8.2. Організація обліку руху запасів

Побудова обліку руху запасів залежить від вихідної інформації, яка необхідна для управління їх рухом, тому оптимальними складовими є:

1. облік надходження запасів на склади підприємства;

2. облік видачі сировини і матеріалів зі складів у цехові комори;

3. облік видачі сировини і матеріалів у виробництво;

4. облік видачі запасів для реалізації;

5. облік запасів у порядку їх внутрішнього переміщення.

Першочерговим етапом організації обліку руху запасів є оптимальний вибір вихідної оперативної та нормативно-довідкової інформації, а також визначення складу і змісту вихідної інформації. Оперативною інформацією є показники первинних документів, склад та порядок заповнення яких регламентується нормативними документами [], а також альбомом типових документів, сформованим на підприємстві. Форми та склад реквізитів первинних документів регламентується альбомом первинних документів, а склад оперативної і нормативно-довідкової інформації визначається підприємством, виходячи зі змісту господарських операцій, форми обліку, видів комп’ютерної техніки та потребами аналітичного і синтетичного обліку, а також складання звітності (табл. 8.5).

Таблиця 8.5

Перелік номенклатур з обліку запасів

Документування операцій з руху запасів є важливим елементом контролю наявності та збереження цінностей, тому його необхідно ретельно організувати. Перелік документів, які будуть використовуватись для обліку запасів, визначає головний бухгалтер виходячи з певних організаційно-технічних умов (специфіки виробництва, частоти відпуску запасів, тощо). На вибір документів впливають конфігурація комп’ютерної програми з обліку запасів та склад вихідної інформації, а перевагу необхідно надавати багаторядковим, накопичувальним документам багаторазового використання. Форма документа та порядок його оформлення залежать від способу складання та обробки (ручний, механізований, комп’ютерний). При документуванні операцій з руху запасів переважно використовується ручний спосіб складання документів, тому необхідно запроваджувати більш сучасні способи, зокрема, автоматизований, що значно зменшить обсяги облікової роботи та підвищить її якість.

Носієм нормативно-довідкової інформації є Класифікатор сировини, матеріалів та комплектуючих виробів та Довідник спеціалізованих норм затрат матеріалів на одиницю продукції у детальному розрізі.

Склад та зміст вихідної інформації визначаються потребами управління та оперативного економічного контролю, балансового узагальнення, складання звітності. Вихідна інформація видається у різних формах, що залежить від форми бухгалтерського обліку, методу кількісно-сортового обліку запасів, показників звітності та організаційно-технічного оснащення бухгалтерії.

Організація обліку надходження запасів на склади підприємства включає: встановлення порядку приймання запасів на склад; вибір форм первинних документів; розробку методики та техніки їх складання; розробку та затвердження графіків документообігу з руху запасів, встановлення порядку аналітичного і синтетичного обліку руху запасів.

Для раціональної організації обліку надходження запасів на підприємство необхідно розробити спеціальну інструкцію про порядок приймання завідувачами складів (комірниками) вантажів, що надходять на склад; зважування, перерахунку та обміру товарно-матеріальних цінностей; встановлення їх якості та комплектності поставок; складання первинних документів. В інструкціях також слід розробити порядок приймання вантажів експедиторами та іншими працівниками транспортно-експедиційного відділу підприємства на залізничних станціях та інших місцях (морських і річкових портах, аеропортах), складання комерційних актів, документування вантажів та здавання на склади підприємства.

Надходження матеріальних цінностей на підприємство здійснюється на основі супровідних документів, якими оформлюють їх відвантаження у постачальників (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск матеріалів, тощо). Їх реєструють у відділі постачання у журналі обліку вантажів, що надійшли (ф. № М-1) та передають до бухгалтерії. Після перевірки суті, законності операції та правильності арифметичних підрахунків документи передають на склад для приймання вантажу.

При прийманні запасів на склад комірник шляхом ретельного перерахування, переважування та переміряння матеріальних цінностей встановлює фактичну кількість кожної партії запасів та її відповідність показникам супровідних документів (пакувальних листів, накладних, тощо). Якість запасів визначають за встановленим зразком, також перевіряють комплектність (наявність усіх предметів, що входять до цього комплекту), цілісність тари, відповідність упаковки та маркування встановленим вимогам, а також показникам супровідних документів (сертифікату якості, санітарному сертифікату). Якщо при прийнятті запасів на склад не виявлено ніяких розбіжностей, вони оприбутковуються безпосередньо комірником (рис. 8.2). Підприємство може обрати один з двох варіантів документування операцій з руху запасів: