Тема 7.

ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЇЇ ОПЛАТИ

5.1. Основи організації обліку праці та її оплати

5.2. Організація обліку відпрацьованого робочого часу

5.3. Організація обліку виробітку

5.4. Організація обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками

5.5. Організація виплати заробітної плати

7.1. Основи організації обліку праці та її оплати

Своєчасна і повна виплата заробітної плати працівникам забезпечує соціальну стабільність у суспільстві, тому організація обліку праці та її оплати є однією з найважливіших ділянок облікової роботи.

Основними завданнями та одночасно і об’єктами організації обліку праці та її оплати є:

• облік робочого часу та контроль за його використанням,

• облік виробітку робітників та контроль за виконанням норм виробітку;

• узагальнення заробітної плати за її видами і формами та об’єктами обліку витрат;

• облік розрахунків з працівниками по заробітній платі та інших виплатах;

• організація виплати заробітної плати;

• організація роботи апарату бухгалтерії (відділу обліку праці і заробітної плати).

Об’єкти організації обліку праці та її оплати за складом ідентичні на усіх підприємствах, але на технологію обліку та роботу бухгалтерії впливають особливості технології та організації виробництва, від яких вона безпосередньо залежить. Організація обліку праці та її оплати на підприємстві полягає у виборі та впровадженні у практику методів (прийомів, способів) збирання та обробки інформації, а також технічних засобів обліку та оргтехніки, які найбільш відповідають організаційно-технічним умовам і дозволяють з найменшими затратами у визначені терміни одержати інформацію, що необхідна для управління підприємством.

Раціональна організація обліку праці та її оплати базується на певних передумовах, які необхідно забезпечити на підприємстві:

• сучасній оптимальній організації і технології виробництва;

• детальному плануванні праці та заробітної плати на основі науково обґрунтованих норм;

• наявність кваліфікованих бухгалтерів та сучасної організаційно-обчислювальної техніки.

Проект організації обліку праці та її оплати складається з таких частин: загальні положення; організація обліку відпрацьованого робочого часу; організація обліку виробітку; організація узагальнення заробітної плати; організація виплати заробітної плати та організація роботи апарату бухгалтерії (табл. 5.1).

Таблиця 5.1

Проект організації обліку праці та її оплати

Відповідно до ст. 5 Закону України «Про оплату праці» основою організації обліку праці на підприємстві є []:

• законодавчі та інші нормативні документи;

• генеральна угода на державному рівні;

• галузеві, регіональні угоди;

• колективні договори;

• трудові договори.

Основою організації оплати праці є тарифна система, що включає:

• тарифні сітки;

• тарифні ставки;

• схеми посадових окладів;

• тарифно-кваліфікаційні характеристики (довідники).

Оплата праці здійснюється за погодинною або відрядною системах (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Види та форми заробітної плати

Основна заробітна плата залежить від норм часу, виробітку, обслуговування та тарифних ставок, окладів, розцінок для працівників і посадових окладів для службовців, запроваджених на підприємстві, тому необхідно забезпечити встановлення оптимальних, об’єктивних економічно обґрунтованих норм праці, які б стимулювали зростання її продуктивності. За допомогою додаткової заробітної плати стимулюється праця понад встановлені норми, трудові успіхи й винахідливість, а також робота в особливих умовах (шкідливі та небезпечні виробництва). Величина інших заохочувальних і компенсаційних виплат безпосередньо залежить від стажу роботи працівника на підприємстві та його трудових успіхів. Для того, щоб забезпечити відповідність витрат праці кожного працюючого його заробітній платі необхідно забезпечити відповідність видів і систем заробітної плати організації і технології виробництва на підприємстві.

Внутрішні регламенти, адаптовані до специфіки технології виробництва та його побудови, є невід’ємною складовою регулювання праці та її оплати на підприємстві (Колективний договір, штатний розпис та Положення про оплату праці й Положення про преміювання). Положення про оплату праці визначає засади системи оплати праці на підприємстві, її види та форми. Ним регламентують:

• загальні принципи організації оплати праці на підприємстві;

• системи й форми оплати праці різних категорій працівників;

• штатний розклад працівників підприємства;

• побудову тарифної системи оплати праці по посадах і робочих професіях (тарифні ставки, посадові оклади або відрядні розцінки);

• систему преміювання та заохочення.

В заключній частині викладають порядок і строки перегляду системи оплати праці на підприємстві та порядок оскарження працівниками заробітної плати.

