидуальный. Можно сформировать лишь общий критерий выбора периодов составления внутренней отчётности. Им является своевременность принятия по данным отчётности управленческих решений, то есть когда управленческие решения способны в начальной стадии предотвратить развитие негативных тенденций или, наоборот, содействовать развитию позитивных тенденций. Поскольку на нижних уровнях роль оперативности принятия решений выше, чем на верхних, периоды представления отчётности на нижних уровнях значительно короче.

Конкретно же периоды составления внутренней отчётности определяет само предприятие для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально. Важно иметь чёткий график представления отчётности.

Вопросы для закрепления материала

1. Охарактеризуйте суть и формы внебюджетного планирования.

2. Назовите функции и этапы составления бюджетов.

3. Дайте характеристику основных составляющих общего бюджета предприятия.

4. В чем заключается суть нормативного метода учёта фактических затрат?

5. Каковы общие черты и различия нормативного метода и стандарт-коста?

6. Назовите особенности директ-костинга, преимущества и недостатки его использования.

7. В чём заключается суть анализа «затраты – объём – прибыль»? Каковы условия качественного его применения?

8. Охарактеризуйте основные направления снижения себестоимости. Сформируйте комплексную оценку резервов.

9. Каковы виды и особенности внутренней отчётности?

Тесты:

1. Отрицательное отклонение фактических затрат от сметных (нормативных) значений свидетельствует о:

а) перерасходе производственных и финансовых ресурсов;

б) экономии производственных и финансовых ресурсов;

в) несоблюдении сметы нормативных затрат.

2. В условиях «директ-костинг» постоянные общепроизводственные расходы списываются проводкой:

а) Дт 20 Кт 25;

б) Дт 43 Кт 25;

в) Дт 90 Кт 25.

3. При использовании метода «директ-костинг»:

а) все затраты распределяются между реализованной продукцией и остатками готовой продукции;

б) постоянные расходы полностью относят на реализацию;

в) все затраты отражаются по нормативам.

4. Отклонение по цене используемых материалов свидетельствует:

а) о дополнительном отпуске материалов в производство;

б) о случаях порчи или хищения материалов в местах потребления;

в) об изменении условий заготовления материалов.

5. При нормативном методе учета затрат все записи по счетам запасов ведутся:

а) по фактическим данным;

б) по нормативным данным, пересчитанным на фактические цены;

в) по нормативным данным;

г) по фактическим данным, пересчитанным на нормативное количество.

6. Какие бюджеты входят в состав оперативного бюджета:

а) бюджет продаж, бюджет денежных средств, прогнозный отчет о прибылях и убытках;

б) бюджет трудовых затрат, бюджет общепроизводственных расходов, прогнозный бухгалтерский баланс;

в) бюджет продаж, бюджет общепроизводственных расходов, прогнозный отчет о прибылях и убытках.

7. План, в котором отражают предполагаемые источники поступления и направления расходования финансовых средств называется:

а) бюджет капитальных затрат;

б) финансовый бюджет;

в) бюджет денежных средств.

8. Планирование предполагает составление:

а) административных планов;

б) оперативных планов;

в) стратегических планов;

г) все ответы верны.

9. Функциями бюджетирования не является:

а) координация деятельности различных подразделений;

б) планирование ежегодных хозяйственных операций;

в) оценка эффективности управления;

г) планирование финансового состояния.

10. Оперативный бюджет не включает в себя:

а) бюджет трудовых затрат;

б) бюджет общепроизводственных расходов;

в) бюджет капитальных затрат;

г) бюджет коммерческих расходов.

11. Основу нормативного метода учета затрат составляет:

а) предварительный расчет норм расхода;

б) расчет норм расхода в процессе производства продукции;

в) исчисление сокращенной себестоимости;

г) изучение взаимосвязи между объемом производства, затратами и прибылью.

12. Резервами снижение себестоимости является:

а) сокращение брака;

б) сокращение транспортных расходов;

в) сокращение расхода основных материалов;

г) все вышеперечисленное.

13. По механизму использования бюджеты подразделяются на:

а) кратко-, средне-, долгосрочные;

б) статические, гибкие, специальные;

в) дополнительные, приростные, добавочные.

14. Совокупность центра затрат и центра прибыли, это:

а) центр продаж;

б) центр управления;

в) центр инвестиций.

15. Бюджет, представляющий собой детализированный план текущих операционных расходов, отличных от расходов, непосредственно связанных с производством и сбытом, это:

а) бюджет общих и административных расходов;

б) бюджет общепроизводственных расходов;

в) бюджет расходов на продажу.

16. Информация о планируемых или ожидаемых доходах, расходах, активах и обязательствах – это:

а) баланс;

б) бюджет;

в) бизнес-план.

17. Отправной точкой в составлении общего (главного) бюджета является составление:

а) бюджета производства;

б) бюджета продаж;

в) бюджета общепроизводственных расходов;

г) прогнозного отчета о прибылях и убытках.

18. Финансовый бюджет не включает в себя:

а) бюджет продаж;

б) бюджет инвестиций;

в) бюджет движения денежных средств;

г) прогнозный бухгалтерский баланс;

д) бюджет прямых материальных затрат.

19. Структурное подразделение организации, руководитель которого отвечает только за затраты (производственный участок) – это:

а) центр прибыли;

б) центр продаж;

в) центр затрат;

г) центр инвестиций.

