Тема 3. Організація нормативно-правового забезпечення бухгалтерського обліку

1. Сутність організаційних регламентів та їх класифікація.

2. Методика розробки положення про бухгалтерію та її сектор (відділ)

3. Методика розробки посадових інструкцій.

4. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів.

1. Сутність організаційних регламентів та їх класифікація.

Нормативно-правове забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає систему нормативно-правових документів, які регламентують коло завдань, обов’язків і функції як бухгалтерії у цілому, так кожного із її підрозділів (відділу, сектору, групи) і кожної посадової особи; розподіл функцій і обов’язків між підрозділами та виконавцями; встановлюють послідовність та терміни виконання облікових робіт як бухгалтерією у цілому, так і кожним підрозділом і виконавцем. До внутрішніх організаційних регламентів належать положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи (відділи, сектори, групи), посадові інструкції, графіки, операційні інструкції зі складання носіїв інформації, регламенти робочого дня, тощо. Після затвердження їх власниками (засновниками) або керівником підприємства і ознайомлення з ними бухгалтерів, вони додаються до наказу про облікову політику. Вони розробляються підприємством на основі централізованих законодавчих і нормативних документів, що регламентують ведення бухгалтерського обліку.

Організаційні регламенти групуються за ознаками:

1. обов’язковістю застосування поділяють на обов’язкові, основні, покладені в основу організації тих чи інших робіт процесів (галузеві матеріали із застосування АСУ); рекомендаційного характеру (методичні матеріали про функції і організацію робіт облікового персоналу в умовах АСУП;

2. конкретизації – розрізняють типові та індивідуальні документи;

3. за сферою застосування залежно від поширення на об’єкти організації обліку поділяють на види робіт, що регламентують обліковий процес (графіки, стандарти), контрольний процес (графіки, схеми), роботу апарату управління (положення про відділи, посадові інструкції);

4. за поширенням на елементи організаційної структури виділяють загально об'єктні, внутрішні, посадові.

Система нормативно-правового забезпечення роботи апарату бухгалтерії включає три рівні взаємопов’язаних між собою нормативних документів:

• перший стратегічний рівень – управління апаратом бухгалтерії у цілому, він складається з Положення про бухгалтерію та зведеного графіку облікових робіт;

• другий рівень – структурні підрозділи бухгалтерії – сектори, відділи, групи, його структурними компонентами виступають Положення про роботу сектора або групи та структурні графіки роботи групи, відділу, сектора;

• третій рівень – посада бухгалтера, функціонування якої регулюють Посадова інструкція бухгалтера та індивідуальний графік роботи бухгалтера.

2. Методика розробки положення про бухгалтерію та її сектор (відділ)

Вихідним документом при плануванні роботи апарату бухгалтерії та розподілу обов’язків між структурними підрозділами бухгалтерії та виконавцями є Положення про бухгалтерію. У ньому вказують загальні положення, на підставі яких утворюється і функціонує головна бухгалтерія (рішення учасників (засновників) підприємства; установчі документи; її місце в управлінні; підпорядкованість); основні завдання; функції головної бухгалтерії та її структурних підрозділів; права і обов'язки працівників; взаємодія і взаємовідносини бухгалтерії з іншими структурними підрозділами підприємства; структура і побудова; порядок розширення, реорганізації, ліквідації; система оплати праці та преміювання бухгалтерів.

З метою конкретизації функцій облікового апарату підприємства на підставі положення про бухгалтерію для кожного її структурного підрозділу (управління, сектору, відділу або групи) розробляються окремі положення. У них виділяють такі розділи: загальна частина, завдання сектору, його структура, функції, права, відповідальність та взаємовідносини з відділами, цехами, відокремленими підрозділами підприємства (дод. Б 4).

Положення про бухгалтерію та її структурні підрозділи затверджують власники (засновники) підприємства або уповноважена ними особа (керівник).

За аналогічною структурою розробляються Положення про управління обліку міністерств, відомств, акціонерних товариств. У їх складі доцільно виділити підрозділи за напрямками робіт: складання зведеної звітності та контроль її показників, контрольно-ревізійної робота, методологічна робота, облік в апараті управління.

3. Методика розробки посадових інструкцій.

Завдання і функції, покладені на структурні підрозділи бухгалтерії, виконуються працівниками апарату бухгалтерії, виконавцями. Для професійного і технічного поділу праці, досягнення його високої продуктивності і персональної відповідальності за якість і терміни виконання облікових робіт, а також попередження безвідповідальності у роботі на кожній посаді (робочому місці) розробляються посадові інструкції, у тому числі і для головних бухгалтерів.

