8.1. Основи організації обліку запасів

На організацію обліку запасів впливають їх специфічні властивості та роль у фінансово-господарській діяльності. Запаси є найбільшою складовою активів кожного суб’єкта підприємницької діяльності, тому їх необґрунтовані втрати, псування або крадіжки, наносять значні збитки підприємству. Крім того, запаси є основою продукції, що виробляється підприємством, а також використовуються для надання послуг, виконання робіт, в управлінні, тому зниження матеріальних витрат безпосередньо збільшує прибуток. Раціональне використання сировини і матеріалів, їх збереження безпосередньо залежить від раціональної організації обліку. Зміст і завдання організації обліку запасів полягають у визначенні складу інформації, що надходить та формується у системі обліку, виборі методів і способів збору, обробки та видачі інформації для прийняття управлінських рішень, шляхів і способів наукової організації праці матеріального відділу бухгалтерії.

У підсистемі обліку запасів виділяють обліково-економічні завдання, що є об’єктами його організації: 1) облік і поточний контроль процесу придбання запасів; 2) облік і контроль наявності, руху та збереження запасів на складах та інших місцях їх зберігання; 3) облік і контроль руху та використання запасів у виробництві; 4) організація роботи персоналу матеріального сектору бухгалтерії.

Використання у процесі діяльності сотень і навіть тисяч видів (найменувань) запасів надзвичайно ускладнює облік та робить його трудомістким, переобтяженим рутиною роботою, тому основними напрямками його удосконалення є:

1. розробка та впровадження у практику найбільш раціональних носіїв інформації, способів документування та документообігу (автоматична фіксація показників безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), а у разі неможливості – заміна однорядкових та разових документів на накопичувальні, багаторядкові, розробка графіків документообігу);

2. упровадження нових, більш прогресивних способів і методів обліку запасів (автоматизація обліку на основі використання комп’ютерної техніки);

3. удосконалення контролю за збереженням та використанням матеріальних цінностей шляхом здійснення контролю за ввезенням на підприємство та вивезенням з нього запасів, контролю у процесі використання при виготовленні продукції, розробки інструкції по інвентаризації товарно-матеріальних цінностей;

4. підвищення рівня організації праці бухгалтерів матеріального відділу бухгалтерії, удосконалення робочих місць, їх оснащення сучасною комп’ютерною технікою з новітніми програмними продуктами.

При організації обліку запасів вирішують наступні питання: створення передумов, необхідних для оптимального функціонування підсистеми при наявних організаційно-технічних умовах; вивчення нормативних документів і їх адаптація до особливостей діяльності підприємства; науково обґрунтована класифікація запасів та розробка номенклатурних номерів; вибір раціональних методів обліку запасів.

Для успішного функціонування підсистеми обліку запасів необхідно створити та постійно дотримуватись таких передумов: налагодити стабільне й ритмічне матеріально-технічне постачання сировини і матеріалів; планувати потреби кожного структурного підрозділу у запасах; лімітувати залишки запасів на складах; науково обґрунтовано нормувати матеріальні витрати; забезпечити належний рівень організації складського господарства; сувору матеріальну відповідальності за збереження запасів; залучати на роботу сумлінних висококваліфікованих працівників, використовувати сучасну комп’ютерну техніку та обладнані приміщення. Відсутність тих чи інших передумов негативно впливає на організацію обліку запасів.

При веденні обліку запасів бухгалтерія суворо дотримується вимог нормативних документів, зокрема, П (С) БО 9 “Запаси”, яким визначено принципи визнання, оцінки та обліку запасів [], а також інших, що регламентують порядок документального оформлення операцій з руху запасів []. Крім того, розробляються внутрішні робочі документи, які адаптовані до існуючих організаційно-технічних умов та особливостей виробничого процесу. До їх складу належать наказ про облікову політику, номенклатури-цінники, інструкції по інвентаризації, інструкції з обліку запасів на складах та за місцями використання, інструкції з контролю за ввезенням та вивезенням матеріальних цінностей на територію підприємства.

Для організації обліку запасів розробляється проект, який регламентує і конкретизує засади обліку у певних умовах функціонування підприємства (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Проект організації обліку запасів

Для забезпечення суворої матеріальної відповідальності за збереження цінностей та їх раціональне використання кожний об’єкт обліку закріплюється за певною матеріально-відповідальною особою. При їх призначенні враховують:

• вік працівника, особи, які не досягли 18-річного віку не можуть призначатись матеріально-відповідальними особами;

• посада чи роботи включені до переліку, затвердженому у порядку встановленому Кабінетом Міністрів України (дод. Л 1).