Тарифні сітки та схеми посадових окладів розробляються безпосередньо на підприємстві, затверджуються власником або уповноваженим ним органом та погоджуються з профспілковим комітетом (чи іншим органом, уповноваженим представляти трудовий колектив). Посадові оклади керівникам структурних підрозділів, професіоналам, фахівцям та технічним виконавцям, а також робітникам установлює власник або уповноважений ним орган відповідно до посади, робочої професії й кваліфікації працівника.

Постійна інформація з обліку праці та її оплати включає такі норми та нормативи: норми виробітку робітників, норми обслуговування технологічного обладнання, нормативи чисельності робочих бригад, штатний розклад, норми оплати праці (денні та часові тарифні ставки, відрядні розцінки, місячні ставки та оклади, нормативи доплат, нарахування премій, тощо); носії вхідної інформації з обліку особового складу (особові картки, накази про рух особового складу, накази про відпустку, преміювання, тощо), нормативи визначення податку з доходів фізичних осіб та інших утримань із заробітної плати; нормативи відрахувань на соціальне страхування від фонду заробітної плати, тощо.

Важливою складовою постійної інформації є шифри і коди облікових номенклатур. Їх поділяють на дві групи. До першої належать шифри, що використовуються у багатьох облікових завданнях (структурного підрозділу, об’єкта калькулювання, категорії працівників), до другої – ті, що використовуються лише для нарахування заробітної плати (видів доплат та утримань, оподаткування, виконавчих листів).

Облік особового складу та його руху організується відділом кадрів, але його окремі питання тісно пов’язані із бухгалтерським обліком. Зокрема, для нарахування заробітної плати використовують документи про призначення працівників на певну посаду або робоче місце, їх переведення на інші посади, надання відпусток, преміювання, тому терміни і порядок їх представлення узгоджуються з бухгалтерією. Форми первинних документів з обліку руху особового складу ("Наказу (розпорядження) про прийняття на роботу" (форма № П-1); "Особової картки працівника" (форма № П-2); "Наказу (розпорядження) про надання відпустки" (форма № П-3); "Наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)" (форма № П-4) затверджені нормативними документами []. Форми інших документів, наприклад, обхідного листка при звільненні, акту про присвоєння вищого розряду розробляються на підприємстві. У відділі кадрів обов’язково формується особова справа для кожного працівника. У ній крім документів, що підтверджують його освіту або кваліфікацію зберігається копія ідентифікаційного номера та копії довідок або посвідчень, які надають право на пільги в оплаті або в оподаткуванні. За кожним підрозділом підприємства ведуть Відомість обліку особового складу, до якої записують усі відомості про працівників.

Організація обліку праці та її оплати включає: організацію документування відпрацьованого робочого часу; організацію документування виробітку; організацію аналітичного і синтетичного обліку заробітної плати як у розрізі працівників, так і у цілому по підприємству, організацію виплати заробітної плати, а також узагальнення інформації у формах фінансової та статистичної звітності (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Блок-схема обліку праці та її оплати

Невід’ємною складовою організації обліку праці та заробітної плати є розробка облікових номенклатур. При їх формуванні необхідно виходити із потреб управління фондом заробітної плати за її видами, формами і категоріями працюючих, а також переліку показників як фінансової, так і статистичної звітності (табл. 5.2).

Таблиця 5.2

Перелік номенклатур з обліку праці та її оплати

Для нарахування заробітної плати кожному правнику та пов’язаних з нею розрахунків необхідно забезпечити наявність на документах усіх необхідних показників, що дозволять одержати підсумки у людино/годинах, людино/днях і заробітної плати у розрізі категорій працюючих, видах робіт, видах продукції, місцях та центрах виникнення витрат. Організація руху документів повинна охоплювати час і шлях від першого запису у документі до його здачі до архіву (наприклад, від відкриття наряду до його здачі в бухгалтерію), причому організація первинного, аналітичного і синтетичного обліку повинні бути складовими єдиної системи обліку.

Особливістю організації обліку праці та її оплати є необхідність суворого дотримання термінів виплати заробітної плати, передбачених Колективним договором. Усі документи з обліку відпрацьованого робочого часу та виробітку складаються у виробничих підрозділах, тобто поза межами бухгалтерії, тому необхідно забезпечити їх своєчасне надходження до бухгалтерії. Для цього розробляють графіки документообігу та впроваджують певні організаційні заходи, що забезпечують неухильне дотримання усіма виконавцями зазначених у них термінів, у тому числі і матеріальна відповідальність.