1) Використовувати супровідні документи постачальників;

2) складати прибутковий ордер (ф. № М-4).

При застосуванні першого варіанту на супровідних документах постачальників комірник проставляє штамп, у якому зазначає кількість оприбуткованих запасів, дату операції та підписується. При другому методі оформлюється прибутковий ордер в одному примірнику на фактичну кількість запасів, що надійшли (дод. Л 2)

Рис. 8.2. Блок-схема процесу приймання запасів

У разі надходження запасів без документів (“невідфактуровані поставки”) або виявлення у процесі приймання недостач, порушення цілісності тари або упаковки, їх невідповідності вимогам стандартів, технічних умов, кресленням, зразкам договору або показникам, зазначеним у супровідних документах, комірник припиняє процес приймання. Такі цінності приймає спеціальна постійно діюча комісія, призначена наказом по підприємству. До її складу включають бухгалтера матеріального відділу бухгалтерії, завідувача складом та представника постачальника або сторонньої незацікавленої організації. Комісія встановлює фактичну наявність запасів, їх якість, тощо та складає акт приймання матеріалів (ф. № М-7) (дод. Л 3). У ньому зазначають найменування матеріалів, одиницю їх виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактичну кількість і вартість. Акт складається у двох примірниках. Один примірник використовують для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для оформлення претензійного листа, що направляється постачальнику.

Запаси, придбані підзвітною особою за готівку, здаються на склад у разі, якщо їх вартість перевищує межу суттєвості для оприбуткування запасів на баланс, або така межа на підприємстві не встановлена. Комірник засвідчує приймання запасів штампом на супровідних документах (накладних, товарних чеках), зазначає їх кількість, дату операції та підписується. На основі супровідних документів із відмітками комірника складається звіт про використання сум, виданих у підзвіт та на відрядження, який підзвітна особа передає до бухгалтерії для списання підзвітних сум та оприбуткування цінностей.

Організація обліку вибуття запасів включає: визначення об’єктів організації, складу і змісту вхідної та вихідної інформації, системи обробки показників документів; переліку документів, необхідних для оформлення кожної операції (видача на виробничі потреби, передавання між структурними підрозділами, продаж, списання у разі невідповідності критеріям визнання активом); розробку робочої інструкції про порядок видачі зі складу кожного виду матеріальних цінностей; розробку робочої інструкції зі складання документів; розробку графіків документообігу та порядку аналітичного і синтетичного обліку вибуття запасів.

У цій підсистемі обліку запасів об’єктами організації є:

1. облік видачі матеріалів із складу підприємства у структурні підрозділи за рахунками обліку виробничих витрат та об’єктами обліку;

2. облік видачі матеріалів із цехових складів на виробництво за рахунками обліку витрат та робочими місцями;

3. виявлення відхилень фактичних матеріальних витрат від норм затрат;

4. виявлення залишків матеріалів на виробничих дільницях;

5. облік зайвих та непотрібних виробничим підрозділам матеріалів, що повертаються на склад;

6. облік відходів матеріалів та передачі їх з виробничих дільниць на склади.

Для кожної з дільниць обліку обирають носії вхідної оперативної інформації із альбому первинних документів. Джерелом нормативно-довідкової інформації є Класифікатор сировини, матеріалів та комплектуючих виробів та Довідник спеціалізованих норм затрат матеріалів на одиницю продукції у детальному розрізі (шифр цеха, дільниці, деталі, матеріалу, одиниці його виміру та норм витрат). Класифікатор і довідник розробляються безпосередньо на підприємстві.

Оперативна, нормативно-довідкова інформація обробляється із використанням комп’ютерної техніки у відповідності із конфігурацією програми. Виходячи із потреб управління, а також прийнятої системи обробки показників про рух та використання матеріалів у виробництві визначається склад та зміст вихідної інформації.

