11.3. Організація робіт зі складання річної звітності

У річній звітності підсумовуються результати фінансово-господарської діяльності підприємства за звітний рік, тому до організації її складання слід ставитись особливо відповідально та виважено. Крім того, терміни її подання користувачам суворо регламентуються, тому процес її складання необхідно ретельно організувати.

Порядок виконання робіт зі складання та подання річної звітності оформлюється наказом (розпорядженням) по підприємству, який затверджується у вересні. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головними спеціалістами підприємства (головним економістом, фінансистом, начальником відділу кадрів, тощо).

У наказі встановлюють терміни виконання кожного виду робіт зі складання та подання звітності; призначають осіб, відповідальних за той чи інший комплекс робіт; ступінь участі кожного з економічних підрозділів підприємства (планового відділу, бухгалтерії, головного економіста, тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створення нормальних умов роботи апарату, зайнятому складанням річного звіту. Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт, визначення комплексу робіт зі складання річної звітності й плану-графіку облікових робіт.

Перед початком робіт зі складання форм звітності доцільно на підприємстві оформити робочий альбом річної звітності. Він складається з переліку форм звітності, їх правильно заповнених зразків, вказівок з їх складання, які є робочими інструкціями з методики і техніки заповнення звітів. Такі робочі альбоми формуються на підставі нормативних документів зі складання звітності.

Для планування робіт зі складання та подання річної звітності на початку вересня розробляють план-графік облікових робіт (табл. 11.7).

Для його розробки доцільно обирати стрічкову форму графіка, яка найбільш проста у складанні та наочна порівняно з іншими формами. У графіку вказують етапи і види робіт зі складання та подання звітності; осіб, відповідальних за їх виконання та терміни виконання, а також відмічають хід фактичного виконання робіт.

Комплекси робіт, представлені у графіку (організаційна підготовка; проведення повної інвентаризації; уточнення показників поточного обліку за одинадцять місяців; складання форм звітності; затвердження звітності та її подання користувачам) поділяють на підкомплекси, у складі яких виділяють окремі види робіт. Деталізація комплексів облікових робіт потрібна для застосування оптимальних методів і прийомів їх виконання. Наприклад, інвентаризація кожного об’єкта господарювання (необоротних активів; запасів; розрахунків, тощо) проводиться із застосуванням специфічних методів і прийомів, тому у її складі виділяють відповідні підкомплекси та розробляють порядок організації робіт.

Склад комплексів, підкомплексів та видів робіт, які необхідно виконати та зазначити у графіку, визначає головний бухгалтер підприємства виходячи із певних умов, обсягів роботи, чисельності виконавців, відповідальних за їх виконання та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Відповідальними за виконання комплексу робіт або їх частини призначають працівників, які згідно посадової інструкції виконують цю роботу.

Терміни виконання робіт встановлюються виходячи із вимог нормативних документів щодо строку подання звітності. При встановленні термінів виконання кожного виду робіт необхідно виходи із їх обсягів; часу, що щоденно виділяється виконавцю для їх здійснення, за умови одночасного виконання ним поточних функцій.

Обсяги кожного виду робіт визначають на підставі досвіду попередніх років, «Пам'ятки про складання річної звітності» і враховують можливі зміни у строках їх виконання, зумовлені комп’ютеризацією облікових робіт, тощо. Для своєчасного виконання робіт необхідно розробити найбільш оптимальну послідовність їх виконання. Роботи у графіку слід розташовувати у хронологічній послідовності їх здійснення для рівномірного розподілу навантаження серед виконавців на весь період складання звітності.

Розглянувши та порівнявши обсяги робіт, головний бухгалтер перевіряє, чи рівномірно розподілено навантаження між окремими виконавцями, чи не перевантажені окремі працівники, чи немає небезпеки зриву строків виконання окремих робіт. При потребі перерозподілу навантаження строки виконання робіт, включених у графік, залишаються незмінними, а змінюються лише виконавці. Навантаження розподіляється відповідно до кваліфікації та практичних навичок, індивідуальних цільових здібностей і схильностей кожного виконавця. При такому підході ділові якості працівників використовуються найефективніше.

Мінімальними плановими відрізками часу при плануванні термінів виконання робіт необхідно обирати у вересні – декаду, у жовтні-грудні – п’ять днів, а у січні-лютому – кожний день. При збільшенні планових відрізків часу контрольні можливості графіку знижуються. При визначенні термінів, необхідних для виконання робіт, необхідно враховувати виконання графіку у попередні роки.

Для наочності графіка і оперативного контролю за дотриманням термінів виконання робіт доцільно розробити різні способи позначення їх планового і фактичного часу. Планові відрізки часу, відведеного для виконання робіт, позначають у графіку суцільними лініями чорного кольору у відповідних графах. Кожна лінія показує декаду, п’ятиденку або день. Фактичний час виконання роботи наносять лінією іншого кольору. Це дозволяє одразу порівнювати темпи виконання робіт та їх коригувати на наступний день.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить із працівниками, залученими до складання звітності, інструктивну нараду, на якій знайомить із переліком та обсягами облікових робіт та графіком їх виконання. Після обговорення графіка він затверджується керівником підприємства, розміщується на дошках оголошень та доводиться під розписку до усіх виконавців.

Для удосконалення процесу складання та подання річної звітності, уникнення помилок, допущених при організації роботи у попередні роки, узагальнення раціональних способів та прийомів виконання тієї чи іншої роботи, головному бухгалтеру слід вести «Пам'ятку про складання річної звітності». У ній необхідно зазначати всі невдачі, помилки й напрацювання та використовувати ці записи при організації роботи в наступні роки. Структура пам'ятки повинна відповідати переліку комплексів та підкомплексів робіт зі складання річної звітності, зазначеним у плані їх виконання. Для кожного виду робіт необхідно зазначати фактичний час, витрачений на їх виконання. У пам’ятці також доцільно узагальнити результати обговорення організації робіт зі складання річного звіту на виробничій нараді, що проводиться після здачі річного звіту.

Для конкретизації й уточнення плану-графіку робіт зі складання річного звіту для проведення найбільш важливих та значних комплексів робіт розробляють окремі графіки: графік проведення інвентаризації активів, капіталу та зобов’язань; уточнення показників поточного обліку; закриття рахунків, що необхідне при формуванні річного звіту та складанні річного балансу; заповнення форм річної звітності та складання приміток до річної фінансової звітності, тощо.

Найважливішим організаційним елементом при організації робіт зі складання річної звітності є табель-календар звітності (табл. 11.8).