Посадові інструкції розробляються на підставі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників [] (дод. Б 5). Згідно Довідника за рівнем кваліфікації працівники апарату бухгалтерії поділяються на такі категорії:

1) керівники (головний бухгалтер, завідувач сектору (відділу) апарату бухгалтерії);

2) професіонали (вища освіта та стаж роботи за спеціальністю);

3) фахівці (базова вища освіта відповідного напрямку);

4) технічні службовці (касир, обліковець).

Посадові інструкції розробляються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розписі, окремо для кожної категорії персоналу (дод. Б 6).

Посадові інструкції складаються із розділів: загальні положення, завдання та обов'язки, права, відповідальність, повинен знати, кваліфікаційні вимоги та взаємовідносини (зв'язки) за посадою. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в родовому відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003-95, зі змінами та доповненнями) та повна назва структурного підрозділу бухгалтерії.

У розділі "Загальні положення" розкривається основна інформація про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де він працює, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язків, безпосередня підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими потрібно керуватись в роботі, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.

У розділі "Завдання та обов'язки" наведено типові професійні завдання, обов'язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань. У ньому характеризується зміст діяльності працівника: визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ бухгалтерії. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об'єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Склад робіт у посадовій інструкції визначається із урахуванням їх обсягу, визначеного типових норм часу на виконання кожного виду облікових робіт у розрізі об’єктів обліку. При встановленні видів робіт слід визначати їх організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання та обов'язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі "Права" визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, що забезпечують виконання покладених на нього завдань та обов'язків у процесі діяльності. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов'язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів, тощо.

У розділі "Відповідальність" наводять показники, що є критеріями оцінки робота працівника та встановлюють межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов'язків. Зокрема, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов'язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил охорони праці.

У розділі "Повинен знати" наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов'язків; а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших та нормативних документів; методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання своїх професійних обов'язків.

У розділі "Кваліфікаційні вимоги" наводяться вимоги щодо освіти, освітньо-кваліфікаційного рівня та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання посадових обов’язків, а також вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Для професійної групи "Керівники" вимоги встановлюються залежно від рівня та функцій управління і керівництва, які відрізняються за своєю складністю та відповідальністю: керівники первинних структурних підрозділів, керівники структурних підрозділів вищого рівня. Для професійної групи "Професіонали" визначено вимоги повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - магістр, спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за чотирма рівнями. Для професійної групи "Фахівці" визначено вимоги базової або неповної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - бакалавр, молодший спеціаліст та кваліфікаційне категоріювання за трьома рівнями. В окремих випадках ставляться вимоги щодо повної вищої освіти з освітньо-кваліфікаційним рівнем - спеціаліст. Для професійної групи "Технічні службовці" визначено вимоги щодо професійно-технічної освіти чи повної загальної середньої освіти та професійної підготовки на виробництві, у сфері послуг.

У розділі "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою" визначається коло основних взаємозв'язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів, тощо.

У процесі розробки посадових інструкцій необхідно забезпечувати єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов'язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни мають бути чітко визначені. У разі необхідності, завдання та обов'язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов'язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, повинні бути взаємопов'язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства або за дорученням його заступниками доводяться до працівника під розписку. Зміни, доповнення до посадових інструкцій вносяться лише на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається у разі перерозподілу обов'язків між працівниками у зв'язку зі скороченням їх чисельності, або необхідністю більш раціонального розподілу ніж ними посадових обов’язків. У разі зміни назви підприємства, структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

На якість облікової роботи безпосередньо впливає рівень професіоналізму бухгалтера, тому необхідно залучати найбільш кваліфікованих працівників та стимулювати постійне підвищення професійної кваліфікації. Кваліфікаційні категорії підвищуються, насамперед, тим працівникам, які успішно виконують посадові завдання та обов'язки, творчо і сумлінно ставляться до службових доручень і вимог посадових інструкцій. Присвоєння і підвищення кваліфікаційних категорій працівникам здійснюють комісії з проведення кваліфікаційної атестації. Особи, які не мають відповідної освіти або стажу роботи, встановлених кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід та успішно виконують у повному обсязі покладені на них завдання та обов'язки, можуть бути, як виняток, залишені на займаній посаді або призначені на відповідні посади за рекомендацією атестаційної комісії.

