4.5. Організація технології облікового процесу

Організація технології облікового процесу на різні етапах має свої особливості. На етапі первинного обліку необхідно розробити раціональну послідовність робіт зі створення документів із мінімальними витратами часу та людських ресурсів, для цього визначають:

1. перелік робіт для створення документа;

2. склад відповідальних осіб;

3. час роботи від складання до передавання;

4. технічні засоби;

5. спосіб і час передавання від одного виконавця до іншого.

Операції поточного обліку поділяються на 4 види: просування (прийом, передавання) первинних документів, їх перевірка, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки), групування, перегрупування.

Першою операцією є прийняття документів. Бухгалтер підтверджує прийняття документів від матеріально-відповідальних осіб особистим підписом у супровідних регістрах (реєстр документів з обліку руху запасів) або касовій книзі.

Контроль достовірності показників полягає у перевірці змісту інформації, законності господарських операцій, їх економічної доцільності, а також правильності арифметичних підрахунків. Контроль необхідно здійснювати на усіх стадіях технологічного процесу, але обов’язково на двох з них: при одержанні інформації та її видачі з інформаційної системи.

При надходженні документів у бухгалтерію вони ретельно перевіряються за формою - встановлюють чи заповнені усі реквізити, а також чіткість, ясність записів, відсутність помарок, виправлень; по суті – чи правильно відображена господарська операція і чи відповідає вона цьому документу; законністю – чи відповідає господарська операція нормам чинного законодавства, чи не спричиняє вона шкоду юридичним або фізичним особам; правильністю арифметичних розрахунків. Бухгалтер не має права приймати документи, що не відповідають вимогам нормативних документів, тому зобов’язаний повернути їх на доопрацювання. Таким чином, при прийманні документів бухгалтерія здійснює контроль не лише документів, але й господарських операцій.

Обробка показників – це перетворення первинної (вхідної) інформації шляхом логічних та розрахункових операцій з метою одержання різних зведених та узагальнених показників щодо стану майна підприємства та результатів його фінансово-господарської діяльності. обробка може виконуватись вручну або із застосуванням сучасних засобів комп’ютерної техніки. Сукупність технічних засобів, методів і відповідного технологічного і організаційного порядку, що використовуються в інформаційній обліково-економічній системі у процесі виконання її завдань, утворюють систему обробки інформації. Вона реалізується у формі обліку, яку обирає підприємство. Система обробки облікової інформації включає: групування та перегрупування (сортування) документів; таксування, складання зведених документів і запис операцій у регістрах обліку, формування показників аналітичного та синтетичного обліку, узагальнення інформації.

Групування і перегрупування документів здійснюються за певною ознакою, що дозволяє вирішити певні облікові завдання. Вибір напрямків групування і перегрупування документів визначається потребами управління в інформації щодо руху або наявності кожного об’єкта господарювання. Наприклад, документи з обліку запасів, у першу чергу, групуються за складами та матеріально-відповідальними особами, що забезпечує бухгалтерію інформацією щодо наявності цінностей на кожному складі та у підзвіті у кожного комірника. Відповідно, якщо на підприємстві лише один склад і один комірник, то необхідність у групуванні документів за складами відпадає. Після цього документи поділяють на прибуткові та видаткові. Перші групують за джерелами надходження: 1) назвами постачальників; 2) підзвітними особами; 3) підрозділами підприємства, між якими протягом місяця відбувалось переміщення запасів, при цьому документи поділяють за видом господарських операцій: а) ліквідація основних засобів; б) списання МШП; в) оприбуткування поворотних відходів; г) оприбуткування остаточного браку; тощо. Видаткові документи групують за: 1) структурними підрозділами підприємства, у які вони видані, та об’єктами калькулювання; 2) у разі продажу – покупцями. Крім того, усі документи групуються за одиницями обліку запасів – їх номенклатурними номерами.

Таксування – це розцінка документів шляхом множення ціни на кількість, тобто одержання суми або вартісної оцінки господарської операції.

Контирування (від італ. conto – рахунок) – це процес розноски суми господарської операції по рахунках обліку.

Організація складання і подання звітності включає: визначення користувачів звітності, призначення осіб, відповідальних за виконання кожного виду робіт; визначення строків підготовки інформації; способів передавання показників між виконавцями; забезпечення технічними засобами, необхідними для складання звітності. Особливістю організації підсумкового етапу є залучення спеціалістів із інших служб та додержання термінів подання звітності. Для упорядкування робіт складають табель-календар звітності. У ньому вказують: назву і форму звіту, відповідальну особу, терміни складання та подання, адресатів, способи подання та адресу одержувача.

Комплекс робіт зі складання річного звіту поділяють на етапи:

1) організаційна підготовка (затвердження наказу, до якого додають усі графіки робіт) – жовтень;

2) проведення повної інвентаризації – листопад;

3) уточнення даних поточного обліку за одинадцять місяців – грудень;

4) складання звітних форм – січень;

5) заключні роботи – лютий.

Кожний етап складається з окремих видів робіт, які необхідно ретельно організувати. У кінці вересня (на початку жовтня) керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про початок складання річного звіту. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головним економістом та іншими головними спеціалістами підприємства.

У наказі визначаються строки початку окремих робіт, особи, відповідальні за той чи інший комплекс робіт, ступінь участі кожної з економічних служб підприємства (планового відділу, відділу бухгалтерської служби, головного економіста тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створення нормальних умов праці апарату, зайнятого складанням річного звіту. Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт до річного звіту й плану – графіку комплексу робіт із складання річного звіту.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить інструктивну нараду, на якій знайомить працівників обліку із переліком та графіком проведення підготовчих робіт із складання звітності, розподілом усього комплексу робіт між виконавцями тощо. Учасники наради обговорюють графік і розподіл робіт, коригують їх і схвалюють до виконання.