logo
копспОО

2.3. Структура і побудова апарату бухгалтерії

Бухгалтерія створюється як структурний підрозділ підприємства, призначений для виконання певних функцій, а також наділений правами та обов’язками. Апарат бухгалтерії повинен забезпечувати виконання поставлених завдань в мінімальні терміни і з високою якістю, що вимагає оптимальної організації його роботи. Така організація повинна забезпечити комплексне вирішення усіх питань, пов’язаних із поділом та кооперуванням праці, формуванням апарату бухгалтерії певної форми та структури, чітким визначенням функцій, завдань, обов’язків та прав як бухгалтерії у цілому, так і кожного її структурного підрозділу і кожного бухгалтера.

Організаційна побудова апарату бухгалтерії – це форма поділу і кооперування праці, що включає поділ облікової роботи між бухгалтерами; вибір структури та форми апарату бухгалтерії, визначення його завдань, обов’язків і функцій, регламентацію облікового, контрольного і аналітичного процесів та роботи бухгалтерії.

Поділ праці – це розчленування облікового процесу на окремі самостійні види робіт та їх закріплення за виконавцями. Спеціалізація бухгалтерів на виконанні певних облікових операцій забезпечує зростання рівня їх професіоналізму, продуктивності та якості праці, тому є одним із основних чинників удосконалення облікового процесу. Поділ праці між працівниками дозволяє визначити функції та завдання кожної структурної дільниці та розробити організаційну модель апарату бухгалтерії. Поділ праці у бухгалтерії реалізується у розподілі обов’язків між виконавцями як за характером і змістом роботи, так і за рівнем кваліфікації персоналу. За характером і змістом роботи її поділяють за такими принципами:

  1. предметним (тематичним; оперативно-виробничим, топологічним);

  2. функціональним;

  3. змішаним.

При застосуванні предметного принципу поділу праці за кожним сектором (відділом, групою, бухгалтером) закріплюється певний об’єкт обліку, наприклад, сектор або група обліку основних засобів і нематеріальних активів; сектор або група обліку запасів; сектор або група обліку грошових коштів; сектор або група обліку розрахунків з персоналом; сектор або група обліку виробництва; сектор або група обліку реалізації; сектор або група обліку розрахункових операцій.

При застосуванні оперативно-виробничого принципу поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії за кожним з них закріплюється окреме виробництво, ділянка, які технологічно пов'язані між собою: облік основного та допоміжного виробництв у промисловості; облік капітального будівництва, монтажних робіт у будівництві; облік рослинництва, облік тваринництва, облік машинно-тракторного парку в сільському господарстві, облік автотранспорту, тощо. Застосування певного принципу поділу праці у бухгалтерії підпорядковується досягненню певних завдань, поставлених перед апаратом бухгалтерії. Так, предметна структура апарату бухгалтерії призначена забезпечувати формування облікової інформації у цілому по підприємству, а виробнича – у розрізі окремих структурних підрозділів або видів діяльності, що дозволяє ефективно управляти та контролювати їх діяльність. На малих підприємствах найчастіше використовується предметний принцип, що передбачає закріплення за кожним виконавцем певної ділянки обліку.

При функціональному принципі поділу праці та формування структурних підрозділів апарату бухгалтерії сектори (відділи, групи) спеціалізуються на виконанні однорідних облікових операцій відповідно до стадій технологічного процесу формування облікової інформації. Так, один сектор лише приймає документи або їх складає, другий – їх перевіряє та обробляє; третій – веде аналітичний та синтетичний облік; четвертий – складає звітність. Такий варіант найповніше відповідає сучасним вимогам організації апарату бухгалтерії, де кожне робоче місце оснащене персональним комп'ютером.

На підприємствах зі значним обсягом облікових робіт комбінуються предметний та функціональний принципи побудови структурних підрозділів апарату бухгалтерії. При цьому, облікова робота між відділами розподіляється за об’єктами обліку, а всередині них виділяють групи для виконання певних облікових операцій. Наприклад, сектор обліку грошових коштів поділяють на групи обліку готівки та операцій на рахунках банків, при цьому за одними працівниками закріплюють обов’язки зі складання документів, їх реєстрації, а за іншими – перевірки звітів касира, виписок банків та ведення Журналу 1 та Відомостей 1.1. та 1.2. Така вузька спеціалізація бухгалтерів на виконанні певних облікових робіт забезпечує зростання ефективності облікової роботи, сприяє підвищенню її оперативності за рахунок зростання рівня кваліфікації бухгалтерів.

