4.4. Організація документообігу

Просування первинних документів як носіїв інформації з моменту їх складання (або отримання ззовні) до передачі до архіву підприємства утворює документообіг Документообіг умовно поділяють на чотири стадії:

- робота над носіями інформації у процесі їх складання або одержання із зовні;

- просування від місця складання або одержання до місця обробки до бухгалтерії;

- рух в процесі обробки;

- рух після обробки до місця постійного зберігання – до архіву Для своєчасного виконання облікових робіт рух документів здійснюється за графіками. Їх розробляє апарат бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера. Він встановлює персональну відповідальність бухгалтерів за дотримання термінів виконання облікових робіт. Форма графіків документообігу, порядок їх складання і обсяги показників визначаються підприємством самостійно.

Графік - це таблиця, за підметом якої вказують назви документів, а за присудком - структурні підрозділи або осіб, що працюють з документами; терміни виконання робіт та передавання документів між виконавцями; види робіт, що виконуються з документами. Зведені графіки розробляють за 1) видами операцій (надходження, відпуск), 2) за об’єктами обліку (облік основних засобів, облік праці та її оплати), 3) по підприємству у цілому. У зведених графіках фіксують лише основні стадії руху документів: 1) терміни сдавання (передавання) документів; 2) виконавців, які відповідають за дотримання цих термінів.

Таблиця 4.6