Відпуск сировини, матеріалів та комплектуючих виробів зі складу проводиться матеріально-відповідальною особою за видатковими документами, які ретельно перевіряються на наявність всіх реквізитів і підписів, передбачених їх формою. Порядок документального оформлення операцій з відпуску виробничих запасів зі складів підприємства залежить від частоти відпуску (систематично на виробничі потреби або одноразово на адміністративні, виробничі та інші потреби), від технології й організації виробництва, форми обліку.

Відпуск виробничих запасів на виробничі потреби оформляють лімітно-забірними картками (ф. № М-8, М-9) (дод. Л 4). Лімітно-забірні картки є багаторядковим накопичувальним документом багаторазового використання, тому їх застосування значно скорочує обсяги документообігу та облікової роботи. Вони використовуються для систематичного відпуску у виробництво певного номенклатурного номеру (або декількох номерів) запасів у межах місячного ліміту, необхідного для виготовлення одного виду продукції. Ліміт визначається виходячи з виробничої програми по виготовленню цього виду продукції та діючих норм витрат з урахуванням залишків невикористаних матеріалів у цехах на початок місяця. Лімітно-забірні картки виписуються у двох примірниках відділом постачання або економічним відділом на основі технологічних карт по виготовленню продукції. Один примірник картки видають цеху-одержувачеві, а другий передають на склад комірникові. Видачу матеріалів комірник відмічає в обох лімітно-забірних карток та у картці складського обліку, а одержувач підтверджує здійснення операції у ній власним підписом. У обох примірниках лімітно-забірної картки комірник визначає залишок (сальдо) невикористаного протягом місяця ліміту виробничих запасів.

Понадлімітний і одноразовий відпуск матеріалів безпосередньо у виробництво зі складу й заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника, головного інженера чи іншої уповноваженої особи підприємства (організації) після погодження з відповідними відділами підприємства. До понадлімітного відпуску матеріалів відносять їх перевитрачання по поважній причині та на відшкодування браку. Він оформлюється актом-вимогою на додатковий відпуск (заміну) матеріалів (ф. № М-10) (дод. Л 5). Акт виписують у двох примірниках: один примірник – для одержувача, другий – для складу. Здають акти-вимоги до бухгалтерії після видачі всієї кількості зазначених у них запасів.

Для обліку руху матеріальних цінностей усередині підприємства, а також при їх відпуску стороннім юридичним або фізичним особам виписується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф.№ М-11) у двох примірниках (дод. Л 6). Накладна обов’язково підписується головним бухгалтером. Накладною-вимогою оформлюють оприбуткування запасів із підрозділів підприємства, зокрема, поворотних відходів, відходів від браку, від ліквідації основних засобів, списання малоцінних та швидкозношуваних предметів та розбирання тимчасових не титульних споруд.

Товарно-транспортну накладну (ф. № ТН-1) виписують при перевезенні запасів вантажним автотранспортом (дод. Л 7). Вона є підставою для списання матеріальних цінностей у продавця та оприбуткування їх у покупця, а також для обліку транспортної роботи. У ній вказують увесь перелік цінностей, що буде перевозитись певним автомобілем, та наводять їх характеристики. Накладну оформлює вантажовідправник окремо на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача. Вона підписується керівником підприємства або іншою уповноваженою особою та головним бухгалтером. ТТН виписують у чотирьох примірниках. Перший примірник накладної залишається на складі вантажовідправника для підтвердження операції з відвантаження цінностей. Другий, третій та четвертий примірники, завірені підписами й печатками (штампами) вантажовідправника, віддають водію. Другий примірник водій віддає вантажоодержувачу разом із матеріальними цінностями. Третій і четвертий примірники водій передає перевізникам. Третій примірник, котрий є підставою для розрахунків за надання автотранспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення. Четвертий примірник додають до подорожнього листа. Він використовується для обліку транспортної роботи й нарахування заробітної плати водієві.