Набувати і підвищувати професійну компетентність можна за такими етапами:

• для досягнення професійної компетентності необхідно здобути вищу або середню спеціальну освіту, після якої набувати навичок практичної роботи;

• для підтримки професійної компетентності на належному рівні необхідно постійно стежити за змінами у сфері бухгалтерського обліку і аудиту: володіти сучасною інформацією по питаннях ведення бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, а також по питаннях аудиту і інших суміжних питаннях.

Для зростання рівня професіоналізму і компетентності працівників бухгалтерії необхідно постійно підвищувати їх кваліфікацію на спеціальних курсах, спеціалізованих семінарах, шляхом регулярного отримання і вивчення спеціальної літератури. Також доцільно регулярно (не рідше за один раз на місяць) проводити в бухгалтерії колективне (можливо, по групах) вивчення діючих нормативних документів, а також програмного забезпечення, що постійно оновлюється. Зміни у законодавчо-нормативних документах необхідно своєчасно доводити до виконавців під підпис, залишаючи їм копію відповідного акту. Копії нормативних документів по відповідних напрямах обліку повинні зберігатись в окремих теках.

При організації роботи апарату бухгалтерії увагу необхідно приділяти не лише формальній організації, тобто суворій регламентації функцій, обсягів роботи і обов’язків посадових осіб нормативними документами, але й неформальній, тобто заохочувати роботу за переконанням, стимулювати неформальне лідерство та бажання досягти найкращих результатів, а також дотримання норм професійної етики.

4. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів.

Своєчасне виконання облікових робіт є однією з основних вимог, що ставляться до апарату бухгалтерії. Планування термінів виконання робіт та контроль за їх дотриманням здійснюється за допомогою системи графіків. При організації облікової роботи за графіком збирання первинної облікової інформації, її передавання в апарат бухгалтерії, обробка показників, складання звітності та передавання вихідної інформації користувачам, а також оперативно-економічний контроль і аналіз здійснюються у попередньо встановлені терміни, а також визначаються особи, відповідальні за виконання кожного виду робіт та дотримання термінів їх виконання.

Для організації облікових робіт за графіком необхідно провести такі підготовчі роботи: скласти детальний перелік облікових і звітних робіт по усіх підрозділах підприємства; розробити раціональні схеми циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходи з їх удосконалення; розробити детальний календарний план облікових робіт із зазначенням виконавців та термінів виконання облікових робіт; обговорити і узгодити терміни з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються технологічні зв’язки, що виникають на різних стадіях роботи; визначаються терміни виконання робіт; унеможливлюються аврали у роботі; укріплюється трудова дисципліна та підвищується культура праці бухгалтера.

Роль і значення графіків значно зростають за умови щоденного контролю за їх дотриманням. Головний бухгалтер, його заступник або інший працівник за їх дорученням систематично перевіряє своєчасність виконання і здавання робіт кожним виконавцем.

Результати щоденного контролю фіксують у відомості обліку робіт, у якій по вертикалі вказують усіх виконавців облікових робіт, а по горизонталі – терміни закінчення роботи. Якщо виконавець виконав весь обсяг робіт своєчасно за графіком, то ставлять плюс, а мінус – коли навіть незначна частина залишилась невиконаною. Відмітки за декаду або місяць показують ступінь дотримання графіків виконавцями.

При відхиленнях від графіків головний бухгалтер (керівники структурних підрозділів) перерозподіляють роботу між виконавцями, підсилюючи дільниці, що відстають. Щоденний поточний контроль за роботою апарату бухгалтерії є необхідною умовою своєчасного виконання облікових робіт.

Графіки розробляють головні бухгалтери, їх обговорюють колективом бухгалтерії, затверджують керівники підприємства або головні бухгалтери та доводять до усіх виконавців під розписку.

Для планування облікового процесу застосовують таблично-текстові, лінійні та сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки за обсягом інформації поділяють на зведені, структурні та індивідуальні. Зведений графік – це календарний план виконання облікових робіт із зазначенням виконавців та часу виконання (як нормативного, так і фактичного) кожного з комплексів облікових робіт. Зведений графік виконання основних комплексів облікових робіт розробляється у відповідності із термінами подання звітності як зовнішнім користувачам, так і внутрішнім. Самостійним комплексом робіт при цьому обирають обсяг облікових робіт з обліку одного об’єкта господарювання (облік виробництва; облік запасів, облік праці та її оплати).

У зведених графіках зазначають: назву, зміст роботи; час її виконання та дату завершення; осіб, відповідальних за виконання (табл. 2.6).

