11.2. Організація поточної звітності

Поточна фінансова звітність формується протягом року за певний період часу (квартал, півріччя, 9 місяців). До неї належать Баланс та Звіт про фінансові результати. Інші форми звітності, крім фінансової, можуть бути добові, тижневі, декадні, місячні, квартальні, піврічні, дев’ятимісячні. До такої поточної звітності належать: оперативно-технічна звітність, податкова звітність, статистична звітність та звітність до позабюджетних фондів.

Для організації робіт зі складання та подання звітності, у першу чергу, необхідно визначити: перелік форм звітності, які підприємству необхідно подавати державним установам та іншим користувачам; користувачів звітності (за кожною державною установою); терміни подання кожної форми звітності; взаємозв'язок форм звітності; осіб, відповідальних за виконання робіт зі складання кожної форми звітності; строки виконання робіт; оптимальні способи передавання інформації між їх виконавцями; склад технічних засобів, необхідних для виконання облікових робіт.

Склад звітності, зміст кожної статті, порядок складання та подання, терміни подання та користувачі регламентуються нормативними документами органів державного управління (Міністерства фінансів України, Державної податкової адміністрації України, Державного комітету статистики України, Пенсійного фонду та інших позабюджетних фондів, тощо). Такі інструкції необхідно систематизувати за тематичною ознакою (за суб’єктами державного управління та видами звітності), постійно оновлювати та зберігати у бухгалтерії, забезпечивши доступ усіх працівників. Для контролю за їх наявністю доцільно вести спеціальний опис. У ньому вказують: назву нормативного документу, рік його затвердження, особу, за якої її закріплено; а також дату внесення змін або скасування (табл. 11.2).

Таблиця 11.2

Опис нормативних і методичних документів для складання звітності

Для забезпечення своєчасного складання і подання звітності та контролю за дотриманням термінів облікових робіт розробляють табель-календар звітності. Його доцільно розробляти окремо для кожного виду звітності (фінансової, податкової, статистичної та внутрішньої). Табель-календар звітності є таблицею, у якій за підметом вказують форми звітності, які необхідно подавати у різні органи державного управління (зовнішня звітність) або форми внутрішньої звітності, що надходять до керівництва підприємством з його структурних підрозділів. За присудком таблиці вказують періодичність, строк подання звітності, осіб, відповідальних за її складання і подання, способи подання (табл. 11.3).

Таблиця 11.3

Табель-календар звітності підприємства

Додатково до централізованих інструкцій зі складання поточної звітності необхідно розробляти внутрішні робочі інструкції. У них визначаються сектори (відділи) підприємства і посадові особи, відповідальні за складання звітності та виконання підготовчих робіт, що забезпечують її складання; строки підготовки відповідними особами облікової інформації для складання звітності; терміни завершення робіт зі складання звітності та строки її подання; трудомісткість робіт зі складання звітності, а також розробляється технологія складання звітності.

Особливістю організації робіт зі складання звітності є залучення працівників інших підрозділів управління підприємством, відповідальних за формування тієї чи іншої інформації. Їх участь у підсумкових роботах також зазначають у робочих інструкціях. Наявність інструкції дозволяє оптимізувати методику й техніку складання звітності, підвищує якість і ефективність облікових робіт. У робочих інструкціях можна врахувати особливості підприємства, застосувати раціональні прийоми складання звітності. Їх розробка є складовою заходів, що запроваджуються для удосконалення облікового процесу на підприємстві (табл. 11.4).

Таблиця 11.4

Графік розробки робочих інструкцій зі складання звітності

Найважливішою складовою робочої інструкції є розробка технології складання звітності. Вона може бути описана за допомогою тексту або представлена у вигляді графіків облікових робіт зі складання звітності.

У першу чергу, для забезпечення якості і дотримання термінів складання і подання звітності необхідно організувати нагромадження облікової інформації наростаючим підсумком із початку звітного року, що є одним із видів підготовчих робіт зі складання звітності. Для цього до регістрів обліку вводять спеціальні графи або рядки із назвою «Із початку звітного року». Узагальнені з початку року показники використовують також для управління та контролю, тому їх формування передбачене формою більшості діючих відомостей та інших регістрів обліку. Це дозволяє одержувати показники для складання звітності без застосування спеціальних процедур, вибірок або зайвих підрахунків.

Найбільш розповсюдженим методом організації робіт зі складання звітності є графічний метод. Він дозволяє забезпечити оптимальну послідовність виконання робіт та дотримання термінів складання та подання звітності, установлених нормативними документами. Одним з таких графіків є зведений графік підготовчих робіт зі складання поточної звітності (табл. 11.5).