logo
копспОО

4.3. Організація носіїв облікової інформації

Згідно нормативних документів, облікову інформацію потрібно реєструвати, накопичувати та зберігати на носіях інформації. Носій інформації – це спосіб відображення облікової інформації у документах, регістрах, формах звітності. Під носіями облікової інформації розуміють те, на чому вона фіксується (папір, електронні носії інформації, тощо) [25, с. 90].

На організацію носіїв облікової інформації безпосередньо впливає структура облікового процесу, топологічні дільниці обліку та технологічні етапи облікового процесу. Для кожного об’єкта обліку на кожному технологічному етапі необхідно організувати носії інформації. На етапі первинного обліку носіями є документи, поточного – облікові регістри, підсумкового – форми звітності.

Для реєстрації господарських операцій використовують документи. Документ (від лат documentum-доказ, свідоцтво) – це письмово зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення, що засвідчує факт здійснення господарської операції. Відображуючи господарські операції, документи стають юридичною підставою для записів у системі обліку та єдиним джерелом інформації для наступних етапів облікового процесу, прийняття управлінських рішень і складання звітності: “Для бухгалтера існує лише те, що є у документах, те, що у них не зареєстроване, не може бути основою правовідносин, а, відповідно, не може існувати взагалі” [82, с. 173]. Саме документи забезпечують місткість, повноту, об’єктивність інформації, що формується у системі аналітичного і синтетичного обліку та звітності.

До оформлення документів як носіїв інформації ставляться суворі вимоги. Законом України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” [66] визначено, що документи необхідно складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її завершення. У разі недотримання таких вимог із підприємства стягуються фінансові санкції, наприклад, не оприбуткована у касу готівка, тобто не оформлена касовими документами, вилучається до бюджету у п’ятикратному розмірі.

Нормативними актами встановлено перелік реквізитів, обов'язкових для усіх документів: назва документа (форми); дата й місце його складання; назва підприємства, від імені якого складений документ; зміст та обсяг господарської операції та одиниці її виміру; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Крім обов’язкових реквізитів, окремі документи можуть містити додаткові реквізити, без яких вони не вважаються дійсними: ідентифікаційний код підприємства, номер платника податків, підстави для здійснення операції, тощо.

Основними шляхами удосконалення первинного обліку є:

Регістрами обліку є: відомості, журнали, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки, картки, а також машинні носії інформації. Вибір регістрів обліку не залежить від їх зовнішнього вигляду, так само неістотним є і вибір машинних носіїв інформації, надання переваги певним носіям залежить від економічної доцільності експлуатації комп’ютерної техніки та змісту носіїв інформації. Регістри бухгалтерського обліку класифікуються за:

  1. послідовністю реєстрації господарських операцій;

  2. рівнем диференціації облікової інформації;

  3. можливістю взаємної колації показників облікових регістрів.

За послідовністю здійснення записів регістри обліку поділяють на 1) хронологічні, 2) систематичні і 3) комбіновані. За рівнями узагальнення інформації регістри обліку поділяють на 1) аналітичні; 2) синтетичні; 3) комбіновані. Зо зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на: 1) книги; 2) картки; 3) вільні аркуші; 4) машинні носії.

На основі типового альбому розробляється робочий альбом носіїв облікової інформації, обов’язкових для застосування на підприємстві. Їх можна формувати за двома напрямками:

  1. за видами носіїв інформації (документи, облікові регістри, форми звітності);

  1. за топологічними розділами обліку (облік основних засобів, облік запасів, облік праці та її оплати тощо).

Робочі альбоми формують за такою структурою: титульний лист, перелік форм носіїв інформації, їх правильно заповнені зразки та методичні вказівки щодо їх замовлення.