Первинні документи зі складу до бухгалтерії комірники здають за реєстром приймання-здачі документів (ф.№ М-13) (дод. Л 8). Реєстр оформлюють у двох примірниках. До нього записують назви і форми документів, що належить здати до бухгалтерії. Лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії одразу після використання ліміту та обов’язково по завершенню звітного місяця навіть якщо ліміт за деякими картками не вичерпаний. Інші документи здаються одразу після виконання операції з приймання або видачі запасів за графіком документообігу. Після перевірки і приймання документів бухгалтер підписує реєстр, один примірник повертає комірникові, а другий залишає у бухгалтерії.

Невід’ємною складовою організації обліку видачі запасів є організація контролю за використанням виробничих запасів у виробництві. Вона включає: вибір методів контролю за кожною групою виробничих запасів (сигнального документування, порціонного розкрою, інвентарного, розрахункового); розробку схеми оперативного контролю у процесі бухгалтерського обліку запасів кожним з працівників матеріального відділу бухгалтерії або оперативними працівниками; розробку класифікатора причин і винуватців від норм матеріальних витрат; визначення центрів відповідальності та посадових осіб, відповідальних за постановку та дієвість контролю; визначення переліку посадових осіб структурних підрозділів, що мають право одержувати для них виробничі запаси та підписувати документи, розробку інструкції про порядок та техніку відображення в обліку запасів, які були видані зі складу у виробничі підрозділи, але залишились невикористаними.

При використанні методу сигнального документування фактичні витрати матеріалів визначають на підставі первинних документів (лімітно-забірних карт, актів-вимог). Кількість використаних матеріалів розраховують із урахуванням фактичних обсягів виробництва продукції. Цей метод доцільно використовувати на підприємствах, де відсутнє незавершене виробництво.

Облік матеріальних витрат за партіями запасів (партіоний спосіб) використовують у тих виробництвах, де можливо проконтролювати кожну партію розкрою (наприклад, розкрій металів, тканини, шкіри). При цьому попередньо визначають вихід деталей за окремою партією, який заносять до акту розкрою. Порівняння фактичних витрат матеріалів із розрахунковим дозволяє проконтролювати дотримання норм витрат матеріалів та виходу готової продукції.

При використанні інвентарного методу у кінці кожного звітного місяця інвентаризують залишки невикористаних матеріалів, що були відпущені у виробництво. Після цього визначають вартість фактично витрачених матеріалів: до початкового залишку матеріалів у цеху додають відпущені матеріали і віднімають наявний залишок. Інвентарний метод дозволяє також визначити матеріали, обробка яких розпочата на кінець звітного періоду. Такий метод доцільно використовувати підприємствам, у яких матеріали залишаються у цехах, а також наявне незавершене виробництво на кінець звітного періоду. Перераховані методи обліку матеріальних витрат дозволяють не лише визначити фактичні витрати, але й виявити відхилення від встановлених норм.

Для контролю за своєчасним складанням документів та їх просуванням до бухгалтерії розробляються графіки документообігу таблично-текстової форми. Структура графіку може бути різною. У них зазначають назви документів, якими оформлюють рух запасів, вказують осіб, відповідальних за складання документів, їх передавання, оперативну роботу з документами, їх обробку та узагальнення, час відведений для кожного виду робіт (у годинах і хвилинах), а також операції, які виконують з документом та осіб, яким передають документи (табл. 8.6). При інших формах графіків у них можуть вказувати осіб, відповідальних за виконання кожного виду робіт та підписування документів, підстави для їх складання, терміни виконання робіт та одержувачів інформації (табл.8.7).

Для деталізації зведених графіків розробляються індивідуальні графіки для кожного документа (табл. 8.8).

Таблиця 8.8

Оперограма накладної-вимоги на відпуск матеріалів

Графіки вручають усім виконавцям та іншим підрозділам, яким потрібна інформація про рух документів. Вони є обов’язковою моделлю документообігу.