20. Структурное подразделение организации, руководитель которого отвечает только за выручку от продажи продукции, работ, услуг называется:

а) центр прибыли;

б) центр продаж;

в) центр затрат;

г) центр инвестиций.

21. Какой из бюджетов не включается в оперативный бюджет:

а) бюджет трудовых затрат;

б) бюджет продаж;

в) бюджет денежных средств.

22. Разработкой бюджетов занимаются:

а) руководители;

б) планово-финансовая служба;

в) бухгалтерия.

23. Совокупность оперативного и финансового бюджета – это:

а) текущий бюджет;

б) общий бюджет;

в) план-прогноз.

24. Какой из видов бюджетов может включать расчет не фиксированного уровня производства, а нескольких возможных уровней:

а) жесткий;

б) гибкий;

в) общий.

25. Общий бюджет состоит из:

а) производственного и финансового бюджетов;

б) оперативного бюджета и бюджета капитальных затрат;

в) оперативного и финансового бюджета;

г) текущего и периодического бюджета.

26. Какой бюджет составляется на основании бюджета продаж?

а) бюджет производства;

б) бюджет закупки (использования) материалов;

в) бюджет общепроизводственных расходов.

27. Последним этапом в процессе подготовки генерального бюджета является составление:

а) бюджета капитальных затрат;

б) прогнозного отчета о прибылях и убытках;

в) прогнозного бухгалтерского баланса.

28. При системе стандарт-кост выявленные отклонения фактических косвенных расходов от нормативных:

а) относят на себестоимость продукции;

б) списывают на счета учета затрат;

в) списывают на финансовый результат.

Задача 6.1

Оценить на основе данных табл.6 исполнение сметы общепроизводственных расходов предприятия в отчетном году. Определить возможные причины перерасходы и экономии средств. Сделать выводы.

Таблица 6

Сведения о выполнении сметы общепроизводственных расходов

в отчётном году, тыс. руб.

Задача 6.2

Оценить на основании данных табл. 7 исполнение сметы общехозяйственных расходов предприятия в отчетном году. Определить возможные причины перерасходы и экономии средств. Сделать выводы.

Таблица 7

Данные о выполнении сметы общехозяйственных расходов

в отчётном году, тыс. руб.

7. АНАЛИЗ КАК МЕТОД ОБОСНОВАНИЯ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

7.1. Состав решений, принимаемых на основе анализа

издержек, объёма производства и прибыли

В процессе функционирования любое предприятие сталкивается с проблемой выбора альтернативных вариантов дальнейшей деятельности. Действенным инструментом обоснования выбора является экономический анализ в целом и отдельные его составляющие в частности. Одной из таких составляющих является анализ объёма, издержек и прибыли, с помощью которого могут быть приняты следующие виды решений: ► определение критической суммы постоянных затрат, переменных расходов на единицу продукции и критического уровня цены реализации при заданных (желаемых) параметрах; ► обоснование решения об увеличении производственной мощности; ► обоснование варианта технологии производства; выбор варианта машин и оборудования; ► выбор собственного производства или закупки изделий со стороны; ► специальные решения о ценах реализации и размере прибыли; ► решения, связанные с расформированием сегмента рынка; ► решения, связанные с ограниченными производственными возможностями.

Для всех типов решений необходимо определение принимаемых в расчёт релевантных издержек. Однако необходимо отметить, что при принятии решений наряду с релевантной количественной оценкой необходимо принимать в расчёт качественную информацию, которая может повлиять на будущую прибыль предприятия. Для всех типов решений необходимо определение принимаемых в расчёт релевантных издержек. Релевантными могут быть только доходы и затраты, во-первых, относящиеся к будущему управленческому решению, и, во-вторых, отличающиеся по вариантам.

Расходы и доходы, величина которых зависит от принимаемого решения (релевантные), принимаются в расчёт и представляют собой приростное, дополнительное движение денежной наличности, при разных вариантах принимаемых альтернативных решений. Нерелевантные доходы и расходы не принимаются в расчёт.

Таким образом, релевантный подход позволяет в процессе принятия управленческого решения сконцентрировать внимание только на значимой информации, что при значительных объёмах данных облегчает и ускоряет процесс выработки наилучшего решения.

Необходимо отметить, что при принятии решений наряду с релевантной количественной оценкой необходимо принимать в расчёт качественную информацию, которая может повлиять на будущую прибыль предприятия.

В общем, при анализе затрат, связанном с принятием альтернативных решений, необходимо учитывать следующие моменты:

□ при выборе варианта следует сопоставить не удельные (на единицу продукции), а общие затраты и доходы, так как только в этом случае чётко видно изменение постоянных и переменных затрат;

□ следует сопоставлять будущие доходы и расходы по каждому из рассматриваемых вариантов не в целом, а по каждой статье, тогда будет ясно, за счёт чего произошло изменение;

□ в каждом конкретном случае следует особенно тщательно рассмотреть, какие затраты являются релевантными, и что отнести к нерелевантным (исключаются из расчёта в каждом варианте);

□ не следует использовать постоянные расходы при сопоставлении альтернативных вариантов;

□ особое внимание требуется уделить тому, какое влияние окажет каждый альтернативный вариант не только на изменение состава затрат, но и на возможное изменение денежной наличности фирмы;

□ в случае ограничения ресурсов надо найти такой вариант решения, который давал бы максимальную прибыль при данном ограничении, но с учётом моральных факторов [20].