Таблиця 2.6

Зведений графік облікових робіт на 201… рік

Для розподілу облікових робіт між структурними підрозділами бухгалтерії розробляють структурні графіки – це календарні плани завершення облікових робіт у кожному структурному підрозділі бухгалтерії. У них перераховують усі роботи сектора (відділу, групи), вказують терміни їх виконання (у разі потреби і у годинах), виконавців, кому здати результати роботи (табл.2.7).

На основі структурних графіків і посадових інструкцій для розподілу облікових робіт між виконавцями розробляються індивідуальні графіки роботи.

В індивідуальних графіках вказують: перелік робіт (назви документів), що повинен виконати бухгалтер; характер роботи; від кого одержати документи; строк початку та завершення робіт (обов'язково у днях і годинах); кому здати результати, а також хто заміщує основного працівника у разі його відсутності (табл. 2.8).

Таблиця 2.8

Індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку реалізації запасів

Індивідуальні графіки розробляють і для оперативних працівників підприємства, які поставляють первинну облікову інформацію або ведуть будь-яку облікову роботу (завідувачі складів; комірники; працівники, відповідальні за постачання або збут; експедитори, диспетчери). В індивідуальні графіки можуть складатись для організації облікової роботи протягом дня, а також протягом більш тривалого часу (року), але найчастіше їх складають для визначення обсягів роботи за місяць. Як правило, індивідуальні графіки бувають постійними, але у разі потреби і разовими.

Стрічкові (лінійні) графіки в основному використовують для планування разових робіт, наприклад, проведення інвентаризації, складання квартальних та річного звіту, проведення переоцінки цінностей, тощо. У лінійному графіку на відміну від таблично-текстового за присудком лініями позначають тривалість виконання робіт (або заходів) (декада, п’ятиденка, тиждень), зазначених за підметом таблиці-графіка.

Для контролю за своєчасним виконанням облікових робіт їх планова і фактична тривалість зображуються лініями різного кольору (табл.2.10).

Таблиця 2.10

Лінійний графік проведення інвентаризації основних засобів

Стрічкові графіки більш наочні, тому їх застосування дозволяє більш ефективно контролювати обліковий процес.

Сітьовий графік є графічним зображенням сітьової моделі здійснення облікового процесі або складного комплексу робіт (нарахування заробітної плати, проведення переоцінки запасів або основних засобів, обліку витрат та калькулювання собівартості продукції, складання та подання звітності). Така сітьова модель відображує логічний взаємозв’язок усього комплексу облікових робіт із зазначенням параметрів такого взаємозв’язку. Перевагами сітьових графіків порівняно з іншими графіками є можливість оцінки впливу кожного відхилення від графіку на кінцеву роботу. Крім того, запровадження критичного шляху дозволяє керівнику робіт оцінювати виконання основних та другорядних робіт та вносити корективи в їх виконання. Принципи сітьового планування дозволяють усі облікові роботи представити у вигляді окремих комплексів облікових робіт.

У сітьових графіках окремі роботи, що виконують у процесі розробки комплексу, зображують стрілками, події – кружечками. Вони бувають вихідні (початок виконання робіт), проміжні (результат однієї або кількох робіт) та завершальні (досягнення кінцевої мети роботи). Усім подіям в обліковому комплексі присвоюють певний номер (цифровий код). Робота у вигляді стрілки сітьового графіку з’єднує дві події: початкову та кінцеву, кожне з яких необхідно пронумерувати. У графіку (рис. 2.6) вони позначені (1,2), (2,3), (2,6), (2,5).

Рис. 2.6. Сітьовий графік нарахування заробітної плати

Робота вимірюється у днях або годинах. Її тривалість позначають цифрами над стрілками. Послідовність робіт має назву шляху. Їх розрізняють три види:

1. повний – шлях від вихідної події до завершальної;

2. попередній – від вихідної до певної події або від певної до завершальної;

3. з’єднувальний – шлях між двома подіями, що не є вихідними або завершальними.

Самий тривалий шлях має назву критичного, він позначається жирною лінією. Тривалість критичного шляху визначає загальну тривалість робіт комплексу. Відповідно, з метою її скорочення необхідно скоротити терміни виконання робіт, що знаходяться на критичному шляху.

На якість роботи бухгалтерів негативно впливають постійні відволікання від виконання трудових обов’язків, тому необхідно розробити і затвердити наказом керівника підприємства розпорядок роботи бухгалтерії, зокрема, графік прийому працівників інших підрозділів по виробничих питаннях та інших відвідувачів. Прийом відвідувачів поза графіком доцільно дозволяти лише з дозволу керівника.