З кожною матеріально-відповідальною особою укладається договір про повну матеріальну відповідальність у письмовій формі. Він зберігається в особовій справі працівника у відділі кадрів. Працівника під підпис ознайомлюють із наказом (посадовою інструкцією), у якому визначено його функціональні (посадові) обов’язки та сфера матеріальної відповідальності.

Наказом по підприємству призначаються особи, які мають право підписувати документи і надавати дозвіл на видачу зі складу матеріальних цінностей та їх вивезення за межі підприємства. Картки із зразками підписів таких осіб передають на склади кожній матеріально-відповідальній особі.

Для раціональної організації обліку необхідно визначитись із одиницею обліку запасів (їх найменування або однорідна група (вид). Найчастіше одиницею обліку запасів обирають кожне найменування цінностей, що використовується у певних цілях і відрізняється певними технічними характеристиками (маркою, типом, сортом, профілем та розміром). Їх вибір залежить від технологічних особливостей процесу виробництва, асортименту запасів, їх ролі у виробничому циклі. Перелік одиниць запасів наводиться у номенклатурі запасів.

Номенклатура запасів – це систематизований перелік матеріальних цінностей, упорядкований за їх роллю у процесі виробництва та технічними властивостями. У номенклатурі про кожну одиницю обліку запасів наводять таку інформацію: технічно правильну назву, повну технічну характеристику (сорт, розмір, марка та ін.), одиницю виміру і номенклатурний номер.

Номенклатурним номером називають постійно діюче скорочене позначення умовно присвоєне кожній назві цінностей. Номенклатурний номер проставляється на всіх первинних документах, якими оформляють рух запасів, і зазначається в усіх облікових регістрах, що значно скорочує кількість помилок в обліку одного і того ж виду матеріалів. Номенклатурний номер (умовне позначення) може бути цифровим, літерним та комбінованим. Найбільш поширеною в нинішніх умовах є цифрова номенклатура. Її розробляють за серійною або десятковою системою.

При серійній нумерації увесь перелік запасів поділяють на групи за обраними ознаками. Такою ознакою у більшості випадків є призначення того чи іншого виду матеріальних цінностей (основні матеріали, допоміжні матеріали, напівфабрикати, паливо, запасні частини, тощо). Мінімальна кількість груп обмежена кількістю рахунків та субрахунків, а максимальна дорівнює 10 для того, щоб при шифруванні груп достатньо було одного цифрового знака. Група повинна відображати техніко-економічний зміст запасів, що включені до її складу. Перелік номенклатурних номерів розробляється у таблиці, де вони поділяються на групи та підгрупи. За кожною підгрупою складається детальний перелік запасів, де кожний сорто-розмір записується окремою позицією (табл. 8.2).

Таблиця 8.2

Класифікація запасів на підприємстві

До списку спочатку записують назву запасів, а потім позначають їх властивості, наприклад, «Борошно пшеничне вищого ґатунку» або «Бензин А-96». Не припускається повторний запис того самого виду запасів під різними назвами. Виходячи із номерів груп та підгруп у схемі та порядкових номерів, названих у підгрупі, встановлюється номенклатурний номер для кожного виду матеріальних цінностей. Він складається з номеру синтетичного рахунку і субрахунку, номера групи та порядкового номера запасів у групі (табл. 8.3). Для кожної підгрупи необхідно залишити резерв вільних номерів для поповнення новими видами запасів.

Таблиця 8.3

Номенклатурні номери запасів

При десятковій системі нумерації для кожної групи, підгрупи і назви матеріалів виділяється відповідне число знаків. Наприклад, один знак (перший) виділяється для назви групи від 0 до 9; два знаки (другий і третій) для підгрупи – від 0 до 99; два знаки (четвертий і п’ятий) чи всі три знаки (четвертий, п’ятий і шостий) – для назви матеріалу всередині підгрупи – від 0 до 99 чи навіть до 999. Наприклад, № 074009 буде означати за таких умов, що матеріал належить до 0 групи, підгрупи 74 і має в цій підгрупі порядковий шифр № 009.