Залежно від складності облікової роботи персонал бухгалтерії поділяють на чотири рівні кваліфікації:

  1. керівники, що очолюють апарат бухгалтерії або його структурні підрозділи (головні бухгалтери та їх заступники);

  2. професіонали – висококваліфіковані працівники із фаховою вищою освітою та стажем роботи за спеціальністю;

  3. фахівці – спеціалісти із базовою фаховою освітою;

  4. технічні службовці, які виконують переважно прості механічні операції (касири, обліковці цеху).

Працівників різних рівнів кваліфікації відрізняє рівень знань та рівень професіоналізму, тому їм доручається робота різної складності. При прийнятті працівника на роботу його можуть призначити на посаду згідно із його дипломом про освіту, але подальше переміщення на посадах залежить від набутого життєвого досвіду, рівня кваліфікації та ставлення до роботи.

Поділ праці дозволяє об’єднувати трудову діяльність окремих працівників з метою оперативного і якісного виконання завдань, поставлених перед бухгалтерією з найменшими витратами людських ресурсів. Кооперування праці – це об’єднання окремих виконавців у групи, сектори, їх робота під керівництвом старшого бухгалтера з метою оптимального використання людських ресурсів.

Кооперування праці між окремими працюючими дозволяє забезпечити їх вузьку професійну спеціалізацію та підвищити рівень виконуваної роботи, забезпечивши виконавцями усі ділянки облікової роботи. Кооперування праці між функціональними підрозділи бухгалтерії забезпечує предметну спеціалізацію кожного сектору та дозволяє об’єднувати зусилля при вирішенні складних завдань, зумовлених потребами управління підприємством.

Ефективність бухгалтерського обліку на підприємстві визначальною мірою залежить від оптимально вибраної форми і структури апарату бухгалтерії, під якою розуміють його поділ на відокремлені підрозділи, призначені виконувати самостійні функції, визначення їх підпорядкованості і взаємозв'язку між ними.

Форму і структуру апарату бухгалтерії підприємство обирає самостійно із урахуванням об’єктивних факторів. Структура облікового апарату, чисельність його працівників та перелік посад залежать від обсягів діяльності підприємства, чисельності працюючих на підприємстві; структури підприємства; видів його діяльності; особливостей організації технології виробництва; територіальної розгалуженості (наявності філій, дочірніх підприємств, представництв і місць їх розташування), рівня комплексної автоматизації управління та автоматизації облікового процесу, системи управління підприємством (централізована, децентралізована), спеціалізації по видах діяльності, перспектив зростання обсягів діяльності, порядку взаємодії бухгалтерії з іншими службами підприємства, обсягів облікової роботи, рівня кваліфікації бухгалтерів та інших факторів, що впливають на обсяги облікової роботи.

Форма і структура апарату бухгалтерії повинні відповідати таким вимогам: бути максимально простими і відповідати технологічній структурі підприємства; виключати елементи дублювання та паралелізму функцій і обов’язків працівників; чисельність апарату бухгалтерії визначати за нормами часу на виконання кожного виду облікових робіт та нормативами чисельності працівників бухгалтерії; будуватися із урахуванням сучасних наукових досягнень і відповідати принципам наукової організації праці; забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Для побудови апарату бухгалтерії можна обрати одну з організаційних форм: 1) централізовану і 2) децентралізовану.

При централізованій формі апарату бухгалтерії на підприємстві створюється головна бухгалтерія, у якій і ведеться облікова робота. Апарат бухгалтерії розташовується сконцентровано, як правило, у приміщенні адміністрації і як методично, так і адміністративно підпорядковується головному бухгалтеру. Така форма апарату бухгалтерії найбільш поширена на невеликих підприємствах з компактним розміщенням підрозділів та у бюджетних установах, де централізовані бухгалтерії обслуговують не одну організацію чи установу, а цілу групу однорідних організацій певного напряму (шкіл, дошкільних закладів, лікарень). Вона має низку переваг і недоліків. До переваг можна віднести, зокрема, ефективне використання професійного потенціалу персоналу бухгалтерії, організаційної і комп’ютерної техніки, своєчасне та якісне складання звітності. Серед істотних недоліків – віддаленість апарату бухгалтерії від місць складання документів, що знижує оперативність і обсяги інформаційного забезпечення керівників середньої ланки (начальників цехів, служб, підрозділів) під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю діяльності структурного підрозділу.

При децентралізованій формі апарату бухгалтерії крім головної бухгалтерії підприємства створюються цехові і між цехові бухгалтерії, тобто частина апарату бухгалтерії працює безпосередньо у виробничих підрозділах. Така форма застосовується великими підприємствами зі значною кількістю підрозділів, а також при розміщенні окремих цехів, дільниць чи підрозділів на значній відстані від головного підприємства. При цьому, бухгалтер структурного підрозділу з методичних питань підпорядковується лише головному бухгалтеру, а з адміністративних – керівнику відповідного структурного підрозділу.

