9.5. Організація обліку дебіторської заборгованості за розрахунками

Організація обліку розрахунків із підзвітними особами включає: установлення переліку посад, яким дозволяється видача грошей під звіт у поточному році; оформлення наказом на підприємстві (щоквартально) розміру підзвітних сум для кожного структурного підрозділу і підзвітних осіб підприємства; затвердження порядку видачі грошей під звіт; оформлення посвідчень про відрядження та їх реєстрації у спеціальному журналі реєстрації; представлення звітів про використання сум, виданих під звіт та на відрядження; розробку методики й техніки перевірки і обробки цих звітів; методики й техніки синтетичного та аналітичного обліку розрахунків із підзвітними особами.

У фінансово-господарській діяльності підприємства неминуче виникають операції, пов’язані із придбанням товарно-матеріальних цінностей або оплатою послуг за готівку. З цією метою кожне підприємство затверджує перелік підзвітних осіб, який є підставою для видачі їм готівки під звіт для покриття витрат за зазначеними операціями (дод. Н 2). У розпорядчому документі підприємства доцільно вказувати не прізвище, ім’я та по-батькові працівників, яким дозволено отримувати готівку під звіт, а відповідну посаду, щоб уникнути необхідності внесення змін до нього у випадку звільнення того чи іншого працівника.

Організація видачі грошей у підзвіт включає: перевірку наказу на видачу грошей під звіт, наказу про відрядження працівника, заборгованості за попередньо виданими авансами, розробку порядку та документального оформлення видачі грошей під звіт. Гроші під звіт видаються підзвітній особі за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Порядок документального оформлення видачі грошей під звіт або на відрядження регламентується положенням Національного банку України []. Готівка видається на підставі заяви працівника з дозвільним надписом керівника з каси підприємства за видатковим касовим ордером. Також підзвітна особа може одержувати готівку під звіт з карткового рахунку із застосуванням корпоративної платіжної картки або особистої платіжної картки та використовувати її за призначенням без оприбуткування в касі.

Сума авансу на придбання товарів або оплату робіт, послуг визначається виходячи із господарських потреб із урахуванням обмежень НБУ, запроваджених для розрахунків готівкою [].

Порядок оплати і норми видатків на відрядження визначаються постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон» [] та Інструкцією про службові відрядження в межах України та на території держав-учасниць СНД []. Сума авансі на відрядження визначається виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на проживання у готелі та кількості днів відрядження.

Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, дозволяється на строк не більше 10 робочих днів від дня видачі готівкових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Методика і техніка обліку розрахунків із підзвітними особами розробляється на кожному підприємстві і є складовою проекту організації обліку розрахунків. Основними питаннями при організації обліку розрахунків із підзвітними особами є дві групи питань 1) організація приймання і перевірки звітів; 2) організація аналітичного і синтетичного обліку розрахунків із підзвітними особами.

Звіт за одержані під звіт готівкові кошти подається відповідно до законодавства України. Підзвітні особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначеному для підзвітних осіб законодавством України. Підзвітні особи зобов'язані здавати до бухгалтерії звіти про використання під звітних сум у терміни, визначені законодавством (табл. 9.2).

Таблиця 9.2