1. Організація інформаційного забезпечення обліку

Інформаційне забезпечення обліку – це сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка й одержання вихідної інформації.

Зміст і склад інформаційного забезпечення обліку відрізняють особливості, зумовлені його специфікою. Основним об'єктом обліку є інформація (облікова), причому на різних технологічних етапах облікового процесу вона може бути його метою, результатом вирішення одного облікового завдання і одночасно використовується для розв'язання іншого облікового завдання, стаючи його інформаційним забезпечення. Так, метою завдання з обліку матеріальних запасів є одержання інформації про фактичний відпуск матеріальних цінностей, яка забезпечує розв'язання завдань з обліку витрат виробництва.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

За умов використання ПК значну частину роботи з організації інформації виконують працівники обчислювального центру, спеціалісти з обробки інформації. Проте такі питання, як організація системи облікових номенклатур, формування складу бази даних та режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД), порядок збереження облікової інформації, вони не завжди можуть кваліфіковано вирішувати без участі спеціалістів обліку.

Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування АБД.

В умовах використання ЕОМ найбільш ефективним з погляду розробки, впровадження і подальшого розвитку є формування загальної бази даних для всіх функціональних підсистем і спеціалізованої для кожної, зокрема, в тому числі і для бухгалтерського обліку. Загальні й спеціалізовані підрозділи бази даних в умовах використання ЕОМ створюються з урахуванням вимог в разі передавання звітної інформації різним органам управління, відділенням, секторам тощо.

За умов такого використання ПК, коли вони тільки обслуговують облік, банк даних створюється в основному з обліку окремих АРМ, тобто створюється розподілена локальна база даних.

Режим функціонування БД включає створення банку даних і його коригування, відповіді на запити та його обслуговування. Перших два режими – це не що інше, як формування й використання бази даних – основи бухгалтерського обліку, і в саме організації їх вирішальна роль належить працівникам обліку. В організації відповідей на запити виділяють вхідну і вихідну інформацію. Далі з кожного її виду визначають постачальників і користувачів інформації, періодичність її формування.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему і методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації, методи й засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації, інформаційну послідовність виконання завдань обліку.

У зв'язку із зростанням потоків інформації на різних рівнях управління й потребою в одержанні інформації, на робочих місцях провадиться робота зі створення розподільних систем обробки інформації з використанням ПК.

До складу інформаційного забезпечення в цих умовах входять дані, необхідні для вирішення завдань обліку. До них відносять: поточні і групувальні дані про виробничо – господарську діяльність, нормативна – довідкову й вихідну інформацію, а також таку, яка надходить з інших підсистем.

Методи й засоби подання облікових даних включають засоби описання інформаційних взаємозв'язків даних, організації баз даних на машинних носіях, достовірності інформації, правила документування первинних даних та ін.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечення є розробка форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити квінтесенцію необхідної інформації. Дуже важливим з погляду підвищення ефективності управління, проте складним із позиції організації, є створення вихідної інформації за відхиленнями (від норм витрат матеріалів, палива, оплати праці та ін.) із зазначенням причин і винуватців цих відхилень.