5.5. Організація виплати заробітної плати

Організація виплати заробітної плати включає: визначення оптимальних термінів виплати заробітної плати, способів виплати, місць виплати та осіб, відповідальних за виплату грошових коштів працівникам підприємства, розробку порядку видачі розрахункових листків, довідок по заробітній платі, а також положення з обліку депонованої заробітної плати.

Терміни виплати заробітної плати (за першу і другу половину місяця при авансовій системі) встановлюються у колективному договорі, що укладається на підприємстві між трудовим колективом і адміністрацією. Вони також зазначаються у договорі про розрахунково-касове обслуговування, що укладається між підприємством і банком. Термін виплати залежить від організаційно-технічних можливостей підготовки розрахунків із заробітної плати.

Працівники підприємства обирають найбільш оптимальний спосіб виплати заробітної плати: 1) готівкою з каси підприємства; 2) безготівково через банкомати банків; 3) натуроплатою – готовою продукцією або іншими видами товарно-матеріальних цінностей підприємства.

Незважаючи на спосіб виплати заробітної плати, у день її виплати до відділення банку необхідно представляти платіжні доручення на перерахування податку з доходів фізичних осіб та внесків на соціальні заходи.

При виплаті заробітної плати готівкою через касу підприємства необхідно обладнати робочі місця касирів, забезпечити доставку готівки з банку до каси та розробити графік обслуговування працівників у розрізі структурних підрозділів. Якщо заробітну плату виплачують у структурних підрозділах, то необхідно призначити наказом по підприємству таких осіб, встановити порядок одержання ними грошей у касі та їх виплати за платіжними відомостями, порядок звітування за одержані грошові кошти. Місця виплати заробітної плати необхідно відповідно обладнати, забезпечити доставку грошей до місць виплати, а також їх збереження у процесі транспортування та виплати, розробити детальний графік роботи платників та узгодити його із профспілками.

Підприємство має право зберігати в касі виручку для виплати заробітної плати понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси відомостях на виплату грошей. Виплату заробітної плати необхідно організувати так, щоб не порушувати встановлених термінів. Крім того, забороняється накопичувати у касі виручку для виплати заробітної плати.

Найбільш раціональним способом виплати заробітної плати є використання системи банкоматів. Для організації виплати заробітної плати у такий спосіб підприємству необхідно укласти договір з банком, організувати відкриття рахунків для кожного працівника, одержання ними пластикових карток та слідкувати за своєчасним зарахуванням коштів на ці рахунки.

При натуроплаті необхідно дотримуватись нормативних документів як щодо складу товарно-матеріальних цінностей, яким дозволяється виплата заробітної плати, так і їх оцінки.

 Аванс, який деякі з бухгалтерів вважають за окремий вид виплат доходів працівників, насправді є виплатою частини заробітної плати, яка здійснюється відповідно до ст. 24 Закону про оплату праці. Аванс може виплачуватися один раз за першу половину місяця, однак така періодичність виплат зарплати є мінімальною, і може здійснюватися і частіше – за домовленістю між роботодавцем та працівниками.  

Водночас слід зауважити, що виплата зарплати і її нарахування – не одне і те саме. Нарахування зарплати відбувається тільки на підставі відповідного первинного бухгалтерського документу. А саме розрахунково-платіжної відомості, форма якої затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489. Вона складається раз на  місяць (виходячи з форми документу), і лише для тих працівників, які звільняються протягом місяця, допускається окреме складання цієї відомості для нарахування остаточного розрахунку із ними, який провадиться в день їхнього звільнення, згідно із вимогами КЗпП України.

Таким чином, законодавство не передбачає складання окремої розрахунково-платіжної відомості на аванс і решта заробітної плати, не зважаючи на те, що виплата зарплати відбувається кілька разів на місяць. Виплата зарплати оформлюється різними первинними документами:

-видатковим касовим ордером, відомістю на виплату зарплати – якщо зарплата виплачується готівкою;

-відомістю на перерахування коштів, платіжним дорученням – якщо зарплата виплачується безготівково на картки працівників;

-видатковими накладними, актами тощо – якщо частина зарплати виплачується у негрошовій формі.

При цьому, на нашу думку, в бухгалтерському обліку до складання розрахунково-платіжної відомості виплачені працівникам аванси обліковуються як переплата із заробітної плати (за дебетом рахунку 66). Ця переплата закривається на дату нарахування зарплати за відповідний місяць (за кредитом рахунку 66).

При цьому в зведеній формі розрахунково-платіжної відомості, затвердженої наказом № 489, сума виданого за першу половину місяця авансу відображається серед утримань і зменшує таким чином суму зарплати, яка підлягає працівнику до виплати після її нарахування. На нашу думку, в тому ж рядку припустимо відображення виплачених за такий місяць наперед сум відпускних.