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах створюється централізована бухгалтерія (найчастіше нею стає бухгалтерія головного підприємства), а у територіально й організаційно відокремлених підрозділах (філіях, представництвах, відділеннях) – бухгалтерії, що виконують увесь комплекс облікових робіт від оформлення первинних документів, їх обробки, ведення синтетичного і аналітичного обліку до складання фінансової і статистичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства так і місцевим фінансовим та статистичним органам. Функції бухгалтерії головного підприємства обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів.

Наближення апарату бухгалтерії безпосередньо до місць здійснення господарських операцій підвищує вірогідність обліку, дозволяє оперативно здійснювати контроль і аналіз діяльності структурних підрозділів та забезпечує потреби управління ними. Однак, при цьому зростають витрати на утримання апарату бухгалтерії, послаблюється поточний контроль бухгалтерії головного підприємства за роботою на місцях. Вказані недоліки централізованої і децентралізованої організації апарату бухгалтерії успішно долаються при комплексній автоматизації обліково-аналітичних робіт, організації на підприємствах АРМ бухгалтера на основі сучасних ЕОМ і комп'ютерних технологій, а також широкого запровадження і розвитку служби внутрішнього аудиту.

Для апарату бухгалтерії обирають певний тип його організаційної побудови: 1) лінійний (ієрархічний); 2) лінійно-штабний (по вертикалі); 3) комбінований (функціональний). Тип апарату бухгалтерії залежить від чисельності його працівників.

При лінійному (ієрархічному) типі усі бухгалтера безпосередньо підпорядковується головному бухгалтеру, який контролює роботу кожного виконавця. Така організаційна побудова характерна для невеликих підприємств, де чисельність бухгалтерів не перевищує 10-12 осіб.

При більшій чисельності бухгалтерів апарат бухгалтерії поділяють на самостійні структурні підрозділи – сектори, відділи, групи. Кожний сектор (група) очолюється старшим бухгалтером або заступником головного бухгалтера, який відповідає за роботу даного структурного підрозділу і контролює її. Головний бухгалтер керує апаратом бухгалтерії через заступників або старших бухгалтерів. Його розпорядження передаються старшому бухгалтеру сектора, який передає його керівникові групи. Структурні підрозділи створюються або за предметним (оперативно-виробничим), або функціональним принципом. У першому випадку вони виконують повний цикл облікових робіт з обліку певного об’єкта господарювання: збирають й обробляють первинну облікову інформацію, ведуть аналітичний і синтетичний облік, складають звітність і здійснюють оперативний контроль. У бухгалтерії підприємства можуть створюватись такі відділи (сектори):

- зведено-балансовий, який здійснює решту господарських операцій (облік валових доходів і валових витрат, фінансових результатів), веде узагальнюючі й облікові регістри, складає декларації, баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності, організовує бухгалтерський архів.

На підприємствах, де фінансовий облік відокремлено від управлінського, апарат бухгалтерії поділяють на фінансову бухгалтерію, виробничу бухгалтерію та групи оперативного аналізу і контролю. Першій підпорядковують групи обліку активів (запасів і необоротних активів), розрахунків з оплати праці, розрахункових, фінансових і кредитних операцій; другій – групи обліку витрат виробництва та калькулювання собівартості продукції.

При використанні оперативно-виробничого принципу кожний підрозділ бухгалтерії обслуговує декілька однорідних цехів, господарств або складів. При використанні функціонального принципу – виконує однорідні роботи (приймання або складання документів, виконання розрахунків, складання звітності).

В об'єднаннях, асоціаціях, холдингах, концернах бухгалтерія створюється за комбінованою структурою. Між самостійними підрозділами, які виконують предметно-замкнені облікові процеси, обов’язки і функції поділяють за функціональним принципом.

Структура бухгалтерії розкривається у штатному розкладі підприємства, де вказують назву посад, чисельність працівників за кожною посадою, посадовий оклад та систему преміювання. Структуру апарату бухгалтерії та розподіл обов'язків між її працівниками визначає головний бухгалтер. Первинним елементом структури апарату бухгалтерії є посада. Формування посади включає визначення характеру, складу та обсягу функцій і обов’язків, які виконуватиме працівник.

Структура бухгалтерії не може залишатись постійною, при змінах, що відбуваються у діяльності суб’єктів підприємницької діяльності, її необхідно її постійно вдосконалювати. Фундаментальною основою реалізації системного підходу до організації апарату бухгалтерії є приведення його організаційної структури у відповідність із вимогами і потребами управління, що дозволить підприємству ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно розподіляти та направляти зусилля своїх співробітників на досягнення поставлених цілей. Але, рішення щодо перебудови та вдосконалення організаційної структури апарату бухгалтерії необхідно обґрунтувати обсягом витрат на його утримання.