Для прискорення облікових процедур та зменшення помилок у процесі роботи необхідно розробити та використовувати постійну інформацію з обліку запасів. Найважливішими її видами є норми та нормативи (норми залишків запасів на складах, у цехових коморах, на робочих місцях, норми матеріальних витрат, норми відходів та втрат матеріалів, норми спецодягу), номенклатури причин та винуватців відхилень від норм; шифри облікових номенклатур; нормативи транспортно-заготівельних витрат, прейскуранти та цінники, стандартні розміри матеріалів (довжина, ширина, товщина). Постійну інформацію розробляє, збирає та оновлює матеріальний відділ бухгалтерії разом з нормувальниками. Її вводять у пам’ять комп’ютерів та використовують усі служби підприємства для обліку запасів. Головний бухгалтер та старший бухгалтер матеріального відділу контролюють, щоб ця інформація постійно була упорядкованою та без будь-якої доробки могла бути використана в обліковому процесі.

Метод кількісно-сортового обліку запасів обирається виходячи з їх переваг і недоліків та особливостей технології й організації виробництва, частоті відпуску цінностей зі складів, побудови апарату бухгалтерії. При кількісно-сумовому методі облік запасів ведуть у натуральних показниках на складах у картках кількісно-сортового обліку, а в бухгалтерії у відомостях кількісно-сортового обліку.

При оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі аналітичний облік запасів у натуральних показниках ведуть комірники лише на складах. У бухгалтерії аналітичний обліку запасів ведуть лише у вартісному вираженні у групувальних та накопичуваних відомостях та узагальнюють інформацію у Відомості 5.1 (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Блок-схема сальдового методу обліку запасів

При використанні комп’ютерного методу показники щодо надходження та видачі запасів записують до електронних карток складського обліку запасів, а обігово-сальдова відомість руху запасів у розрізі складів та матеріально-відповідальних осіб складається в автоматичному режимі як щоденно, так і у цілому за місяць.

У наказі про облікову політику розкривають основні елементи облікової політики по запасах (табл. 8.4).

Таблиця 8.4

Елементи облікової політики по запасах

Підприємству доцільно встановити межу суттєвості для оприбуткування запасів на баланс, наприклад, 20 грн. Матеріальні цінності, ціна яких нижча, можуть безпосередньо передаватись для використання виробничим підрозділам без попереднього оприбуткування на склад.

У наказі про облікову політику необхідно детально розкрити методи обліку транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ):

1. склад транспортно-заготівельних витрат, сформований згідно П(С)БО 9 «Запаси» (затрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);

2. порядок обліку (ідентифіковано чи загалом) і розподілу транспортно-заготівельних витрат;

3. окремий субрахунок обліку транспортно-заготівельних витрат;

4. метод списання ТЗВ (шляхом прямого включення до первісної вартості придбаних запасів або узагальнення на окремому субрахунку рахунків обліку запасів і розподіляти між одиницями обліку за середнім відсотком ТЗВ).

При постійній величині ТЗВ, що виникають при придбанні певних видів запасів, використовується перший метод, тобто витрати безпосередньо включаються до вартості цих запасів на основі первинних документів.

Якщо ТЗВ належать до декількох видів запасів, то їх сума збирається на окремому субрахунку. Сума транспортно-заготівельних витрат, що узагальнюється на окремому субрахунку рахунків обліку запасів, щомісячно розподіляється між сумою залишку запасів на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули за звітний місяць (використані, реалізовані, безоплатно передані, тощо). Сума транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься до запасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості запасів, що вибули, з відображенням її на тих самих рахунках обліку, у кореспонденції з якими відображено вибуття цих запасів. Середній відсоток транспортно-заготівельних витрат визначається діленням суми залишків транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця і транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць на суму залишку запасів на початок місяця і запасів, що надійшли за звітний місяць.

% ТЗВ =

Планом рахунків не передбачено окремого рахунку для обліку ТЗВ, тому підприємство, яке вирішило застосовувати окремий субрахунок їх обліку, обирає його самостійно. Для обліку ТЗВ, що виникли при придбанні виробничих запасів, можна використовувати субрахунок 200 «Транспортно-заготівельні витрати», або відкривати субрахунки аналогічно їх переліку на рахунку 20 «Виробничі запаси» до рахунку 29, який залишається резервним у Плані рахунків. Для обліку ТЗВ, що виникли при придбанні товарів, пропонують використовувати субрахунок 289 «Транспортно-заготівельні витрати».